Hybride Arbeitsweise: Aufbau von organisationalem Commitment im Onboarding-Prozess

Unzählige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden eine flexible Arbeitsgestaltung durch die Nutzung von Homeoffice. Wie sich diese veränderte Arbeitsweise auf das organisationale Commitment von Mitarbeitenden auswirkt, und welche Massnahmen einen Aufbau der Bindung während des Onboarding- Prozesses ermöglicht, habe ich im Rahmen meiner Masterarbeit bei einem internationalen Unternehmen mit rund 3000 Mitarbeitenden in der Schweiz untersucht. Aus dieser Studie liessen sich acht Handlungsempfehlungen ableiten, vier davon allgemein zur Stärkung der Bindung in einem hybriden Arbeitsumfeld und vier davon spezifisch während des Onboarding-Prozesses:

1. Gemeinsame Definition der Zusammenarbeit im Team

Eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit kann je nach Team unterschiedlich funktionieren. Jedes Teammitglied hat individuelle Bedürfnisse und Voraussetzungen, jedes Team andere Gegebenheiten und Anforderungen. Daher sollte ein Team eigene Regeln, Guidelines und Vorgehensweisen gestalten. Ziel ist es, eine gemeinsame Vereinbarung zur Arbeitsweise und Zusammenarbeit anhand von Leitfragen zu übergeordneten Themen je nach Team individuell zu definieren. So gibt es einen Rahmen, an dem sich Mitarbeitende und Führungskräfte des jeweiligen Teams orientieren können. Die Erarbeitung dieser Vereinbarung kann anhand eines selbstständig durchgeführten Teamworkshops gemeinsam erfolgen.

2. Etablierung einer Netiquette

Werden persönliche Bedürfnisse sowie Regenerationszeiten berücksichtigt, fühlen sich Mitarbeitende vermehrt wertgeschätzt. Ebenso kann die Nutzung technischer Funktionen ermöglichen, dass Beziehungen und Gespräche als persönlicher wahrgenommen werden, wodurch die persönliche Bindung gestärkt wird. Daher kann in einer unternehmensweiten Netiquette der Einsatz von Videokameras während Meetings oder auch die Berücksichtigung von Pausen zwischen den Meetings definiert werden.

3. Training der Führungskräfte

Die Sensibilisierung der Führungskräfte ist zentral für die veränderten Führungsanforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden in einem hybriden Arbeitskontext. Die benötigten Kompetenzen unterscheiden sich teilweise vom traditionellen Führen und können je nach persönlicher Situation nicht immer einfach in die digitale Welt adaptiert werden.

Dazu gehören Selbstmanagement und -verantwortung, damit Mitarbeitende entsprechend befähigt werden, Verantwortung eigenständig und proaktiv umzusetzen. Damit einhergehend wird auch die Reflexionsfähigkeit von Mitarbeitenden und Führungskräften gefordert, um sich aktiv mit der eigenen Arbeitsweise sowie mit dem Verhalten und den Bedürfnissen des Teams auseinanderzusetzen.

Weiter sind die Gleichberechtigung und Gleichbehandlung in hybriden Teams besonders relevant, in denen Führungskräfte einzelne Mitarbeitende häufiger persönlich treffen als andere, da dies zu Beurteilungsfehlern führen kann. Diese Herausforderung kann sich beispielsweise in der Leistungsbeurteilung oder auch im Rahmen der Mitarbeiterentwicklung zeigen.

4. Schaffung von Netzwerkmöglichkeiten

In einer hybriden Arbeitsumgebung können die Vorteile eines gemeinsamen Standorts genutzt werden. Spezifische Treffen an diesem Standort sollen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, sich auszutauschen, andere Teams kennenzulernen und somit ein vertieftes Verständnis für die Organisation zu entwickeln. Diese Interaktionen stärken wiederum die Bindung und Identifikation. Gerade für Unternehmen, welche von unterschiedlichen Standorten aus agieren, bieten bereichs- und standortübergreifende Anlässe eine grosse Chance, die Bindung der Mitarbeitenden zu stärken.

5. Berücksichtigung der Arbeitsweise im Recruiting-Prozess

Im Rahmen der Rekrutierung sollte sichergestellt werden, dass die neuen Mitarbeitenden sich den Anforderungen, welche eine hybride Arbeitsweise umfasst, bewusst sind. Die geforderte Selbstverantwortung und Proaktivität werden nicht von allen Mitarbeitenden als Aspekte ihrer bevorzugten Arbeitsweise beschrieben. Daher ist es wichtig, dass hier entweder bereits Erfahrungen in einem hybriden Arbeitskontext gemacht wurden oder die gegenseitigen Erwartungen abgeglichen und möglicherweise angepasst werden. Zudem sollten die geforderten Anwesenheiten bereits in diesem Rahmen adressiert werden.

6. Persönlicher Onboarding-Plan und physische Treffen

Ein persönlicher Onboarding-Plan kann viele Aspekte abdecken, welche die Bindung besonders zu Beginn der Anstellung stärkt. Zum einen sollte der persönliche Plan das Kennenlernen von internen und externen Partnern beinhalten. Zudem sollten auch zwischen Führungskraft und den neuen Mitarbeitenden regelmässige Check-ins vereinbart werden. Dabei wird empfohlen, vermehrt kurze Termine als wenige lange Termine zu planen.

Idealerweise werden vor allem zu Beginn häufigere Treffen vor Ort geplant. Der gemeinsame persönliche «Auftakt» der Beziehung führt dazu, dass Vertrauen einfacher aufgebaut wird, auch wenn spätere Treffen virtuell stattfinden. Daher sollte die Führungskraft auch die anderen Teammitglieder darin bestärken, diese ersten gemeinsamen Treffen vor Ort wahrzunehmen.

7. Durchführung eines Welcome Day

Durch einen Begrüssungstag für neue Mitarbeitende kann die Unternehmenskultur vermittelt werden, Werte und Normen können veranschaulicht und auf einer persönlichen Ebene nähergebracht werden. Dies führt dazu, dass die neuen Mitarbeitenden sich schneller und stärker als Teil der Organisation fühlen. Der Inhalt sollte die Organisation und einzelne Ansprechpartner vorstellen, Informationen und Wissen vermitteln und den neuen Mitarbeitenden eine Möglichkeit zum Austausch bieten.

8. Einführung eines Buddy-Programms

Die Paarung eines neuen und eines erfahrenen Mitarbeitenden ermöglicht, dass Wissen eins zu eins weitergegeben werden kann. Idealerweise gehören die zwei Mitarbeitenden dem gleichen Geschäftsbereich oder sogar dem gleichen Team an, sodass sie möglichst viele Überschneidungen haben. Dabei erhält die erfahrene Person dediziert Zeit, die sie für die Integration investieren kann. Neben dem expliziten Wissen kann hierbei auch das implizite Wissen vermittelt werden, da die beiden Mitarbeitenden ihre persönliche Beziehung und das Vertrauen ineinander aufbauen und stärken.

Key Messages: Hybride Arbeitsweise

• Um die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen zu verankern, müssen Unternehmen sich aktiv engagieren. Dabei unterscheiden sich die Massnahmen im hybriden Kontext nicht markant vom traditionellen Umfeld, müssen jedoch teilweise adaptiert werden.
• Die hybride Arbeitsweise hat klare Vorteile der rein virtuellen Zusammenarbeit gegenüber: Persönliche Treffen am Standort können genutzt werden, um trotz des hybriden Kontexts eine nachhaltige Bindung zum Unternehmen zu ermöglichen.
• Führungskräfte können den Erfolg der hybriden Arbeitsweise sowie der Verankerung der Unternehmenskultur durch ihre Kompetenzen und die Berücksichtigung der individuellen Gegebenheiten stark beeinflussen. Eine Investition in die Sensibilisierung der Führungskräfte kann daher entscheidend sein.