Meldepflicht: Diese Meldepflichten gelten für Arbeitgeber
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Gründung einer Firma
Bei der Gründung einer Firma hat sich die Firma bei folgenden Stellen/Behörden registrieren zu lassen:
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AHV-Ausgleichskasse
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Familienausgleichskasse (pro Kanton, in welchen Betriebsstätten unterhalten werden)
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Kantonale Quellensteuerverwaltung (massgebend sind die Wohnkantone der Mitarbeitenden)
Ferner gilt es folgendes bezüglich Personenversicherungen zu beachten, sofern Arbeitnehmende angestellt werden:
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Eine BVG-Versicherung muss abgeschlossen werden (obligatorisch; meistens über einen Anschlussvertrag an eine BVG-Sammelstiftung bei einer Versicherungsgesellschaft oder einem Berufsverband)
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Eine UVG-Versicherungspolice muss abgeschlossen werden (obligatorisch;je nach Betrieb SUVA obligatorisch; sonst UVG-Police bei einer Versicherungsgesellschaft)
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Eine UVG-Zusatz-Versicherungspolice kann abgeschlossen werden (nicht obligatorisch; wird in der Regel über eine Police bei einer Versicherungsgesellschaft abgedeckt; diese Lösung ist sehr verbreitet und gehört zu einem fortschrittlichen Entlöhnungspaket; nicht zuletzt kann sich der Arbeitgebende gegen die Risiken einer Lohnfortzahlung an Mitarbeitende im Überschusslohn-Bereich bei einem Unfall absichern)
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Krankentaggeld-Versicherung (nicht obligatorisch; wird in der Regel über eine Police bei einer Versicherungsgesellschaft abgedeckt; diese Lösung ist sehr verbreitet und gehört zu einem fortschrittlichen Entlöhnungspaket; nicht zuletzt kann sich der Arbeitgebende gegen die Risiken einer Lohnfortzahlung an Mitarbeitende bei längeren Krankheitsabsenzen absichern)
Generelle Meldepflichten / Informationspflicht
Anmeldung der quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden
Beim kantonalen Steueramt innerhalb von 8 Tagen (Muster eines Anmeldeformulars beim Kanton Zürich) oder mit der ersten Monatsabrechnung via ELM.
Anmeldung bei der AHV
Auf eine separate Eintrittsmeldung bei der AHV kann verzichtet werden, sondern erfolgt mit der Jahresmeldung der Löhne.
Anmeldung für einen Versicherungsausweis
Von AHV-pflichtigen Mitarbeitenden bei der AHV-Ausgleichskasse sofern diese noch nie in der Schweiz versichert waren. Sofern ein Mitarbeitender bereits einen AHV-Versicherungsausweis besitzt, ist eine separate Eintrittsmeldung nicht mehr vorgesehen.
Anmeldung der Kinder bei der Familienausgleichskasse
Betreffend Anspruch auf Familienzulagen (die Familienausgleichskassen stellen die Formulare zur Verfügung). Zu melden sind selbstverständlich auch Mutationen wie Geburten, Todesfälle, Beginn und Ende einer Ausbildung, Abbruch einer Ausbildung, Änderungen betreffend Obhut der Kinder, Aufenthaltsorte der Kinder, etc.
Anmeldung eines BVG-pflichtigen Mitarbeitenden bei der Pensionskasse
Diese erfolgt mittels Formular der Pensionskasse bzw. der BVG-Sammelstiftung. Auch Mutationen wie Heirat, Scheidung, Austritt, Änderung des Lohnes oder Beschäftigungsrades sind zu melden. Der Versicherungsausweis der Pensionskasse wird normalerweise den Versicherten direkt zugestellt; ansonsten ist er den Mitarbeitenden in dem von der Pensionskasse erhaltenen verschlossenen Couvert auszuhändigen.
Mitarbeitende aus dem Ausland
Bei Mitarbeitenden aus dem Ausland ist sicherzustellen, dass sich diese persönlich bei der Wohngemeinde anmelden und gegebenenfalls auch wieder abmelden.
Meldepflicht bei Dienstleistungserbringern
Es besteht eine vorgängige Meldepflicht bei Dienstleistungserbringern im Sinne des Personenverkehrsabkommen mit EU/EFTA (mit max. 90 -tägigem Einsatz pro Kalenderjahr in der Schweiz).
Mitarbeitende welche ins Ausland entsandt werden
Da diese nach der Ausreise aus der Schweiz weiterhin im Schweizer System versichert bleiben (sofern die Bedingungen erfüllt sind), sind ihnen die notwendigen Bescheinigungen mitzugeben: A1 oder CoC (Certificate of Coverage), Entsandtenbescheinigung (Antragstellung über Ausgleichskassen bzw. über BSV für Ausnahmeregelungen – In der Webapplikation ALPS sind die Anträge zu erfassen). Ferner ist sicherzustellen, dass diese auch im überobligatorischen Bereich den Versicherungsschutz haben (Versicherungspolicen/PK-Plan allenfalls anpassen). Je nach Konstellation muss eine Weiterführung der obligatorischen AHV ins Auge gefasst werden.
Exkurs Entsenderichtlinien:
Die EU-Richtlinie, 2018 (2018/957/EC) beinhaltet folgende Punkte:
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Einführung, um arbeitsrechtliche Anforderungen zu stärken
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Gleiche Bezahlung für entsandte Arbeitnehmende sicherstellen
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Die Entsendung auf 12 oder 18 Monate verkürzen – nach diesem Zeitraum gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Gastlandes
Gemäss den Entsenderichtlinien, welche seit 30.07.2020 umgesetzt sein müssen, empfiehlt es sich die länderspezifischen Regelungen im Voraus zu analysieren, z.B. Meldung des Auslandeinsatzes, Vertreter im Tätigkeitsstaat bestimmen und melden. Die relevanten Punkte der erwähnten Richtlinien beinhalten die Stärkung der arbeitsrechtlichen Anforderungen, gleiche Bezahlung für entsandte Arbeitnehmende wie für lokal angestellte, Verkürzung der Entsendung auf 12 oder 18 Monate (nach diesem Zeitraum gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Einsatzstaates).
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Abredeversicherung
Orientierung der Mitarbeitenden, welche die Firma verlassen über die Möglichkeit des Abschlusses einer Abredeversicherung (UVG). Die erfolgte Orientierung sollte vom Mitarbeitenden bestätigen werden. (Wer seine Arbeitsstelle verlässt, bleibt noch 1 Monat (gem. UVG 31 Tage) lang gegen Nichtberufsunfälle versichert. Dann endet der Versicherungsschutz über den Arbeitgebenden. Wer innert dieser Frist keine neue Stelle antritt sollte deshalb die Nichtberufsunfallversicherung verlängern. Dies ist mit der sogenannten Abredeversicherung für höchstens sechs Monate möglich. Alternativ kann das Unfallrisiko durch Einschluss in die Krankenkasse zeitlich unbegrenzt versichert werden (Sachleistungen, keine Lohnfortzahlung). Dabei muss allerdings daran gedacht werden, dass bei Wiederaufnahme einer Arbeitsstelle mit mehr als 8 Stunden Arbeitsleistung pro Woche die Deckung wieder über den Arbeitgebenden gesichert ist. Wer eine Abredeversicherung abschliesst, ist zu den gleichen Konditionen versichert wie «normale» Mitarbeitende: Sie haben dieselben Versicherungsleistungen zugute wie Mitarbeitende, die in ihrer Freizeit einen Unfall haben. Das heisst, Versicherte haben Anspruch auf Heilbehandlung, Taggeld, Invalidenrenten sowie Hinterlassenenrenten. Voraussetzung ist, dass man vor Abschluss der Abredeversicherung am Arbeitsplatz auch gegen Nichtberufsunfälle versichert war. Dies ist bei allen Mitarbeitenden der Fall, die pro Woche acht Stunden oder mehr bei einem Arbeitgebenden gearbeitet haben. Arbeitslose müssen keine Abredeversicherung abschliessen, sofern sie Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung haben; in diesem Fall sind sie automatisch bei der Suva gegen Unfälle versichert.
Bei der Krankentaggeldversicherung besteht die Möglichkeit in die Einzelversicherung überzutreten; der Arbeitgebende hat analog zu den Regelungen im UVG eine entsprechende Informationspflicht.
Bei der Unfall-Zusatz-Versicherung gibt es grundsätzlich keine Möglichkeit diesen Versicherungsschutz aufrecht zu erhalten (Details gemäss Police prüfen).
Meldepflicht an Ausgleichskassen betreffend voraussichtliche Lohnsumme
Um sicherzustellen, dass bis Ende Jahr mind. 75 % der geschuldeten Beiträge mit Akontozahlungen erhoben werden. Dadurch können Verzugszinsen ab 1.1. des Folgejahres vermieden werden.
Grundlage ist die Wegleitung über den Bezug der Beiträge (WBB)
Link: https://sozialversicherungen.admin.ch/de/d/6923
«Die tatsächlich geschuldeten Beiträge sind die nach Art. 25 Abs. 1 AHVV für das Beitragsjahr festzusetzen. Bei den Akontobeiträgen handelt es sich um diejenigen, die gemäss Art. 24 AHVV auf Rechnung der für das Beitragsjahr geschuldeten entrichtet werden. Die auszugleichenden Beiträge bestehen in der Differenz zwischen den tatsächlich geschuldeten Beiträgen und den entrichteten Akontobeiträgen»
«Zinsen sind zu erheben, wenn die in Rechnung gestellten oder verfügten Akontobeiträge am 1. Januar nach Ablauf des dem Beitragsjahr folgenden Kalenderjahres um mindestens 25 Prozent unter den tatsächlich geschuldeten Beiträgen liegen (Art. 41bis Abs. 1 Bst. f AHVV). Berechnungsbasis bzw. 100 Prozent bilden dabei die tatsächlich geschuldeten Beiträge.»
Unfallmeldungen
Die Unfallmeldungen sind innerhalb der in den Allgemeinen Versicherungsbedingungen festgehaltenen Fristen (meist sofort) dem Unfallversicherer einzureichen.
Krankheitsmeldungen
Die Krankheitsmeldungen sind innerhalb der in den Allgemeinen Versicherungsbedingungen festgehaltenen Fristen (meist sofort) der zuständigen Versicherungs-Gesellschaft einzureichen.
EO-Karten
Es empfiehlt sich sehr, die Eingänge der EO-Karten seitens der Dienstleistungspflichtigen zu überwachen und jeweils unverzüglich der zuständigen Ausgleichskasse einzureichen.
Mutterschafts-/Vaterschaftstaggelder und Betreuungsentschädigung für Eltern wenn ein Kind schwer gesundheitlich beeinträchtigt ist
Diese sind bei den Ausgleichskassen auf den hierfür vorgesehenen Formularen bei der zuständigen Ausgleichskasse geltend zu machen.
Weitere mögliche Taggelder
Allfällige sonstige Taggelder sind innerhalb der in den entsprechenden Versicherungsbedingungen festgehaltenen Fristen bei der zuständigen Stelle geltend zu machen.
Information der IV-Stelle zur Früherfassung
Die Früherfassung und Frühintervention sind präventive Mittel der Invalidenversicherung, um Personen mit ersten Anzeichen einer längeren Absenz vom Arbeitsplatz, respektive einer möglichen Invalidität rasch zu erfassen. Die Früherfassung richtet sich an Personen, die
a) während mindestens 30 Tagen ununterbrochen arbeitsunfähig waren, oder
b) innerhalb eines Jahres wiederholt Kurzabsenzen aufweisen
Meldeberechtigt sind nebst der versicherten Person sowie deren gesetzliche Vertretung auch der Arbeitgebende, die behandelnden Ärzte, der Krankenversicherer, der Unfallversicherer, die Einrichtung der beruflichen Vorsorge, die Arbeitslosenversicherung, die Sozialhilfeorgane, die Militärversicherung.
Diese Liste der Meldepflichten ist nicht abschliessend und kann je nachdem in verschiedenen Branchen / Unternehmen zusätzliche Verpflichtungen beinhalten.
