Fringe Benefits: Nachhaltige Fringe Benefits korrekt deklarieren
Myriam Minnig
Myriam Minnig betreut seit über 25 Jahren Betriebe in den Bereichen Finanzen, Lohn und Personal und unterrichtet in Lehrgängen und Seminaren. Seit 2018 arbeitet sie für BDO, leitet das Treuhandteam in Luzern und die Fachgruppe Sozialversicherung und Vorsorge bei BDO Schweiz. Sie berät Arbeitgeber und Privatpersonen bei nationalen und grenzüberschreitenden Fragen rund ums Thema Sozialversicherungen.
Roland Z’Rotz
Roland Z’Rotz ist Dipl. Steuerexperte und hat sich bei BDO Schweiz auf die Thematik der unternehmerischen Nachhaltigkeit spezialisiert. Er berät Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von nachhaltigen Strategien im Unternehmen selbst und in Bezug auf ihre Lieferketten.
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Fringe Benefits: Beispiel E-Fahrzeug
Ein häufiger erster Schritt ins Thema Nachhaltigkeit ist die Umstellung der Fahrzeugflotte auf E-Fahrzeuge. Auch die haben vier Räder. Und doch gibt es ein paar Unterschiede zum herkömmlichen Fahrzeugmodell. Ein fiktives Beispiel soll zeigen, welch knifflige Fragen neue Lösungen aufwerfen können.
Priska erhält ein E-Geschäftsfahrzeug
Priska erhält von ihrem neuen Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung gestellt. Priska darf das Fahrzeug auch für Privatfahrten benützen, ohne dass sie dafür etwas bezahlen muss. Sie sucht sich ein E-Fahrzeug aus.
Die Privatfahrten mit dem Stromer gelten als Naturallohn, der mit einem Privatanteil abgerechnet werden muss. Die Pauschalmethode verlangt einen monatlichen Privatanteil von 0,9% vom Fahrzeugwert exkl. MWST. Vorliegend heisst das von CHF 92 000.–, nämlich vom Fahrzeugwert sowie von allen fest verbauten Teilen, auch wenn sie separat geleast (Batterie) oder privat vom Mitarbeitenden finanziert werden. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass alle verbauten Teile Unterhaltskosten verursachen, die durch den Privatanteil mitabzugelten sind.
Die politische Forderung, dass die Berechnung für E-Fahrzeuge anzupassen sei, da die Anschaffungskosten zwar höher, die Unterhaltskosten jedoch tiefer seien, hat bisher kein Gehör gefunden. Für E-Fahrzeuge gelten daher dieselben Regeln wie für Verbrenner.
Die Wallbox
Finanzierung durch die Arbeitnehmerin:
Die Wallbox ist separat zu behandeln, da sie nicht mit dem Fahrzeug verbunden ist. Priska muss die Wallbox selbst bezahlen. Ihr Arbeitgeber möchte mit den notwendigen Abklärungen für die Installation nichts zu tun haben. Denn je nach Wohnsituation der Mitarbeitenden kann das mit einigem Aufwand verbunden sein.
Priska wohnt im Kanton Obwalden. Dieser bestimmt, dass sie die Anschaffung der Wallbox nicht vom steuerbaren Einkommen in Abzug bringen kann, da es sich um eine Investition handelt. Spätere Reparaturen oder ein allfälliger Ersatz können jedoch als Unterhalt abgezogen werden.
Auf Priskas Bitte hin prüft der Arbeitgeber, ob er nicht doch die Kosten der Wallbox auch übernehmen soll. Abklärungen haben Folgendes ergeben:
Finanzierung durch den Arbeitgeber:
AHV-rechtlich handelt es sich bei der Übernahme der Wallbox-Kosten um Naturallohn. Da die Wallbox CHF 3 500.– kostet, gilt der Betrag als Nettolohn und muss ins Brutto hochgerechnet, mit den Sozialversicherungen abgerechnet und vom Nettolohn wieder in Abzug gebracht werden. Der Naturallohn wird so auch zwangsläufig auf dem Lohnausweis ersichtlich sein.
Die Steuerverwaltung im Kanton Obwalden hat festgelegt, dass auf einer solchen Kostenübernahme 50% Privatanteil abzurechnen sei. Dasselbe gilt für einen Teilbeitrag des Arbeitgebers. Bis zu 50% Kostenübernahme sind steuerfrei, der übersteigende Anteil ist als steuerbares Einkommen zu behandeln. Damit Priska in ihrer privaten Steuererklärung den nicht steuerbaren Anteil in Abzug bringen kann, ist ein entsprechender Vermerk im Lohnausweis sinnvoll.
Die Stromkosten
Während Priskas Kollegen mit einer vom Arbeitgeber bezahlten Tankkarte unterwegs sind, lädt sie ihr Auto zu Hause. Sollte die Installation eine genaue Abrechnung ermöglichen, die ausschliesslich ihr Fahrzeug betrifft, kann sie die effektiven Ladekosten beim Arbeitgeber abrechnen. Alternativ kann dieser ihr einen Pauschalbetrag als Spesen auszahlen. Das Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK schlägt CHF 60.– pro Monat vor. Weder die Steuerämter noch die Ausgleichskassen sind daran gebunden (ausser im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements). Üblicherweise werden solche Regelungen jedoch gegenseitig übernommen.
Priskas Arbeitgeber könnte ihr demnach CHF 60.– monatlich auszahlen, ohne davon Sozialversicherungsbeiträge abzurechnen. Im Lohnausweis ist der Betrag auszuweisen in Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk «Stromvergütung E-Fahrzeug».
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Priska verlässt das Unternehmen nach zwei Jahren
Der Arbeitgeber bietet Priska an, das E-Fahrzeug zu übernehmen. Wenn sie dafür einen marktkonformen Preis bezahlt, handelt es sich um einen normalen Kaufvertrag, der mit dem Arbeitsverhältnis nichts zu tun hat. Aufgrund ihrer guten Leistungen erhält Priska das Auto jedoch zu einem sehr günstigen Preis. Die Differenz zum Marktpreis stellt Naturallohn dar und muss entsprechend abgerechnet werden. Das ist nicht neu. Aber was passiert jetzt mit der Wallbox?
Finanzierung durch die Arbeitnehmerin:
Wenn Priska die Wallbox bei der Anschaffung selbst bezahlt hat und auch bei Austritt keine Entschädigung erhält, besteht kein Handlungsbedarf. Wenn der Arbeitgeber ihr jedoch einen Beitrag bezahlt, da sie die private Wallbox auch geschäftlich genutzt hat, stellt diese Entschädigung massgebenden Lohn dar und muss entsprechend abgerechnet werden. Im Lohnausweis kann sie in Ziffer 7 aufgeführt werden.
Finanzierung durch den Arbeitgeber:
Hat der Arbeitgeber die Wallboxkosten bezahlt, hat er diese auch bereits mit dem Lohn abgerechnet. Gemäss Steuerverwaltung Obwalden waren steuerlich bei der Anschaffung jedoch nur 50% Privatanteil abzurechnen. Priska hätte somit die Hälfte beim steuerbaren Einkommen in Abzug bringen können.
Um Missbrauch zu verhindern, muss in Obwalden bei zeitnahem Austritt ein Teil der vom Arbeitgeber finanzierten Kosten zusätzlich als Privatanteil abgerechnet werden. Als zeitnah definiert der Kanton fünf Jahre, was einer Abschreibung von jährlich 20% entspricht. Nach zwei Jahren Beschäftigung muss Priska somit noch CHF 1 050.– Privatanteil als steuerbares Einkommen deklarieren (Arbeitgeberanteil 50% von CHF 3 500.–, davon drei Fünftel oder 60% für drei noch nicht abgelaufene Jahre).
Fazit
Das Beispiel zeigt, dass der Teufel einmal mehr im Detail steckt. Erhält ein vorher nicht da gewesenes Thema mehr Gewicht, ist es an den Behörden, Klarheit zu schaffen. Beurteilen verschiedene Behörden den Sachverhalt unterschiedlich, wird die Umsetzung in der Lohnbuchhaltung schwierig. Wir dürfen gespannt sein, ob und wann eine Harmonisierung dieser Regelungen stattfinden wird.
Nachhaltige Entwicklung der Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden sind in vielen Unternehmen das wertvollste Gut, insbesondere im Zeitalter der fehlenden Fachkräfte. Beim Personal lassen sich Fringe Benefits wunderbar mit dem Thema Nachhaltigkeit verbinden.
Yoga am Mittag & Co.
Wenn es den Mitarbeitenden gut geht, profitieren auch die Arbeitgebenden. In immer mehr Unternehmen findet man Kursangebote für Sprachen, Führung, Stressbewältigung, gesunde Ernährung, Sport und vieles mehr. Nachfolgend einige Beispiele mit mehr oder weniger Tücken.
Beispiel: Französisch am Mittag
Ein Handelsunternehmen engagiert eine Französischlehrerin. Mitarbeitende können sich kostenlos für ihre Kurse eintragen. Da das Unternehmen in der ganzen Schweiz tätig ist, kann ein Bezug zum ausgeübten Beruf hergestellt werden. In diesem Fall ist weder ein Naturallohn abzurechnen, noch muss auf dem Lohnausweis etwas deklariert werden.
Beispiel: Yoga am Mittag
Ein Beratungsunternehmen engagiert einen Yogalehrer. Mitarbeitende können kostenlos über den Mittag eine Yogalektion buchen. Zwar profitiert auch hier der Arbeitgebende indirekt davon, wenn seine Mitarbeitenden sich sportlich betätigen. Dennoch gilt dies nicht als berufsbezogen. Somit handelt es sich um Naturallohn, der grundsätzlich entsprechend abzurechnen ist.
Um eine Abrechnung mit dem Lohn korrekt abwickeln zu können, müsste eine Kontrolle über die bezogenen Leistungen je Mitarbeitender geführt und die bezogene Leistung bewertet werden. Das bedingt eine Organisation, die Unternehmen von der Idee eines einfachen Angebots abbringen könnte. Mit einem Hinweis auf das Angebot in Ziffer 15 des Lohnausweises gibt man den Steuerverwaltungen die Möglichkeit, die Leistung im individuellen Veranlagungsverfahren zu beurteilen.
In vielen Fällen dürfte je nach Ausmass eines solchen Angebots eine gewisse Grosszügigkeit geübt werden seitens Behörden. Wer jedoch ganz sicher sein will, dass eine Praxis akzeptiert wird, sollte sich das schriftlich von den zuständigen Behörden bestätigen lassen.
Beispiel: Beitrag an Gesundheitsförderung
Insbesondere in kleineren Unternehmen kann das Lancieren eines eigenen Kursprogramms die Möglichkeiten übersteigen. Alternativ bieten Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden Beiträge für Gesundheitsförderung, zum Beispiel Sportkurse, Fitnessabo, Schlafseminar etc. Gegen Vorlage einer Quittung erhalten die Mitarbeitenden einen Teil des bezahlten Betrags rückerstattet.
Sobald der Arbeitgebende seinen Mitarbeitenden Geld zukommen lässt, gehört das zum massgebenden Lohn und ist als solcher abzurechnen. Das gilt auch, wenn er stattdessen Gutscheine aushändigt. Die bekannte Freigrenze von CHF 500.– für Naturalgeschenke gilt lediglich anlässlich besonderer Ereignisse wie Weihnachten, Geburtstag oder herausragender Leistungen (Rz. 2158 WML).
Insbesondere Beiträge an Fitnessabos sind gemäss Rz. 72 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises explizit von der Freiliste ausgenommen und müssen als Lohn abgerechnet werden.
Das Beitragsstatut
Eine zusätzliche Herausforderung bei intern organisierten Angeboten ist die Form der Entschädigung der Kursleitenden. Bei Rechnungsstellung durch eine Kapitalgesellschaft ist diese in der Regel für die Abrechnung der Sozialversicherungen ihrer Kursleitenden verantwortlich.
Handelt es sich bei Kursleitenden jedoch um Selbstständigerwerbende, ist Vorsicht geboten, selbst wenn eine entsprechende AHV-Bestätigung vorgelegt werden kann. Jedes Auftragsverhältnis kann einzeln individuell beurteilt werden. Je grösser das Abhängigkeitsverhältnis zum Auftraggeber ist, desto grösser ist auch das Risiko einer Umqualifizierung in ein Arbeitsverhältnis mit entsprechenden Abrechnungspflichten.
Eine vorgängige Abklärung sowie klar formulierte Aufträge helfen, aufwendige Umqualifizierungen zu vermeiden.
Fazit: Wir wollten doch nur Gutes tun ...
Es kann frustrierend sein, eine gute Idee nicht einfach, rasch und sicher umsetzen zu können. Es lohnt sich, Nachhaltigkeit strategisch zu planen, Risiken und Nutzen abzuwägen und mit genügend Zeit die konsequente Umsetzung zu sichern. Als Belohnung gewinnt man eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit im Einklang mit dem eigenen Wertesystem.
