Onboarding neuer Mitarbeiter im Homeoffice: So gelingt's
Onboarding im Homeoffice: 3 Phasen
Der Bewerbungsprozess ist abgeschlossen, der Arbeitsvertrag unterzeichnet und letzte Details sind geklärt. Nun beginnt das Onboarding. Dieser Schritt ist überaus wichtig und sollte von Unternehmen nicht unterschätzt werden. Denn die strukturierte Integration neuer Mitarbeiter legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sowie für eine langfristige Bindung zum Unternehmen.
Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen gliedern:
- Preboarding-Phase
- Erster Arbeitstag
- Einschulungsphase
Im Folgenden sehen wir uns die einzelnen Phasen und deren Umsetzung im Homeoffice näher an.
1. Preboarding-Phase
Nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, beginnt die Preboarding-Phase. Zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsstart können – je nach Kündigungsfrist – ein paar Wochen bzw. sogar Monate liegen. In dieser Zeit ist es besonders wichtig, den Kontakt zum neuen Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
Das Preboarding dient vor allem dazu, neuen Teammitgliedern ihre Ängste und Unsicherheiten zu nehmen, damit sie motiviert in den Job starten können. Eine transparente Kommunikation ist dabei das A und O. Die Arbeitnehmer sollten über das weitere Vorgehen stets auf dem Laufenden gehalten werden. Folgende Informationen gilt es, vor dem Arbeitsantritt zu kommunizieren:
- Um welche Urzeit startet der erste Arbeitstag?
- Wie läuft das virtuelle Onboarding ab?
- Wer sind die Ansprechpartner und wie können diese erreicht werden?
- Welche technische Ausrüstung ist nötig und wie erhält man diese?
In einem ausführlichen Informationsschreiben können diese Fragen geklärt werden. Zudem ist es wichtig, weitere Details abzufragen, wie z. B., ob der Mitarbeiter zu Hause einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite hat. Oder, ob vielleicht technischer Support beim Einrichten des Arbeitsplatzes nötig ist.
Damit sich neue Teammitglieder von Beginn an einbezogen fühlen, können beispielweise der neueste Firmen-Newsletter oder eine Einladung zu firmeninternen Social-Media-Gruppen vorab zugesendet werden. Einige Tage vor Arbeitsbeginn empfiehlt es sich zudem, eine persönliche Begrüßungs-E-Mail zu verfassen. Auch kleine Willkommensgeschenke wie z. B. eine Kaffeetasse im Firmendesign können die Vorfreude auf den Arbeitsbeginn steigern.
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2. Erster Arbeitstag
Ein Rundgang durch die Büroräumlichkeiten sowie die persönliche Vorstellung der Kollegen entfällt im Homeoffice. Damit sich neue Mitarbeiter trotzdem gut aufgehoben fühlen, bietet sich ein Willkommens-Videocall an. Dabei können offene Fragen geklärt, erste To-dos besprochen sowie der Einarbeitungsplan durchgegangen werden.
Um die soziale Integration zu fördern, empfiehlt es sich auch, ein Online-Meeting mit den wichtigsten Teamkollegen zu organisieren. Das hilft Neuzugängen dabei, sich im Homeoffice verbundener zu fühlen, und ermöglicht den persönlichen Austausch. Auch ein gemeinsames digitales Mittagessen ist eine schöne Möglichkeit, um das neue Team in ungezwungener Atmosphäre näher kennenzulernen.
Tipp: Um die Einarbeitung im Homeoffice einfacher zu gestalten, empfiehlt es sich, neuen Mitarbeitern einen Buddy zur Seite zu stellen. So haben sie einen direkten Ansprechpartner, der bei Fragen und Unsicherheiten weiterhelfen kann.
3. Einschulungsphase
Damit die Einschulung in den ersten Wochen reibungslos verläuft, ist vor allem eines wichtig: Kommunikation. Der neue Mitarbeiter soll sich in seinen eigenen vier Wänden nicht allein gelassen fühlen. Der regelmäßige Kontakt mit Kollegen sowie das Einbeziehen in verschiedene Meetings ist in der Einarbeitungsphase besonders wichtig. Auch kurze Feedbackgespräche mit dem Buddy oder Vorgesetzten sollten in regelmäßigen Abständen eingeplant werden. Diese helfen dabei, Unzufriedenheiten oder Ängste aufzudecken und aus dem Weg zu räumen.
Unternehmensinterne Wissensplattformen wie ein Firmenwiki sind ebenfalls eine große Erleichterung für die Einarbeitung im Homeoffice. So haben neue Teammitglieder jederzeit Zugriff auf relevante Informationen und lernen das Unternehmen umfangreich kennen.
Durch die Bereitstellung einer Wissensplattform wird zudem wertvolle Zeit eingespart, da Antworten auf wichtige Fragen mit wenigen Klicks zu finden sind. Das erleichtert die ortsunabhängige Kommunikation und bietet Neuzugängen eine optimale Unterstützung bei der Einarbeitung.
Gewusst wie: Onboarding im Homeoffice leichtgemacht
Ein strukturiertes Onboarding legt den Grundstein für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit auch für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Vor allem bei der Einschulung im Homeoffice sind eine transparente Kommunikation sowie der regelmäßige soziale Austausch von höchster Bedeutung. Neue Mitarbeiter sollten sich gut aufgehoben und trotz räumlicher Distanz mit ihren Kollegen verbunden fühlen. Unterschiedliche Maßnahmen wie z. B. ein Buddy-System, ein Einarbeitungsplan sowie regelmäßige Feedbackgespräche tragen dazu bei.
Auch wenn dieser Prozess anfangs mit einigem Aufwand verbunden ist, sollten Unternehmen diese Schritte nicht überspringen. Denn sind neue Teammitglieder erst einmal richtig eingearbeitet, entsteht eine fruchtbare Zusammenarbeit und sie können ihre Kollegen motiviert und produktiv unterstützen.
