Lohnausweis: Diese Lohnbestandteile sind zu deklarieren
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Zentrale Punkte zum Lohnausweis
Das Formular ist schweizweit einheitlich. Sprachen: d/f/i oder d/f/e. Der Lohnausweis darf maschinell aus dem Lohnabrechnungsprogramm erstellt werden. Gegenüber der Steuerbehörde müssen auch geringfügige Lohnauszahlungen angegeben werden (keine Geringfügigkeitsgrenze). Der AHV-pflichtige Lohn ist nicht gleichzusetzen mit demjenigen, der gegenüber der Steuerbehörde zu deklarieren ist. Auch im Nebenerwerb erzieltes Einkommen ist steuerbar (in der Steuererklärung kann der Arbeitnehmer einen Pauschalabzug geltend machen. Lediglich Geschenke, soweit sie das gängige Mass nicht übersteigen, sind steuerfrei.
Praxis-Tipp: Zur Unterstützung beim Ausfüllen des Lohnausweises steht Ihnen eine einfach zu installierende Software zur Verfügung. Eine Kurzwegleitung ist integriert und immer am unteren Bildrand sichtbar. Die Software kann von der Webseite der eidgenössischen Steuerverwaltung heruntergeladen werden (ein direkter Link findet sich auf www.steuerkonferenz.ch).
Was ist wo zu deklarieren?
| Buchstabe A: | Ankreuzen |
|---|---|
| Buchstabe C: | Neue AHV-Nummer |
| Buchstabe D: | Massgebendes Kalenderjahr |
| Buchstabe E: | Lohnperiode (von 01.01. resp. Beginn der ersten Anstellung, bis 31.12. resp. Ende der letzten Anstellung im Kalenderjahr) |
| Buchstabe F: | Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort. Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg erwachsen:
|
| Buchstabe G: | Kantinenverpflegung/Lunch-Checks. Das Feld ist anzukreuzen, falls:
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| Ziffer 1 | Lohn in Geldform, mit Ausnahme von einmaligen Entschädigungen (diese kommen in Ziffer 3)
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|---|---|
| Ziffer 2 | Gehaltsnebenleistungen. Als Gehaltsnebenleistungen gelten alle Leistungen, die nicht in Geldform ausgerichtet werden (Naturalleistungen, Fringe Benefits). In den Feldern 2.1 bis 2.3 des Lohnausweises sind die durch den Arbeitgeber zu bewertenden Gehaltsnebenleistungen anzugeben. Sie sind grundsätzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. |
| Ziffer 2.1 | Verpflegung und Unterkunft (Zimmer). Beispiel: Arbeitnehmerin im Gastgewerbe |
| Ziffer 2.2 | Privatanteil Geschäftsauto. Pro Monat 0,9% resp. pro Jahr 10,8% des Kaufpreises ohne MWST1, mindestens aber CHF 150.– pro Monat. Beispiel: Kaufpreis CHF 50 000.– exkl. MWST, zu deklarierender Betrag = CHF 5400.–. |
| Ziffer 2.3 | Andere Gehaltsnebenleistungen: weitere Gehaltsnebenleistungen, die der Arbeitgeber bewerten kann. Beispiele: Generalabonnement für den privaten Gebrauch, verbilligte Wohnung für den Hausabwart, Gratiswohnung. In Form einer Pauschale vergütete besondere Berufskosten von Expatriates sind hier zu bescheinigen mit der Bemerkung «Pauschalspesen Expatriates» (Art. 2 Abs. 3 Bst. b ExpaV). |
| Ziffer 3 | Unregelmässige Leistungen. Beispiele:
Bei ganzjährigem Arbeitsverhältnis können diese Leistungen auch in Ziffer 1 aufgeführt werden. |
| Ziffer 4 | Kapitalleistungen. Diese werden teilweise mit einem reduzierten Satz besteuert. Beispiele:
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| Ziffer 5 | Beteiligungsrechte gemäss Beiblatt aus Mitarbeiterbeteiligungen (Aktien, Optionen usw.). Das Erwerbseinkommen wird auf Grund der Differenz zwischen Verkehrswert und Abgabe- bzw. Erwerbspreis berechnet. In allen Fällen von Mitarbeiterbeteiligungen sind sämtliche Detailangaben auf einem Beiblatt zum Lohnausweis auszuweisen. |
| Ziffer 6 | Verwaltungsratsentschädigungen |
| Ziffer 7 | Andere Leistungen. Beispiele:
|
| Ziffer 8 | Bruttolohn |
| Ziffer 9 | Beiträge des Arbeitnehmers an die AHV/IV/EO, die ALV und die NBU (ohne Krankentaggeldversicherung) |
| Ziffer 10 | Berufliche Vorsorge (2. Säule) |
| Ziffer 10.1 | Ordentliche Beiträge des Arbeitnehmers an die berufliche Vorsorge |
| Ziffer 10.2 | Beiträge für den Einkauf in die berufliche Vorsorge. Zusätzlich sind die vom Arbeitgeber übernommenen Arbeitnehmerbeiträge anzugeben, sofern sie in Ziffer 7 des Lohnausweises aufgeführt sind. |
| Ziffer 11 | Nettolohn |
| Ziffer 12 | Quellensteuerabzug |
Die Spesen sind wie folgt zu deklarieren:
| Ziffer 13 | Spesenvergütungen |
|---|---|
| Ziffer 13.1.1 | Werden die Maximalbeträge eingehalten oder liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, genügt es, im kleinen Feld ein Kreuz zu setzen. Andernfalls sind die Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, die effektiv vergütet worden sind, betragsmässig anzugeben. |
| Ziffer 13.1.2 | Übrige effektive Spesen. Dazu gehören auch die vom Arbeitgeber bezahlten Entschädigungen für die besonderen (abzugsfähigen) Berufskosten von Expatriates. Auf eine Bescheinigung der effektiven Expatriatespesen kann verzichtet werden, wenn ein entsprechendes Ruling mit den zuständigen Steuerbehörden besteht (in Ziffer 15 zu vermerken). |
| Ziffer 13.2 | Pauschalspesen. Diese müssen immer angegeben werden, auch dann, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. |
| Ziffer 13.2.1 | Pauschale Repräsentationsspesen |
| Ziffer 13.2.2 | Pauschale Autospesen |
| Ziffer 13.2.3 | Übrige Pauschalspesen. Die besonderen Berufskosten von Expatriates, welche als Pauschale vergütet werden, sind nicht mehr hier, sondern unter Ziffer 2.3 zum Lohn hinzuzurechnen. |
| Ziffer 13.3 | Beiträge an die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung:
|
In den letzten beiden Ziffern des Lohnausweises sind folgende Deklarationen vorzunehmen:
| Ziffer 14 | Weitere Gehaltsnebenleistungen: Gehaltsnebenleistungen des Arbeitgebers, die er nicht selbst bewerten kann und deshalb nicht unter Ziffer 2 deklariert sind |
|---|---|
| Ziffer 15 | Bemerkungen:
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Am Schluss des Lohnausweises sind Ort, Datum, Name und Adresse zu erfassen. Die Lohnausweise sind handschriftlich zu unterzeichnen. Bei maschinell erstellten Lohnausweisen kann auf die Unterschrift verzichtet werden.
| Beiblatt | Für das Beiblatt bestehen keine Formvorschriften, es muss aber Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer enthalten. Es können folgende Angaben gemacht werden: Detailangaben pro Rubrik, wenn der Platz auf dem Formular nicht reicht:
Bei Mitarbeiterbeteiligungen sind die Bescheinigungspflichten gemäss Mitarbeiterbescheinigungsverordnung (MBV) einzuhalten. |
|---|
Seminar-Empfehlungen
Deklarationspflichtige und nicht deklarationspflichtige Lohnbestandteile
Es sind folgende Lohnbestandteile im Lohnaufweis aufzuführen:
Barvergütungen:
- Monatslohn, Stundenlohn
- Familienzulagen (in der AHV nicht pflichtig)
- 13. Monatslohn, Gratifikation, Boni, Provisionen etc.
- Überstundenentschädigungen etc.
- Alle Zulagen wie Nacht- und Sonntagszulagen, Kleiderzulage für Zivilkleider, Anerkennungsprämie für Verbesserungsvorschläge etc.
- Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke, Bargeschenk beim Bestehen von beruflichen Prüfungen
- Lohnbeitrag ans Mittagessen
- Barentschädigung für den Arbeitsweg (nur Feld «F» ankreuzen)
- Bargeschenke (nicht jedoch Naturalgeschenke oder Gutscheine bis CHF 500.– pro Ereignis)
- Spesenentschädigung als Auslageersatz (in der Regel nur Kreuz, Details untenstehend)
- Pauschalspesen (immer zu deklarieren, steuerpflichtig nur, soweit diese nicht nachgewiesenermassen als Ersatz für berufsbedingte Auslagen gelten)
- An die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter ausbezahlte Weiterbildungskosten (können – sofern berufsbezogen – in der Steuererklärung wieder abgezogen werden)
- Spesenentschädigung im Zusammenhang mit Weiterbildungen (bei den Spesen)
- Alle Erwerbsausfallentschädigungen, welche über den Arbeitgeber ausbezahlt werden
- Trinkgelder, sofern diese einen erheblichen Anteil am Lohn ausmachen
Naturalleistungen (Sachleistungen) und nicht an den Arbeitnehmer bezahlte Leistungen:
- Kost und Logis z.B. Mahlzeiten am Arbeitsort, Unterkunft am Arbeitsort
- Vergünstigte oder gratis Firmenwohnung
- Lunchchecks bis CHF 180.– pro Monat (nur Feld G ankreuzen)
- Lunchchecks über CHF 180.– pro Monat
- Gratis-Leistungen des Arbeitgebers wie Warenbezüge über ca. CHF 500.– jährlich
- Abonnement für den Arbeitsweg, Generalabonnement (sofern dieses nicht für Geschäftsfahrten erforderlich ist)
- Verwendung des Geschäftsautos auch für private Fahrten (z.B. unbeschränkt oder nur für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort)
- Übernahme von Kosten für das Privatauto (z.B. Leasingraten)
- Gratis oder übermässig vergünstigte Reka-Checks (nicht jedoch Vergünstigungen bis 20% bis CHF 600.– pro Jahr)
- Unentgeltlich zugeteilte Mitarbeiteraktien
- Übernahme der vollen Kosten für eine Kinderkrippe (das gilt nicht bei blosser Reduktion der Kosten resp. bei einer firmeneigenen Kinderkrippe)
Nicht deklarationspflichtige Leistungen:
- Naturalgeschenke oder Gutscheine bis CHF 500.– pro Ereignis
- Rabatte auf Waren für den Eigenbedarf im branchenüblichen Rahmen (in der Regel 10 bis 30%)
- REKA-Checks vergünstigt abgegeben bis 20% und CHF 600.– Vergünstigung pro Jahr
- Privatgebrauch von Arbeitswerkzeugen wie Mobiltelefons oder Laptop in beschränktem Rahmen
- Nicht regelmässige Naturalleistungen wie Einladungen zu Mittagessen etc.
- Zwischenverpflegungen am Arbeitsort
- Firmenparkplatz
- Gratis Dienstkleider und Uniformen
- Halbtaxabonnement
- Flugmeilen
- Spesenentschädigung im Zusammenhang mit Weiterbildungen
- Firmeneigene Kinderkrippenplätze, verbilligte Krippenplätze
Lohndeklaration am Jahresende
Am Ende des Jahres resp. zu Beginn des Folgejahres stehen folgende administrative Arbeiten an:
Die definitive Abrechnung mit der Ausgleichskasse erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung. Das Formular für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgeber zugestellt.
Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist. Auf der Basis der jährlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt.
Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Deklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Deklaration definitiv festgelegt.
Ausgleichskasse
Die definitive Abrechnung auf die effektiv ausbezahlte Lohnsumme erfolgt zu Beginn des Folgejahres aufgrund der Jahreslohnbescheinigung (nachschüssige Deklaration). Das Formular (Papierformular, ELM, Onlineplattformen AHVeasy oder connect) für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgeber zugestellt. Dieses ist bis Ende Januar einzureichen. Die Liste kann meist direkt aus dem Lohnprogramm oder Personalinformationssystem gedruckt werden. Es handelt sich um eine Übersichtsliste pro Kalenderjahr, welche neben den Angaben zum Unternehmen inkl. Abrechnungsnummer meist folgende Informationen pro Mitarbeiter aufführt:
- SV-Nummer, Name und Vorname;
- Anstellungsmonate (von/bis, z. B. 3 bis 10);
- Abgerechnete AHV-pflichtige Lohnsumme pro Anstellung
- Ausbezahlte Familienzulagen pro Anstellung
- Total AHV/IV/EO-, FAK-, ALV-pflichtige Lohnsumme
- Total ausbezahlte Familienzulagen
Zusätzlich sind auch die Pensionskasse und die Unfallversicherung aufzuführen, weil die Ausgleichskasse die Erfüllung der BVG- und UVG-Pflichten überprüft. Bei einem konstanten Personalbestand ist dieses Vorgehen problemlos. Wird jedoch der Personalbestand aufgestockt, kann dies zu einem grösseren Ausstand Ende Jahr führen. Gegebenenfalls ist der Ausgleichskasse bereits unter dem Jahr mitzuteilen, dass der Quartalsbeitrag zu erhöhen ist.
Unfallversicherer
Auch für die Unfallversicherung wird eine Vorausprämie festgelegt, welche vom Arbeitgebenden zu bezahlen ist.
Auf der Basis der jährlichen Lohndeklaration wird dann die definitive Prämienabrechnung für das zurückgelegte Jahr erstellt. Das Formular (Papierformular, elektronisches Formular oder ELM, SUVA-Webseite) für die Jahreslohnbescheinigung wird dem Arbeitgeber zugestellt. Dieses ist in der Regel bis Ende Januar einzureichen.
Berufliche Vorsorge
Die Pensionskassen kennen als einzige Sozialversicherung die vorschüssige Deklaration. Das heisst, bereits Anfang Jahr werden in der Regel die zukünftigen Löhne bestimmt und die monatlichen Beiträge aufgrund dieser Deklaration definitiv festgelegt.
Bei vielen Pensionskassen werden lediglich bei grösseren Veränderungen (je nach Reglement Lohnänderung um 10 oder 20%, grössere Pensenanpassungen) die monatlichen Beiträge angepasst. Eine zunehmende Zahl von Pensionskassen passt die versicherten Löhne flexibel auch unter dem Jahr an. In jedem Fall sind Eintritte, Austritte und unbezahlter Urlaub zu mutieren.
Oft werden im Voraus nicht bestimmbare oder ausserordentliche Lohnbestandteile nicht berücksichtigt (Zulagen, Boni, freiwillige Gratifikation etc.). Voraussetzung ist dabei, dass das Reglement der Vorsorgeeinrichtung dies festlegt.
Vereinfachtes Lohnmeldeverfahren: Lohnstandard-CH (ELM)
Mit diesem Ziel wurde der Verein Swissdec vom Bund, der AHV/IV, dem Schweizerischen Versicherungsverband SVV, der Suva und anderen Partnern gegründet. Swissdec ermöglicht die Zertifizierung von Lohnprogrammen und die Umsetzung eines vereinfachten Lohnmeldeverfahrens. Dazu wurde der Lohnstandard-CH (ELM) entwickelt. ELM steht für Einheitliche Lohnmeldung. Damit haben die Unternehmen die Möglichkeit, viel Zeit bei der vorgeschriebenen Datenlieferung an die AHV, die Unfallversicherung etc. zu sparen. Swissdec-zertifizierte Lohnprogramme bereiten die Daten für z.B. die Ausgleichkassen (AHV), Familienausgleichskassen, die Versicherer (UVG, UVGZ, KTG) oder die Steuerverwaltung selbstständig auf.
