Lohnausweise: Praxishinweise zur korrekten Erstellung der Lohnausweise
Michelle Birri
Michelle Birri war knapp 10 Jahre bei der Firma KPMG in Zürich im Bereich der Steuerberatung insbesondere für grenzüberschreitende Sachverhalte beschäft igt. In dieser Funktion hat sie KMU und Grossfi rmen im Bereich der Payroll-Compliance beraten und ist spezialisiert auf die korrekte Abrechnung von sämtlichen Erwerbseinkünft en hinsichtlich Steuern und Sozialversicherung. Im 2015 hat sie die Firma belle tax gmbh in Wallisellen gegründet und berät weiterhin Firmen und natürliche Personen in sämtlichen steuerlichen und lohnadministrativen Belangen. Zudem ist Michelle Birri als Referentin und Dozentin in den Bereichen Lohnadministration und Steuern tätig und vermittelt die Th emen praxisnah.
Passende Arbeitshilfen
Ziele Lohnausweis
Seit Einführung des Lohnausweises konnten folgende Gesichtspunkte zumindest teilweise umgesetzt werden:
- Schweizweit ein einheitliches Formular
- Transparenz der Darstellung
- Mehr Rechtsgleichheit
- Anpassung an das harmonisierte Steuerrecht
- Informative Wegleitung und Kurzanleitung
- FAQ
Dabei konnte Klarheit in folgenden Bereichen geschaffen werden:
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeug
- Halbtaxabonnement
- Kinderkrippe
- Rabatte auf Waren
- Überobligatorische Versicherungen
- Usw.
Aufgepasst: Die aktuellste Version es Lohnausweisses finden Sie hier hinterlegt.
Was ist wo zu deklarieren?
Im Grundsatz sollte immer die aktuelle Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweise und die FAQ’s (Fragen und Antworten zum Lohnausweis) konsultiert werden.
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt A-H abgebildet.
A/B: X = Lohnausweis (Bescheinigung von Leistungen der Arbeitslosenversicherung) oder Rentenbescheinigung
C: AHV-Nummer/Geburtsdatum des Mitarbeitenden
D: Einkommensjahr
E: Dauer der Beschäftigung (Beginn erste Beschäftigung, Ende letzte Beschäftigung)
F: Unentgeltliche Beförderung
G: Kantinenverpflegung / Lunchschecks
H: Name und Adresse des Mitarbeitenden
Nicht enthalten sind (Kopfteil)
- Arbeitsort, Abteilung
- Formular für Kant. Steuerbehörde, Arbeitnehmender, Arbeitgebender
- Schichtarbeits- und Lohnausfalltage
Wenn als Information für den Mitarbeitenden für die Steuererklärung wichtig, kann der Arbeitgebende dies in den Bemerkungen resp. auf einem Beiblatt zeigen. Dies ist jedoch Entscheid des Arbeitgebenden (Beispiel: dichtes Filialnetz eines Warenhauses in der Schweiz mit häufigen Wechseln betr. Arbeitsort unterjährig).
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 1. bis 11. abgebildet.
- Lohn / Rente (soweit diese nicht später speziell aufgeführt werden müssen)
- Ordentliche Saläre
- Sämtliche Zulagen, wie z.B. Kinder-/Familienzulagen
- Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, alle Prämien usw.
- Provisionen
- Vergütungen für den Arbeitsweg
- Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort
Gehaltsnebenleistungen
Unter Ziffer 2.3 (oder 7 = andere Leistungen) sind weitere vom Arbeitgebenden ausgerichtete und von ihm bewertbare Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) anzugeben.
Als Gehaltsnebenleistungen im Sinne von Ziffer 2 gelten alle Leistungen des Arbeitgebenden, die nicht in Geldform ausgerichtet werden. Sie sind grundsätzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. Dabei gilt der im Markt üblicherweise zu bezahlende bzw. der üblicherweise ausgehandelte Preis.
Werden mehrere solche Leistungen entrichtet, so sind sie zu bezeichnen und die Werte separat aufzuführen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Unter Ziffer 14 sind Gehaltsnebenleistungen aufzuführen, die der Arbeitgebende nicht selber bewerten kann. Als solche gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. Dazu gehören insbesondere Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmende gratis oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat.
Ein Hinweis ist nicht notwendig, wenn es sich um eine Vergünstigung handelt, die als geringfügig betrachtet wird. Als geringfügig gelten die branchenüblichen Rabatte, sofern der Arbeitgebende diese ausschliesslich dem Arbeitnehmenden zu dessen Eigengebrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen lässt.
Unregelmässige Leistungen freiwillig, sonst Ziffer 1
Z. B. Bonuszahlungen, An-/Austrittsentschädigungen, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, Jubiläumsgeschenke, Umzugsentschädigungen usw.
Besonderes Augenmerk sollte den Fragen im Zusammenhang mit der korrekten Umrechnung auf Jahresbasis bei unterjähriger Steuerpflicht geschenkt werden. Diese sollten insbesondere bei unterjähriger Steuerpflicht, wenn möglich separat ausgewiesen werden (Ziffer 3 – ausserordentliche Einkommen).
Teilweise Deklarationspflicht im alten Lohnausweis unter Ziffer 2. (z.B. Dienstaltersgeschenke)
Beispiel für Auswirkungen von unregelmässigen Leistungen, bei entsprechender Deklaration im Lohnausweis:
- Mitarbeitender ist beschäftigt vom 1.1. bis 31.3.
- Monatlicher Lohn ist CHF 5000.–, somit CHF 15 000.–
- Im Februar erhält er einen Bonus von CHF 20 000.–
- Im Lohnausweis werden CHF 35 000.– bescheinigt
- Mitarbeitender verlässt die Schweiz und muss eine unterjährige Steuererklärung einreichen
- Wenn ausserordentliches Einkommen nicht ausgeschieden wird (Ziffer 3), so wird der Mitarbeitende CHF 35 000.– zum Satz von CHF 140 000.– versteuern müssen
- Wenn ausgeschieden, erfolgt die Besteuerung von CHF 35 000.– zum Satz von CHF 80 000.–
Kapitalleistungen
Grund zur separaten Angabe besteht insbesondere dann, wenn möglicherweise ein reduzierter Steuersatz Anwendung finden könnte, wie z.B. Abgangsentschädigungen, Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen (nicht anzugeben sind Vorsorgeleistungen, die zu Recht von der selbständigen Vorsorgestiftung ausbezahlt werden)
- Beteiligungsrechte
- Aktien
- Optionen
- Phantomaktien etc.
In Bezug auf Beteiligungsrechte sind auf dem Lohnausweis folgende Angaben zu machen:
- Verkehrswert
- Zeitpunkt des Einkommenszuflusses
- Deklaration auf Beiblatt gem. Mitarbeiterbeteiligungsgesetz und -verordnung
- Verwaltungsratsentschädigungen
Andere Leistungen
Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben und nicht unter Ziffer 1–6 aufgeführt wurden, wie z.B.
- Trinkgelder
- Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung, Leistungen der EO, soweit durch Arbeitgeber ausbezahlt
- Beiträge an Versicherungen, wie z.B. Krankenkasse, alle Formen der freien Vorsorge usw.
- Bruttolohn total / Rente (ist Total von 1–7)
- Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV
10. Berufliche Vorsorge
10.1 Ordentliche Beiträge
10.2 Beiträge für den Einkauf ohne Beiträge für Einkauf aus
Lohnerhöhungen (= ordentliche Beiträge)
11. Nettolohn / Rente
Hier ist das Formular des Lohnausweises von Punkt 12. bis 15. abgebildet.
- Quellensteuerabzug
- Spesenvergütungen
- Effektive und Pauschalspesen, Aus- und Weiterbildung
- Gehaltsnebenleistungen
- Bemerkungen
z.B. Genehmigtes Spesenreglement inkl. Genehmigungsdatum
Neu seit FABI muss auch der Aussendienstanteil des Mitarbeitenden deklariert werden. Dies kann entweder effektiv (bspw. ermittelt anhand eines Bordbuchs oder ähnlichen Hilfsmitteln) oder pauschal gemäss Berufs- und Funktionsgruppenliste der ESTV erfolgen.
Generell: Bemerkungen, die der Transparenz dienen
I: Ort und Datum und Arbeitgeberangaben
Nicht zu deklarierende Gehaltsnebenleistungen
- Gratis abgegebene Halbtaxabonnement der SBB (für Generalabonnemente vgl. Rz 9
- REKA-Checks-Vergünstigungen bis CHF 600.– jährlich (zu deklarieren sind lediglich Vergünstigungen, soweit sie CHF 600.– pro Jahr übersteigen)
- Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500.– pro Ereignis. Bei solchen Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises)
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) im üblichen Rahmen;
- Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente für Fitnessclubs) bis CHF 1000.– im Einzelfall. Bei Beiträgen, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 15 des Lohnausweises)
- Beiträge an Fachverbände unbeschränkt
- Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind
- Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500.– pro Ereignis (zu deklarieren sind lediglich Beträge, soweit sie CHF 500.– pro Ereignis übersteigen)
- Die Bezahlung von Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen auf Geschäftsreisen begleiten;
- Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmenden verbilligte Plätze anbieten. Kommen die Beiträge des Arbeitgebenden jedoch bestimmten Arbeitnehmenden zugute, sei es durch Bezahlung an den Arbeitnehmenden oder direkt an die Krippe, sind sie im Lohnausweis unter Ziffer 1 zum Bruttolohn hinzuzurechnen oder in Ziffer 7 separat zu deklarieren
- Gratis-Parkplatz am Arbeitsort
- Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebenden oder der Pensionskasse erfolgen
- Gutschriften von Flugmeilen. Sie sollen für geschäftliche Zwecke verwendet werden
Beiblatt zum Lohnausweis
Für das Beiblatt bestehen keine Formvorschriften, zwingend muss es aber Name, Adresse, AHV-Nummer und Sozialversicherungsnummer enthalten. Es wird dann eingesetzt, wenn die Informationen nicht auf dem Grundformular selber platziert werden können insbesondere für Details der Ziffern 2.3, 3, 4, 7, 13, 14 und 15 sowie Details zu den Mitarbeiterbeteiligungen.
Schichttage sollen unter Umständen im Interesse Ihres Mitarbeitenden aufgeführt werden, damit er die ihm zustehenden Abzüge für Verpflegung und Essensentschädigung geltend machen kann.
Es ist immer wieder damit zu rechnen, dass die Wegleitung zum Lohnausweis im Hinblick auf den Jahreswechsel Änderungen erfährt. Es sollte deshalb immer die aktuelle Version konsultiert werden. Auch einige Jahre nach Einführung des neuen Formulars ist immer wieder festzustellen, dass Arbeitgebende die Vorschriften nicht vollständig einhalten. Im Berufskostenbereich (Aus- und Weiterbildung, ExpaV) als auch im Bereich des Geschäftsautos sind Änderungen in Kraft getreten.
Die aktuellste Version ist die mit Gültigkeitsdatum 1.1.2022.
