Lohnausweis Wegleitung: Änderungen und wichtige Hinweise für die Praxis

Zum Lohnausweis im Allgemeinen 

Natürliche Personen müssen ihrer Steuererklärung Lohnausweise über alle Einkünfte aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit beilegen.¹ Darüber hinaus gilt, dass die Arbeitgeber der Veranlagungsbehörde für jede Steuerperiode eine Bescheinigung über die geldwerten Vorteile aus echten Mitarbeiterbeteiligungen sowie über die Zuteilung und die Ausübung von Mitarbeiteroptionen einreichen müssen. Ob die Einkünfte aus Mitarbeiterbeteiligungen in der Schweiz oder im Ausland steuerbar sind, ist alsdann eine reine Rechtsfrage, welche die Behörden von Amtes wegen zu entschieden haben.² Daraus folgt, dass im Lohnausweis (Zeile 5) immer das gesamte Einkommen zu deklarieren ist (und nicht nur das in der Schweiz zu versteuernde).

Zum Lohnausweis im Speziellen 

In die Lohnausweis Wegleitung 2024 (inkl. Mustervorlage 2024) haben lediglich geringfügige Änderungen Eingang gefunden. Es sind dies: 

Geschäftsfahrzeuge 

In Rz 21 der Lohnausweis Wegleitung 2024 wird die Deklaration der privaten Nutzung von Geschäftsfahrzeugen behandelt. In der jüngsten Ausgabe wird nun dem Umstand Rechnung getragen, dass auch vermehrt Elektrofahrzeuge im Einsatz sind. Die Aufrechnung eines Privatanteils zum Normalansatz von 0,9% des Kaufpreises erfolgt folglich, wenn nicht nur Treibstoff-, sondern (neu auch) Energiekosten für grössere Privatfahrten von Mitarbeitenden selber zu tragen sind. 

Im Zusammenhang mit den vorgenannten Energiekosten sei ebenfalls auf die Regelung in den Mustervorlagen 2024 hingewiesen, wonach die Arbeitgeberin den Mitarbeitenden eine pauschale Entschädigung von maximal CHF 60.– pro Monat steuerfrei ausbezahlen kann, wenn diese ein E-Geschäftsfahrzeug zu Hause aufladen. 

Spesenvergütungen 

Die Rz 49 – 60 der Lohnausweis Wegleitung 2024 wurden textlich umgestaltet, ohne dass wesentliche, materielle Änderungen vorgenommen wurden. Nachdem Spesenvergütungen immer wieder Anlass zu Diskussionen geben können, sei an dieser Stelle auf Folgendes hingewiesen: 

• Das Steuerrecht kennt keinen eigenständigen Begriff der Spesen. Nach dem Grundsatz der Einheit der Rechtsordnung, dem im Abgaberecht einige Bedeutung zukommt,³ ist an das Arbeitsrecht anzuknüpfen, das sich insofern als das speziellere Recht erweist. Steuerrechtlich gelten als Spesen daher die Kosten für Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und die «übrigen Kosten». Nachdem arbeitsrechtlich nur die Kosten eines konkreten Einsatzes des Arbeitnehmers im Namen und Auftrag des Arbeitgebers (die sog. Einsatzkosten) zu entschädigen sind, können auch nur diese zum Gegenstand des Spesenersatzes gemacht werden.⁴
• Mit einem von den Steuerbehörden genehmigten Spesenreglement lassen sich neben den oben erwähnten sog. Einsatzkosten zum Teil auch weitere Auslagen aufnehmen, die – grundsätzlich betrachtet – eher Berufsauslagen darstellen. Es sind dies z. B. pauschale Entschädigung von CHF 60.– für das Aufladen eines E-Geschäftsfahrzeugs (siehe oben) oder eine monatliche Pauschalentschädigung von CHF 50.– für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur zu Hause (bei Homeoffice-Tätigkeit).
• Die Kantone anerkennen genehmigte Spesenreglemente der Sitzkantone, sofern die formellen und materiellen Grundsätze eingehalten werden. Mit einem genehmigten Spesenreglement lässt sich somit Rechtssicherheit für die Arbeitnehmenden gewinnen. Wie das Bundesgericht immer wieder betont,⁵ sind die Spesenreglemente bei der persönlichen Steuereinschätzung von Arbeitnehmenden zu akzeptieren; es bleibt kein Raum, einen allfälligen «nicht verwendeten Teil» einer strittigen Pauschalentschädigung zu besteuern.

Bemerkungen 

In Rz 64 Lohnausweis Wegleitung 2024, die Angaben zu Erwerbsausfallentschädigungen enthält, wird nun explizit darauf hingewiesen, dass in Ziff. 15 Lohnausweis eine entsprechende Bemerkung anzubringen ist, wenn die Arbeitgeberin die Entschädigungen direkt den Arbeitnehmenden ausbezahlt und den Betrag in Ziff. 1 Lohnausweis (statt Ziff. 7) deklariert. Hierbei handelt es sich aber lediglich um eine Übernahme des Hinweises 1.6 aus dem Dokument der Arbeitsgruppe Lohnausweis SSK «Frequently asked questions» (FAQ). 

Richtiges Bescheinigen 

Der Lohnausweis stellt eine private Urkunde⁶ dar und steht unter dem Schutz des (Steuer-) Strafrechts.⁷ Dem Lohnausweis kommt demnach erhöhte Beweiskraft zu. Er gilt, da er unter Schutz einer Strafdrohung steht, solange als beweiskräftig, als nicht Tatsachen nachgewiesen sind, aus denen sich seine Fälschung, Verfälschung oder Unwahrheit ergibt.⁸ 

Mit der Einreichung der Steuererklärung inkl. Lohnausweis bei den Steuerbehörden wird auch die vorbehaltslose Willensäusserung abgegeben, entsprechend dieser Erklärung veranlagt zu werden. Liegt nun einer rechtskräftigen Steuerveranlagung ein nicht korrekt ausgefüllter Lohnausweis zugrunde, so gilt Folgendes: 

• Bei einer Unterversteuerung (zu tief deklarierter Lohn auf dem Lohnausweis) können die Steuerbehörden ein Nachsteuerverfahren eröffnen und das bis dato nicht versteuerte Einkommen nachbesteuern (allenfalls zusammen mit einer Strafsteuer und mit Zinsen).
• Im Falle einer Überversteuerung (zu hoch deklarierter Lohn) wäre theoretisch das Verfahren einer Revision möglich. Allerdings wird eine Revision von den Steuerbehörden regelmässig mit der Begründung abgelehnt, dass es an einer neuen Tatsache fehlt. Denn Mitarbeitende haben eine gewisse Sorgfaltspflicht, d.h., sie müssen (theoretisch) Lohnausweise auf deren formelle und materielle Korrektheit prüfen, bevor sie diese mit der Steuererklärung abgeben.

Aus diesen Ausführungen folgt, dass die Wichtigkeit eines korrekten und vollständigen Lohnausweises nicht unterschätzt werden sollte. Neben der formellen und materiellen Korrektheit ist es aber auch ratsam, dass Zahlungen in der richtigen Ziffer des Lohnausweises enthalten sind. So hielt das Verwaltungsgericht des Kantons Schwyz auch schon fest:⁹ 

«[...] Dass die Abfindung im Lohnausweis unter Ziff. 3 ‹Unregelmässige Leistungen› aufgeführt wurde und nicht unter Ziff. 4 ‹Kapitalleistungen›, spricht gegen eine Abgangsentschädigung mit Vorsorgecharakter [...]. Denn gemäss der Lohnausweis Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung sind Abgangsentschädigungen mit Vorsorgecharakter unter Ziff. 4 des Lohnausweises aufzuführen.»

Fussnoten
¹ Auf Ebene Bund folgt dies unmittelbar aus Art. 125
Abs. 1 lit. a DBG, und auf Ebene der Kantone und Gemeinden
wird dasselbe aus Art. 43 Abs. 2 StHG hergeleitet.
² Vgl. BGer 6B_755/2012 vom 4.7.2013 E. 2.1.
³ Vgl. BGE 144 II 273 E. 2.2.7 S. 278.
⁴ Vgl. BGer 2C_316/2020 vom 20.10.2020 E. 3.2.1.
⁵ Vgl. BGE 148 II 504.
⁶ Im Sinne von Art. 110 Ziffer 5 StGB.
⁷ Art. 251 StGB und § 255 StG.
⁸ Vgl. StRG AG 3-RV.2020.55 vom 25.02.2021 E. 3.1.4.
⁹ Vgl. VGer SZ II 2023 9 vom 20.06.2023 E. 3.3.3.