Employee Self Service: Effiziente Mitarbeiterportale

Was umfasst der Employee Self Service?

Der Employee Self Service umfasst eine Vielzahl von Funktionen, die Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, auf persönliche Daten zuzugreifen, diese zu aktualisieren und verschiedene Anträge oder Prozesse selbstständig abzuwickeln. Dazu gehören:

• Persönliche Daten: Zugriff und Bearbeitung von Kontaktinformationen, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten, Daten zu den Familienzulagen, Bankdaten etc.
• Abwesenheiten: Beantragung und Verwaltung von Ferien- und Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, Dienstleistungen, Überstunden sowie Arbeitszeiterfassung.
• Lohnabrechnungen: Einsehen und Herunterladen von Lohnabrechnungen sowie Lohnausweisen.
• Leistungsbeurteilungen: Einsehen, Bearbeiten und Verwalten von Zielvereinbarungen und Leistungsfeedbacks.
• Weiterbildung: Anmeldung zu Schulungen und Weiterbildungsmassnahmen.

Wie funktioniert der Employee Self Service (ESS) technisch und administrativ?

Technisch und administrativ werden die Prozesse im Employee Self Service klar definiert, damit sie reibungslos ablaufen. Hier sind die wesentlichen Aspekte:

• Zugriff: Mitarbeitende greifen über einen sicheren Login auf das ESS-Portal zu, in der Regel über einen Webbrowser oder eine App. Die Authentifizierung erfolgt oft durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für mehr Sicherheit.
• Datenpflege: Mitarbeitende pflegen ihre persönlichen Daten (z.B. Adressänderungen, Bankverbindungen) direkt im Portal. Diese Änderungen werden automatisch in die HR-Datenbank übertragen, sodass die Personalabteilung entlastet wird.
• Bewilligungsprozesse: Genehmigungen (z.B. für Ferienanträge, Gehaltsänderungen oder Weiterbildungen) laufen über einen automatisierten Workflow. Anträge werden an die zuständige Person (z.B. Führungskraft oder HR) zur Freigabe weitergeleitet. Diese erhält eine Benachrichtigung und kann den Antrag direkt im System genehmigen oder ablehnen. Die Entscheidungen werden systematisch protokolliert, und Mitarbeitende werden über den Status ihrer Anträge informiert.
• Dokumentenmanagement: ESS-Systeme bieten oft eine zentrale Plattform für Dokumentenverwaltung. Mitarbeitende können hier Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge oder Lohnausweise abrufen. HR-Mitarbeitende können neue Dokumente hochladen und automatisiert an die jeweiligen Mitarbeitenden verteilen.

Vorteile von Employee Self Service:

1. Zeitersparnis: Mitarbeitende, Führungskräfte und die Personalabteilung sparen Zeit, da viele administrative Aufgaben eigenständig erledigt werden können. Lange Bearbeitungszeiten und Rückfragen entfallen, da viele Informationen sofort zur Verfügung stehen.
2. Effizienzsteigerung: Prozesse wie Ferien- und Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen werden automatisiert und standardisiert, was Fehler minimiert und die Bearbeitung beschleunigt.
3. Transparenz: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Informationen, Lohnabrechnungen und Anträge, was die Transparenz und das Vertrauen in die HR-Prozesse erhöht.
4. Flexibilität: Mitarbeitende können ihre Daten jederzeit und von überall aktualisieren und abrufen, ohne an Bürozeiten gebunden zu sein.
5. Reduktion des administrativen Aufwands: HR-Abteilungen werden von Routineaufgaben entlastet und können sich stärker auf strategische Personalaufgaben wie Personalgewinnung oder Personalentwicklung konzentrieren.
6. Mitarbeiterzufriedenheit: Durch den direkten Zugriff auf Informationen und die Möglichkeit, Prozesse selbstständig durchzuführen, wird die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, da es weniger Abhängigkeiten und Bürokratie gibt.
7. Kostenersparnis: Der geringere administrative Aufwand und die Automatisierung von Prozessen führen zu einer Reduzierung von Betriebskosten.