HR KMU: Brauchen KMU eine spezialisierte HR-Administration?

Typische HR-Administrations-Aufgaben in KMU

In einem KMU fallen unter andern folgende HR-Administrations-Aufgaben typischerweise an:

• Personalakten führen: Verwaltung und Pflege von Mitarbeiterdaten, Verträgen und Dokumenten.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Sicherstellen, dass Löhne rechtzeitig und korrekt ausbezahlt werden.
• Zeiterfassung und Ferienverwaltung: Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten (z.B. Ferien- oder Krankheitstage).
• Arbeitsverträge und Zeugnisse: Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und sonstigen personalbezogenen Dokumenten.
• Meldungen an Behörden: Meldepflichten gegenüber Sozialversicherungsträgern, Steuerämtern und weiteren Behörden.
• Rekrutierung: Unterstützung im Bewerbungsprozess, Vorauswahl von Kandidaten und Organisation von Vorstellungsgesprächen.
• Arbeitsbewilligungen: Kontrollieren und Einholen der erforderlichen Bewilligungen und Erfüllen der Meldepflichten
• Onboarding neuer Mitarbeitender: Organisation der Einarbeitung und Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel.

Welche Unternehmen brauchen eine spezialisierte HR-Administration?

• Wachsende Unternehmen: Unternehmen, die ein schnelles Personalwachstum verzeichnen, stossen schnell an die Grenzen, wenn HR-Aufgaben nicht von Fachkräften übernommen werden. Eine spezialisierte «HR KMU»-Administration kann hierbei helfen, den Überblick zu behalten.
• Mittlere bis grössere KMU: Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl (z.B. über 50–100) wird eine spezialisierte HR-Administration notwendig, um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden.
• Branchen mit hoher Fluktuation: Unternehmen in Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Baugewerbe haben oft eine hohe Mitarbeiterfluktuation und benötigen daher spezialisierte HR-Prozesse und eine kompetente «HR KMU»-Abteilung.
• International tätige Unternehmen mit vielen ausländischen Mitarbeitenden in der Schweiz oder Vertretungen im Ausland profitieren ebenfalls von einer spezialisierten «HR KMU» Abteilung.
• Unternehmen mit besonderen rechtlichen Anforderungen: Unternehmen, die in stark regulierten Bereichen tätig sind (z.B. Gesundheit, Finanzsektor), haben oft komplexere arbeitsrechtliche Anforderungen, die eine professionelle HR-Administration erfordern.

Benefits einer spezialisierten HR-Administration/ «HR KMU»-Abteilung 

Eine spezialisierte HR-Administration bietet viele Vorteile, darunter:

• Effizienzsteigerung: Professionelle HR-Mitarbeiter können Prozesse optimieren und automatisieren, was zu Zeit- und Kostenersparnissen führt.
• Compliance-Sicherheit: HR-Experten kennen arbeitsrechtliche Vorschriften und stellen sicher, dass das Unternehmen gesetzeskonform handelt, was das Risiko von Rechtsstreitigkeiten minimiert.
• Bessere Mitarbeiterbetreuung: Eine spezialisierte HR-Administration kann sich intensiver um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden kümmern, was zu höherer Zufriedenheit und geringerer Fluktuation führt.

Kompetenzen einer spezialisierten HR-Administration in einer KMU

Eine spezialisierte HR-Administration in einer KMU sollte über folgende Kompetenzen verfügen:

• Arbeitsrechtliche Kenntnisse: Fundierte Kenntnisse im (nationalen und eventuell internationalen) Arbeitsrecht sowie in den relevanten Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Vertrautheit mit der Lohnabrechnung, Sozialversicherungen, steuerlichen Aspekten.
• Arbeitsbewilligungen, internationale Sozialversicherungsfragen
• Recruiting und Bewerbermanagement: Fähigkeiten im Bereich Talentakquise, Auswahlverfahren und Bewerberbetreuung.
• HR-Software-Kompetenzen: Erfahrung im Umgang mit HR-Software (z.B. für Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbungsmanagement), um administrative Aufgaben zu digitalisieren und effizient zu verwalten.
• Kommunikations- und Beratungskompetenzen, Konfliktmanagement: Fähigkeit, als Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitenden zu fungieren, sowie gute Beratungskompetenz im Hinblick auf Personalfragen.

Fazit

Zusammengefasst profitieren vor allem wachsende Unternehmen und solche mit besonderen rechtlichen Anforderungen stark von einer spezialisierten HR-Administration. Die damit verbundenen Vorteile steigern die Effizienz, Rechtskonformität und Mitarbeiterzufriedenheit.