Lohnabrechnung Vorlage: Die wichtigsten Berechnungsregeln im Überblick
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Lohnabrechnung Vorlage - Eintritt, Austritt, Urlaub
Bei nur anteilmässiger Beschäftigung unter dem Monat ist der Lohn anteilmässig zu entrichten.
Kalendertage
Am einfachsten ist die Berechnung mit Kalendertagen. Bei einem Eintritt am 16. April bezahlen Sie 15/30 des Monatslohns, bei einem Eintritt am 16. Mai sind es 16/31. Nachteil dieser Methode u.a.: bei einem unbezahlten Urlaub vom 20. Februar bis am 10. März sind unterschiedliche Tagesansätze zu rechnen.
30-Tage-Methode
Diese Methode beseitigt den obigen Nachteil und normalisiert den Monat auf 30 Tage. Oft werden die gearbeiteten Tage / 30 gerechnet. Diese Methode hat zwei Nachteile: bei einem Austritt am 15. Januar und Neueintritt einer andern Person am Folgetag bezahlt die Firma für 31/30 Lohn. Und die Mitarbeiterin, welche am 2. Februar eintritt, wird mit den 27/30 nicht glücklich sein. Rechnen Sie hingegen mit den nicht gearbeiteten Tagen, so wird ein Mitarbeiter mit Austritt am 29. Januar nicht zufrieden sein mit 28 / 30.
Die swissdec empfiehlt im Zusammenhang mit dem ALV- und UVG-Maximum, mit folgender Formel zu rechnen:
Anzahl Tage = (Austrittsmonat - Eintrittsmonat) x 30 + Austrittstag - Eintrittstag + 1
wobei
- Ist der Ein- bzw. Austrittstag der 31. eines Monats, dann ist mit dem 30. als Ein- bzw. Austrittstag zu rechnen.
- Ist der Ein- bzw. Austrittstag der 28. oder 29. Februar, dann ist mit dem 30. als Ein- bzw. Austrittstag zu rechnen.
Um unterschiedliche Berechnungsweisen zu vermeiden, empfiehlt es sich, diese Formel grundsätzlich zu übernehmen, auch wenn sie gewisse Nachteile aufweist.
Berechnung 13. Monatslohn
13. Monatslohn = anrechenbare Bruttolohn-Auszahlungen/12
Praxis-Beispiel
Arbeitsverhältnis vom 14. März bis 19. Juni. Monatslohn CHF 6250.–. Unbezahlter Urlaub vom 11. April bis 17. April. Ihr Lohnprogramm hat folgende Bruttolöhne errechnet:
- März CHF 3 629.05
- April CHF 4 791.65
- Mai CHF 6 250.00
- Juni CHF 3 958.35
Total CHF 18 629.05
Der 13. Monatslohn beträgt CHF 18 629.05 / 12 = CHF 1 552.40
Stundenlohn aus dem Monatslohn
U.a. für die Auszahlung von Überstunden muss der Stundenlohn berechnet werden.
Stundenlohn = Jahresverdienst (= Monatslohn × 12 oder × 13) / (Anzahl wöchentlicher Arbeitsstunden × 52)
Praxis-Beispiel
- Monatslohn von CHF 5000 (× 13) und wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden: CHF 5000 × 13 / 40 × 52 = CHF 65 000 / 2080 = CHF 31.25
- Monatslohn von CHF 3360 (× 13) und wöchentlicher Arbeitszeit von 42 Stunden: CHF 3360 × 13 / 42 × 52 = CHF 43 680 / 2184 = CHF 20.00
Auszahlung Überstunden
Lohn pro Überstunde = Stundenlohn x 125%
Praxis-Beispiel
- Monatslohn von CHF 5000 (× 13) und wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden: Stundenlohn CHF 31.25 (sh. oben) × 1.25 = CHF 39.05 inkl. 25% Zuschlag
Bei der Berechnung der Überstundenentschädigung müssen der 13. Monatslohn, variable Lohnbestandteile, sowie arbeitsbezogene Zulagen, die vertraglich vereinbart wurden und die regelmässig und dauernd entrichtet werden (z.B. Gefahren-, Nacht- oder Sonntagszulagen), miteinbezogen werden (vgl. BGE 4A_352/2010 und BGE 132 III 172). Wir empfehlen, den Überstundenzuschlag vertraglich zu regeln und auf die sinnvollen Anwendungen einzuschränken. Damit fällt der finanzielle Anreiz zur Leistung von unnötigen Überstunden weg.
Passende Produkt-Empfehlungen
Ferienguthaben pro rata
Bei Ein- und Austritten während des Jahres ist das Ferienguthaben pro rata zu berechnen.
Ferienguthaben = Ferienguthaben pro Jahr x gearbeitete Monate / 12 Monate
Praxis-Beispiel
Arbeitsverhältnis vom 1. März bis 31. Oktober. Ferienguthaben für ein ganzes Jahr 20 Tage:
20 Tage × 8 / 12 = 13.33 Tage, Rundung auf 13.5 Tage
Ferienanspruch in % bei Stundenlohn
Achtung: Auszahlung des Ferienanspruches ist nur bei unregelmässigen Arbeitseinsätzen möglich. Der Ferienanspruch ist sowohl im Arbeitsvertrag wie auf der Lohnabrechnung in CHF auszuweisen.
Ferienzuschlag in % = Anzahl Ferientage / (260 – Anzahl Ferientage)
| Ferienanspruch in Wochen | Ferienanspruch in Tagen | Berechnung Ferienzuschlag | Zuschlag in % somit |
|---|---|---|---|
| 4 Wochen | 20 | 20 / (260 - 20) | 8.33% |
| 5 Wochen | 25 | 25 / (260 - 25) | 10.64% |
| 6 Wochen | 30 | 30 / (260 - 30) | 13.04% |
Es hat sich eingebürgert, diese Berechnung mit 260 Arbeitstagen vorzunehmen, obwohl korrekterweise mit 261 Tagen gerechnet würde.
Berechnung des Stundenlohns inkl. Ferienzuschlag
Praxis-Beispiel
- Monatslohn CHF 4550.– (× 13), Arbeitszeit 42 Stunden, Ferienanspruch 20 Tage
- Basislohn = (CHF 4550.– × 13) / (52 × 42) = CHF 59 150.– / 2184 = CHF 27.08
Im Vertrag:
| Stundenlohn | CHF 27.08 |
| Ferienzuschlag 8.33% | CHF 2.26 |
| Total pro Stunde | CHF 29.34 |
In der Lohnabrechnung:
| Stundenlohn | CHF 27.08 | 10 | CHF 270.80 | |
| Ferienzuschlag | CHF 27.08 | 8.33% | 10 | CHF 22.60 |
| Bruttolohn | CHF 293.40 |
Feiertagszuschlag in % bei Stundenlohn
Der Feiertagszuschlag von Mitarbeitenden im Stundenlohn war lange umstritten. Mit Urteil 4A_54/2010 vom 4.5.2010 hat das Bundesgericht entscheiden: Ein Anspruch auf Abgeltung der von den Kantonen definierten Feiertage besteht laut Bundesgericht nicht. Lediglich der 1. August ist zu bezahlen, sofern dieser auf einen Werktag fällt. Damit widerspricht das Bundesgericht der Genfer Justiz sowie Arbeitsrechtsexperten, die ein solches Recht aus dem UNO-Pakt I ableiten wollten.
Also: Der Feiertagszuschlag für Mitarbeitende im Stundenlohn ist nicht vorgeschrieben und - sofern nicht vereinbart - freiwillig. Dennoch betrachten wir es aus personalpolitischen Gründen als richtig, auch Angestellten im Stundenlohn die Feiertage abzugelten.
Wir empfehlen folgende Feiertagszuschläge:
| bezahlte Feiertage | Feiertagszuschlag |
|---|---|
| 6 | 2.50% |
| 7 | 2.75% |
| 8 | 3.25% |
| 9 | 3.75% |
| 10 | 4.00% |
| 11 | 4.50% |
| 12 | 5.00% |
| 13 | 5.50% |
| 14 | 5.75% |
| 15 | 6.25% |
Erläuterung der Berechnung am Beispiel 10 bezahlte Feiertage (inkl. 1. August):
a. Anzahl Feiertage:
Die variablen Feiertage wie Ostermontag fallen immer auf einen Wochentag. Die fixen Feiertage wie der 25. Dezember fallen nur zu 5/7 auf einen Wochentag. Für die Berechnung wird angenommen, dass je die Hälfte der Feiertage variabel resp. fix sind. Dies ergibt 5 plus 5*5/7 = 8.57 Feiertage.
b. Ferientage:
Die Berechnung geht von durchschnittlich 22.5 Ferientagen aus, was 22.5 / (260.0 - 22.5) = 9.47% Lohnzuschlag ergibt.
c. Total Tage:
Total sind 22.50 + 8.57 = 31.07 Tage durch Zuschlag abzugelten, was in Lohnprozenten 31.07 / (260.00 - 31.07) = 13.57% entspricht. d. Der Feiertagszuschlag beträgt folglich 13.57% - 9.47% = 4.10%, gerundet auf 0.25% = 4.00%
Da der Feiertagszuschlag freiwillig ist, kann dieser auf einer durchschnittlichen Berechnung erfolgen und im Unternehmen einheitlich umgesetzt werden.
Berechnung des Stundenlohns inkl. Ferien- und Feiertagszuschlag
Praxis-Beispiele (wie oben)
Monatslohn CHF 4550.– (x 13), Arbeitszeit 42 Stunden, Ferienanspruch 20 Tage Basislohn = (CHF 4550.– x 13) / (52 x 42) = CHF 59 150.– / 2184 = CHF 27.08
Im Vertrag:
| Stundenlohn | CHF 27.08 |
| Ferienzuschlag 8.33% | CHF 2.26 |
| Feiertagszuschlag 4.00% | CHF 1.08 |
| Total pro Stunde | CHF 30.42 |
In der Lohnabrechnung:
| Stundenlohn | CHF 27.08 | 10 | CHF 270.80 | |
| Ferienzuschlag | CHF 27.08 | 8.33% | 10 | CHF 22.60 |
| Feiertagszuschlag | CHF 27.08 | 4.00% | 10 | CHF 10.80 |
| Bruttolohn | CHF 304.20 |
Ferientage am Ende des Arbeitsverhältnisses
Grundsätzlich sind die Ferientage während dem Arbeitsverhältnis zu beziehen und nicht durch Geld zu entschädigen. Das gilt auch am Ende des Arbeitsverhältnisses. Dennoch sind in der Praxis immer wieder Ferientage bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses auszuzahlen.
1 Ferientag = Jahreslohn / 261
Praxisbeispiel
Monatslohn CHF 4550.– (x 13) Basislohn = (CHF 4550.– x 13) / 261 = CHF 59 150.– / 261 = CHF 226.65
Ein Teil der Unternehmen entschädigt mehr. Dies aus folgender Überlegung: Würden die Ferientage nicht ausbezahlt, sondern das Arbeitsverhältnis verlängert bis alle Ferien bezogen sind, ergibt sich ein höherer Ferienanspruch. Die Unternehmen rechnen deshalb noch den Ferienanspruch auf den Ferienentschädigung ein. Bei einem Ferienanspruch von 20 Tagen ergibt dies folgendes: 108.33% x CHF 226.65 = CHF 245.55
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