KPIs im Recruiting: Controlling als wirksames Instrument im Recruiting
Susanne Oehler
Susanne Oehler, Verantwortliche HR bei Careerplus, ist Spezialistin im Bereich HR Marketing, Employer Branding und Personalgewinnung.
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Die Analyse von relevanten Zahlen ist für die Rekrutierung wichtig. Davon sind über 80 Prozent der Unternehmen in der Schweiz überzeugt. Doch nur gerade 40 Prozent nutzen das Potenzial von Kennzahlen tatsächlich. Das ergab eine Umfrage von Careerplus im letzten Jahr. Fehlende Zeit, kein Budget sowie mangelndes Knowhow sind die Hauptgründe für das zögerliche Einsetzen von Kennzahlen, auf Englisch Key Perfomance Indicator (KPI). Und: Ein Controlling kann durchaus frustrierend sein. Wer ohne Strategie und mit falschen oder zu vielen Kennzahlen arbeitet, wird viel Aufwand aber wenig Erkenntnis haben. Doch richtig angewendet, wird Controlling zu einem wichtigen Instrument für eine effiziente und erfolgreiche Rekrutierung.
Denn geeignete Bewerber zu finden, wird immer herausfordernder und kostspieliger. Um sich als Unternehmen von der Konkurrenz abzuheben und die passenden Kandidatinnen und Kandidaten für sich zu gewinnen, steht den Rekrutierungsverantwortlichen ein Arsenal an Kanälen und Strategien zur Auswahl: etwa die eigene Unternehmenswebseite, Mobile Recruiting, Matching-Plattformen, Jobportale, Social Media, Talent Pools und Programme für Mitarbeiterempfehlungen. Doch wer verschiedene Strategien und Kanäle nutzt, ohne zu analysieren, was wirklich den gewünschten Effekt ergab, rekrutiert im Blindflug.
KPIs im Recruiting - Welche Kennzahlen sind sinnvoll?
Ein Controlling ist keine rückblickende Leistungsmessung, sondern ein Instrument, um bisherige Strategien anzupassen oder neue zu entwickeln. Kennzahlen zeigen zudem frühzeitig Abweichungen von Unternehmens- und Recruiting-Zielen an, prognostizieren Trends und sind nicht zuletzt für das Talent Management interessant: Mit welchen Massnahmen wurden am meisten Talente erreicht? Waren die Besetzungen passend und wie haben sich die neuen Mitarbeitenden entwickelt? Ein wirksames Controlling sollte nie eindimensional nur wirtschaftliche Faktoren wie die Dauer oder die Kosten einer Rekrutierung analysieren. Genauso zentral sind die Qualität des Bewerbungsprozesses, die Kandidatenzufriedenheit oder die Time-to-Reply (die Zeit, bis Bewerbende eine Antwort erhalten).
Welche Kennzahlen wichtig sind, ist grundsätzlich abhängig vom Unternehmen, von der aktuellen Rekrutierungssituation und dem Fokus des Controllings – und nicht zuletzt auch von der Kapazität und dem Knowhow der Rekrutierungsverantwortlichen. Grundlegende KPIs im Recruiting beziehen sich also auf die Zeit, die Qualität und die Kosten der Rekrutierung sowie auf die Zufriedenheit der Involvierten mit dem Rekrutierungsprozess. Und nicht zuletzt sind im digitalen Zeitalter auch Online-Kennzahlen zentral.
Bei KPIs im Recruiting gilt: Weniger ist mehr
Häufige Stolpersteine, an denen viele Controlling-Vorhaben scheitern, sind einerseits zu viele Daten und andererseits unrealistische KPIs im Recruiting. Denn der Aufwand eines Controllings ist nicht zu unterschätzen. Der beste Tipp ist daher, sich auf nur wenige Zahlen zu beschränken, die technisch einfach zu erheben oder idealerweise bereits vorhanden sind. Beispielsweise die Statistiken, welche die Stellenplattformen standardmässig anbieten. Oder für Daten der eigenen Website können Zahlen aus Google Analytics oder anderen Analyse Tools dienlich sein. Komfortabel ist die Lage mit einem Bewerbermanagementsystem, da dieses viele Daten liefert und bereits auswertet. Auch ein manuelles Controlling mit dem guten alten Excel-Formular ist eine Möglichkeit, wenn es nicht zu viele Kennzahlen sind.
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In vier Schritten zum Controlling im Recruiting
1. Den Ist-Zustand klären
Wer keine Strategie vor Augen hat, kann sich leicht verzetteln. Je strukturierter das Vorgehen ist und je besser die Vorbereitungen sind, desto einfacher wird das Controlling. In einem ersten Schritt sollte daher der Ist-Zustand analysiert werden: Welche Unternehmensziele sind relevant für die Rekrutierung? Was läuft im Rekrutierungsprozess gut, was ist weniger optimal? Treffen zu wenig passende Bewerbungen ein? Sind Mitarbeitende, deren Vorgesetzte und die Bewerber zufrieden mit dem Rekrutierungsprozess?
2. Die Ziele definieren
Erst durch eindeutige Ziele wird es möglich, die erhobenen Daten in Beziehung zu setzen und zu prüfen, ob die Massnahmen zu einer Verbesserung geführt haben. Als Ziele eignen sich sowohl selbst definierte Werte, etwa dass innerhalb von X Tagen X Prozent der Anfragen beantwortet werden sollen. Aber auch Benchmarks sind ein sinnvoller Anhaltspunkt. Ist es beispielsweise innerhalb einer Berufsgruppe üblich, dass Kandidaten ihre Bewerbungsunterlagen per Post schicken, sollte ein Unternehmen seinen Prozess hinterfragen, wenn es nur elektronisch eingereichte Bewerbungsdossiers entgegennimmt.
Tipps zur Zielformulierung:
- Ist das Ziel konkret und genau formuliert?
- Ist das Ziel messbar?
- Haben alle Involvierten den Zielen zugestimmt?
- Ist das Ziel erreichbar?
- Ist das Ziel zeitlich klar definiert und gegebenenfalls mit Zwischenzielen versehen?
3. Kennzahlen bestimmen
Kennzahlen sind abhängig vom Ziel. Die Frage lautet demnach: Welche KPIs im Recruiting sind für das Erreichen der Ziele sinnvoll und aussagekräftig? Wie bereits erwähnt, ist weniger manchmal mehr. Wichtig ist, dass alle Involvierten eine einheitliche Definition der Kennzahlen haben. Misst man beispielsweise die Time-to-hire in Kalender- oder in Arbeitstagen?
4. Datenerhebung und Analyse
Ein Reporting sollte mehrmals im Jahr stattfinden, denn nur so können die Rekrutierungsverantwortlichen schnell auf neue Situationen reagieren, dies ist heutzutage essenziell. Je nachdem ist auch ein Real-Time-Controlling interessant, das Informationen zu noch laufenden Prozessen liefert. Dadurch können Rekrutierungsverantwortliche beispielsweise eine Stellenanzeige umformulieren. Wichtige Tipps für die Datenerhebung und Analyse:
- Eindeutige Definition: Nur wenn die Erhebungsmethode gleicht bleibt, erhält man vergleichbare Datensätze.
- Die Häufigkeit der Auswertung im Vorfeld festlegen. Tipp: Sich im Kalender fixe Blöcke terminieren.
- Regelmässige Meetings zur Besprechung der Daten mit allen Involvierten festsetzen.
Ein wichtiger Tipp zum Schluss: Man muss nicht alles alleine machen. Fachkollegen, Kollegen aus der IT, dem Marketing oder Kundenberater der Stellenplattformen oder Werbeagenturen wissen bestimmt den einen oder anderen Rat, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
KPIs im Recruiting: Einige Beispiele
- Time-to-hire: Wie lange dauert es, bis eine Stelle (wieder) besetzt ist?
- Cost-per-hire: Wie hoch sind die Kosten, bis eine Stelle wieder besetzt ist?
- Cost-per-Channel: Wie hoch sind die Kosten, die einzelne Kanäle verursachen?
- Source-of-hire: Über welche Kanäle treffen die Bewerbungen ein?
- Zufriedenheitsrate: Wie zufrieden sind die neuen Mitarbeitenden nach einem halben Jahr? Entsprechen die im Bewerbungsprozess gesetzten Erwartungen der Realität?
- Anzahl Interviews pro Einstellung: Wie viele Interviews wurden durchgeführt, bis die Stelle besetzt war?
- Klicks pro Stellenanzeige: Wie oft wurde auf eine Stellenanzeige geklickt? Bei tiefen Werten sollte die Formulierung hinterfragt werden, ebenso wie die Wirksamkeit des gewählten Kanals.
- Klicks pro Bewerben-Button: Wieviel Bewerber haben auch auf den Bewerben-Button geklickt?
Abbildung 1 zeigt, welche Kennzahlen Unternehmen in der Schweiz erheben.
