Lohndeklaration: Notwendige Arbeiten am Jahresende
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
In Kürze
Am Ende des Jahres resp. zu Beginn des Folgejahres stehen folgende administrative Arbeiten an:
- Die definitive Abrechnung mit der Ausgleichskasse erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung (nachschüssige Deklaration).
- Das Formular für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgebenden zugestellt.
- Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist. Auf der Basis der jahrlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt.
- Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Deklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Deklaration definitiv festgelegt.
Meldungen im Kurzüberblick
Jahresenddeklarationen
- AHV-Deklaration (AHV/IV/EO/ALV/FAK)
Einreichungsfrist = 30. Januar des Folgejahres (Verzugszinsfolgen) - UVG-Deklaration (NBU/BU)
Vertragliche individuelle Einreichungsfristen, i.d.R. 30. Januar des Folgejahres - KTG-Deklaration (Krankentaggeld)
Vertragliche individuelle Einreichungsfristen, i.d.R. 30. Januar des Folgejahres - BVG-Deklaration (Pensionskasse)
Teilweise Jahresendmeldung, jedoch immer Meldung der Löhne für das Folgejahr - Quellensteuer (je nach Kanton, monatliche Abrechnung innert 30 Tagen, rückwirkende Korrekturen bis 31.12. möglich)
- Bundesamt fur Statistik (alle zwei Jahre 31.3.)
Meldungen/Bescheinigungen während des Jahres
- Bagatellunfall- (ohne Arbeitsunfähigkeit [ohne Lohnangaben]), Unfall- und Krankentaggeld-Meldungen
- ALV-Arbeitgeberbescheinigungen, EO/MSE/VSE/BUE-Bescheinigungen
- FamZ An-/Abmeldung
- BVG An-/Abmeldung, Lohnänderungen
- Monatliche/quartalsweise Quellensteuerabrechnungen
- Etc.
Was unbedingt zu beachten ist
- Aus dem Lohnprogramm können die Auswertungen für die AHV, ALV, BVG, UVG, KTG etc. ausgedruckt werden.
- Vor der Einreichung der Deklarationen müssen die versicherungspflichtigen Lohnsummen kontrolliert werden.
- Bei dieser Kontrolle geht es darum, ob alle Lohnarten im vergangenen Jahr korrekt in die jeweiligen Versicherungen gelaufen sind.
- Falls Fehler festgestellt werden, müssen diese im Lohnprogramm korrekt eingerichtet und allenfalls beim Mitarbeitenden rückwirkend korrigiert werden.
Praxistipp: In der Bilanz empfiehlt es sich, Kontokorrente für jede Sozialversicherung einzurichten, dadurch werden die Abstimmungen beim Jahresabschluss und die Kontenübersicht unter dem Jahr einfacher. Zudem kann jederzeit überprüft werden, ob die Akontozahlungen unter dem Jahr den effektiven Beiträgen gerecht sind.
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