HR-Administration: Kernaufgaben des HR
10.04.2025
Von:
Thomas Wachter
Tätigkeiten im Bereich HR-Administration: Informationsaufgaben
In einem Unternehmen ohne systematische Personalinformationserfassung ist es unmöglich, die Unternehmensstruktur darzustellen, Personalkosten zu planen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen oder Dokumente wie Arbeitszeugnisse zu erstellen. Die Personalinformationen müssen beim Eintritt erfasst, verwaltet, gepflegt und jederzeit abrufbar sein.
Daten über Mitarbeitende:
- Stammdaten: Erhoben bei Eintritt und laufend gepflegt
- Organisationsstruktur: Abhängig von Arbeitsplatz oder Funktion, erfasst bei Eintritt oder Wechsel
- Lohndaten: Monatlich erhoben und gepflegt
Verwendungszwecke der Daten:
- Mitarbeitende: Lohn- und Arbeitszeitabrechnungen, Arbeitszeugnisse
- Externe Adressaten: Sozialversicherungsabrechnungen, Lohnausweise, Bescheinigungen, Statistikmeldungen
- Interne Adressaten: Telefonlisten, Personalstatistiken, Absenzen, Fluktuation
Führung der Personaldaten:
- Daten werden in Personaldossiers (physisch oder digital) und Personalinformationssystemen (z.B. Lohnabrechnungsprogramme) geführt. Wichtig ist eine strukturierte Ablage, um Informationen effizient zu finden. In kleinen Unternehmen werden oft Hängeregistraturen genutzt, grössere Firmen setzen meist auf eDossiers.
Abwicklungsaufgaben HR-Administration
Die Tätigkeiten der HR-Administration umfassen die professionelle Abwicklung des Selektionsverfahrens und des Eintritts sowie Austritts von Mitarbeitenden. Dazu gehören:
1. Einstellungsverfahren:
- Anforderungsdefinition, Stellenausschreibungen, Bewerbungseingang, Absagen
- Organisation von Vorstellungsgesprächen und Anstellungsentscheidungen, Referenzabklärungen
- Arbeitsvertragserstellung und -versand
2. Eintritt/Einführung:
- Personal- und Lohndaten erfassen, Anmeldungen bei Pensionskasse, AHV, und Familienausgleichskasse
- Einführung und Einarbeitungsprogramme organisieren, Arbeitsplätze vorbereiten
3. Austritt:
- Ansprüche klären, Mutation im Personalinformationssystem
- Schlusslohnabrechnung, Austrittspapiere (z.B. Arbeitszeugnis)
- Rückgabe von Firmeneigentum, Löschung der Zeichnungsberechtigung und interne Meldungen.
Dies umfasst auch Aufgaben bei internen Übertritten oder Versetzungen.
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