Funktionsbeschreibung: Besonderheiten und Beispiele
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Passende Arbeitshilfen
Funktionsbeschreibungen werden auch als «die weniger formalisierende Variante der Stellenbeschreibung» oder als «Sammel-Stellenbeschreibung» beschrieben. In Funktionsbeschreibungen werden nur die Ziele und die wichtigsten Kernaufgaben aufgenommen, auf eng gefasste Aufgabenbeschreibungen wird verzichtet. Sie stellen also die wesentlichen Charakteristika von Funktionen dar. Dadurch erhalten die Mitarbeitenden einen grösseren Handlungsspielraum sowie die Verantwortung für die Zusammenarbeit und letztlich Entwicklungsperspektiven.
Da sich die Stellenbeschreibung auf den einzelnen Arbeitsplatz konzentriert, beinhaltet sie die Gefahr einer Fixierung auf den eigenen Aufgabenbereich. Die Funktionsumschreibung für eine ganze Gruppe von Mitarbeitenden orientiert sich am Team und fördert dadurch die flexible Zusammenarbeit im Arbeitsteam.
Elemente der Funktionsbeschreibung
Eine Funktionsbeschreibung umfasst typischerweise folgende Elemente:
- Funktionsbezeichnung
- Organisatorische Eingliederung (übergeordnete Funktion, untergestellte Funktionen)
- Ziele der Funktion
- Kern-/Hauptaufgaben der Funktion
- evtl. Anforderungen
- Verantwortungsbereich
- Hinweise
- evtl. Lohnkategorie
- Datum Ausstellung und Visum
Noch deutlicher als in der Stellenbeschreibung werden in Funktionsbeschreibungen keine Arbeitsschritte aufgeführt. Vielmehr werden die für die Stelle relevanten Ziele aufgeführt und die Prozesse umschrieben, sowie die Verantwortung umschrieben.
Die dabei verwendeten Begriffe (Codes) können standardisiert und unternehmensweit verwendet werden, so dass die Funktionen vergleichbar und einheitlich umschrieben sind.
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Verschiedene Beispiele
Beispiele für einheitliche Funktionsbezeichnungen:
- Mitarbeiter/in (Associate, Assistant)
- Sekretärin (Office Assistant)
- Ingenieur (Engineer)
- Entwicklungsingenieur (Development Engineer)
Beispiele für die hierarchische Position
- Abteilungsleiter (Manager)
- Gruppenleiter (Team Leader)
- Vorarbeiter (Foreman)
Beispiele für Funktionsziele:
- Mitwirkung bei der wirtschaftlichen Produktion unter Berücksichtigung der Normen und Qualitätsziele
- Unterstützung des Erreichens der Abteilungsziele durch eine professionelle Administration und als Ansprechstelle
- Leitung von anspruchsvollen Produktentwicklungsprojekten nach dem jeweiligen Pflichtenheft, wirtschaftlichen Gesichtspunkten, dem aktuellen Stand der Technik, der geltenden Normen und Vorschriften sowie dem Handbuch Projektmanagement
Beispiele für Kern-/Hauptaufgaben
- Durchführung der zugewiesenen Produktionsschritte und Qualitätskontrolle der produzierten Ware
- Durchführung aller erforderlichen Sekretariatsarbeiten wie Administration, Organisation, Erreichbarkeit, Abrechnung und Dokumentation
- Anforderungsanalyse, Konzeption und Realisierung der Funktionalität, der Komponenten und Schnittstellen, Review, Test und Dokumentation
Beispiele für den Verantwortungsbereich:
- Erreichen der spezifischen Produktionsziele und Qualitätsanforderungen, Information bei Abweichungen oder Störungen in der Produktion an den Schichtleiter, Einhalten der Sicherheitsvorschriften, Mitwirkung bei der Verbesserung des Produktionsprozesses
- Selbständige Organisation der Aufgaben
- Verantwortlich für die Definition der Phasen und termingerechte und vollständige Umsetzung der vereinbarten Meilensteine
Beispiele für Hinweise:
- Schichtarbeit
- Mitwirkung an den Abteilungssitzungen
- Erforderliche Schritte zur Weiterentwicklung des Know-Hows werden jährlich vereinbart
Basis für Lohnfindung
Funktionsbeschreibungen können auch als Basis für die Bewertung der Funktionen und somit der Lohnfindung verwendet werden. Dabei werden die Anforderungen an die Funktion anhand definierter Kriterien beurteilt und eingruppiert. Funktionsbewertungen unterstützen damit das Personalmanagement beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines systematischen und aktuellen Entlöhnungssystems. Beispiele solcher Kriterien für die Funktionsbewertung sind:
- Erforderliche Ausbildung
- Erforderliche Erfahrung
- Komplexität der Funktion
- Verantwortungsumfang
- Erforderliche soziale Kompetenzen
- Führungsanteil
