Firmenauto: Privatnutzung in der Lohnabrechnung
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Einleitung
Im Zusammenhang mit Geschäftsfahrzeugen stellen sich Fragen der vertraglichen Regelung, der AHV- und steuerrechtlichen Behandlung des Privatanteils, der Mehrwertsteuerabrechnung sowie Haftpflichtfragen.
Dem Firmenauto kommt einerseits eine hohe emotionale Bedeutung zu: für die einen gilt es als notwendiges Arbeitsinstrument, für die andern stellt es ein Statussymbol und Zeichen einer erfolgreichen Karriere dar, für die dritten ist es ein ungerechtfertigtes Privileg. Die Diskussion um die Besteuerung und AHV-Pflicht wird deshalb teilweise unsachlich geführt. In diese Diskussion soll hier nicht eingegriffen werden, sondern lediglich die korrekte Abwicklung der Fragen gemäss heute geltenden Regeln aufgezeigt und erleichtert werden.
Als Geschäftsfahrzeug gelten nur Fahrzeuge, welche im Besitz der Firma sind oder von dieser geleast werden. Lautet der Leasingvertrag auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, so handelt es sich um ein Privatauto, auch wenn die Kosten ganz oder teilweise vom Arbeitgeber getragen werden.
Vertragliche Regelung
Eine ganze Reihe von Fragen sind zu klären bei der Überlassung von einem Firmenauto:
- Welche Versicherungen werden abgeschlossen?
- Steht das Firmenauto auch für Privatfahrten zur Verfügung? Wer darf das Firmenauto nutzen?
- Wer ist für die regelmässige Wartung verantwortlich?
- Wer übernimmt welche Kosten?
- Was gilt betreffend Haftung?
- Kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Firmenauto auch in der Kündigungsfrist, während einer Freistellung oder bei längerer Arbeitsunfähigkeit nutzen?
Möglichkeiten Privatnutzung
In der Regel stellen die Firmen aus personalpolitischen Überlegungen das Firmenauto auch für Privatfahrten zur Verfügung. Dabei sind verschiedene Modelle möglich:
- Die berechtigten Mitarbeitenden dürfen das Firmenauto lediglich für den Arbeitsweg nutzen.
- Die berechtigten Mitarbeitenden führen während den Privatfahrten ein Bordbuch und haben die privat gefahrenen Kilometer zu entschädigen.
- Die berechtigten Mitarbeitenden entschädigen die Privatnutzung pauschal, in der Regel zu einem nicht kostendeckenden Anteil.
- Den berechtigten Mitarbeitenden steht das Firmenauto auch privat zur Verfügung, wobei keine oder lediglich geringe Kosten wie beispielsweise die Benzinkosten für längere Urlaubsfahrten übernommen werden müssen.
Die vergünstigte oder unentgeldliche Nutzung stellt – trotz dem Privatanteil – eine steuerliche Begünstigung dar und macht deshalb für die Mitarbeitenden das Unternehmen attraktiv.
Dabei stellt sich die Frage, wer im Unternehmen berechtigt sein soll für ein Firmenauto mit vergünstigter oder unentgeltlicher Privatnutzung. Die meisten Firmen übernehmen zunächst die steuerrechtliche Bestimmung, dass das Firmenauto mehrheitlich für geschäftliche Belange eingesetzt werden muss. Die Regelung, wer welches Auto nutzen darf, wird dann in einer Regelung festgehalten (Car Policy).
Vertragliche Regelung
Es empfiehlt sich, die getroffene Regelung in einem Vertrag festzuhalten.
Lohnabrechnung
In der Lohnabrechnung ist der Privatanteil von Geschäftsfahrzeugen als AHV-pflichtiger Lohnbestandteil aufzuführen.
Da die AHV als Leitversicherung für die andern Sozialversicherungen dient, ist der Privatanteil in der Folge auch bei den übrigen Sozialversicherungen als pflichtiger Lohnbestandteil zu behandeln. Namentlich betrifft dies AHV/IV/EO die Arbeitslosenversicherung, die Unfallversicherung und eine eventuelle Krankentaggeldversicherung. Bei der beruflichen Vorsorge ist das Reglement entscheidend, hier ist das Vorgehen mit der Pensionskasse oder dem Versicherer abzuklären.
Praxis-Tipp
Die AHV-rechtliche Behandlung ist heute praktisch identisch mit der steuerlichen Behandlung. Wir empfehlen deshalb, Entscheide der Steuerbehörden betreffend Privatanteil auch bei der Lohnabrechnung entsprechend zu berücksichtigen.
Der Privatanteil wird in der Lohnabrechnung wie folgt berücksichtigt:
| Monatslohn | CHF | 8300.00 | ||
| Privatanteil Firmenauto | CHF | 378.00 | ||
| Korrektur Privatanteil | CHF | – 378.00 | ||
| Bruttolohn | CHF | 8300.00 | ||
| AHV | 8678.00 | 5,30 % | CHF | 459.95 |
| ALV | 8678.00 | 1,10 % | CHF | 95.45 |
| etc. |
Lohnausweis
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeug betragsmässig im Lohnausweis zu berücksichtigen und dem Bruttolohn zuzuschlagen. Dies kann auf folgende Arten geschehen:
1. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten und hat der Arbeitnehmer lediglich die Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,9 % des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.– pro Monat.
Unter Kaufpreis ist nicht der Katalogpreis zu verstehen, sondern der tatsächlich bezahlte Preis. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeuges (exkl. Mehrwertsteuer).
Praxis-Beispiel
Bezugspreis des Fahrzeuges: CHF 42 000.00 (exkl. MWSt)
Privatanteil pro Monat 0,9 % (mind. CHF 150.–): CHF 378.00
Dieser Privatanteil ist in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben.
Im Lohnausweis wird der Betrag in der Rubrik 2.2 eingetragen:
2.2 Privatanteil Geschäftswagen: CHF 4 536.00
| Arbeitsweg: Zusätzlich ist das Feld "Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort" (Buchstabe F) anzukreuzen. |
2. Übernimmt der Arbeitgeber praktisch sämtliche Kosten des Geschäftsfahrzeuges, so kann der zu deklarierende Betrag auch aufgrund der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer berechnet werden. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeitende täglich ein vollständiges und lückenloses Bordbuch führt. Die Anzahl der mit dem Geschäftsfahrzeug privat gefahrenen Kilometer (inklusive Arbeitsweg) wird mit dem Kilometersatz von CHF 0.70 multipliziert. Im Fall der effektiven Ermittlung entfällt das Kreuz in Feld «F» auf dem Lohnausweis.
Praxis-Beispiel
Privat gefahrene Kilometer inkl. Arbeitsweg im Vorjahr gemäss Bordbuch: 8940 km
Privatanteil pro Monat: 8940 × CHF 0.70 / 12 = CHF 521.50
Dieser Privatanteil ist wie oben in der Lohnabrechnung als AHV-pflichtige Naturalleistung zu berücksichtigen sowie auf dem Lohnausweis anzugeben. Er wird spätestens jährlich aufgrund der im laufenden Jahr tatsächlich privat gefahrenen Kilometer korrigiert:
Provisorischer Privatanteil: 8 940 × CHF 0.70 = CHF 6 258.00
Tatsächlicher Privatanteil: 10 245 × CHF 0.70 = CHF 7 171.50
Differenz (zusätzlich im Dezember aufgerechnet) = CHF 913.50
Bezahlt der Mitarbeitende beträchtliche Kosten selbst (z.B. laufende Unterhaltskosten), so wird der Lohnanteil im Veranlagungsverfahren abgeklärt.
Praxis-Beispiel
Ein Verkaufsmitarbeiter kann das Firmenauto auch privat nutzen. Für die Privatnutzung bezahlt er monatlich CHF 200.–, welche ihm direkt vom Lohn abgezogen werden. Der für die AHV und den Lohnausweis relevante Privatanteil berechnet sich wie folgt:
Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt): CHF 56 875.00
Privatanteil pro Monat 0,9 % (mind. CHF 150.–): CHF 511.85
Anteil bezahlte Privatnutzung: CHF 200.00
Verrechneter Privatanteil pro Monat: CHF 311.85
| Arbeitsweg: Das Feld "Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort" (Buchstabe F) ist anzukreuzen, sofern der Arbeitnehmer für den Arbeitsweg nicht mindestens 70 Rappen oder mindestens die Selbstkosten pro Kilometer bezahlen muss. |
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Firmenauto an Grenzgänger
Betreffend der Verwendung von Schweizer Geschäftsfahrzeugen durch Grenzgänger gilt seit 2015 eine einheitliche Regelung. Betroffen davon sind alle Grenzgänger mit einem in der Schweiz zugelassenen Firmenauto.
Arbeitnehmer mit Wohnsitz in der EU dürfen im Zollgebiet der EU ein in der Schweiz immatrikuliertes Firmenauto nicht für private Fahrten nutzen. Zulässig ist lediglich die Nutzung für
- geschäftliche Fahrten zur Erfüllung der Arbeitsvertrag vorgesehenen Aufgaben, wie z.B. Kundenbesuche in der EU. den Arbeitsweg zwischen dem Wohnort in der EU
- und dem Arbeitsplatz in der Schweiz
Die Verwendung eines in der Schweiz zugelassenen Geschäftsautos für Privatfahrten in der EU setzt die Zahlung der Importabgaben im betreffenden EU-Land voraus. Eine Immatrikulation des Fahrzeuges in der EU ist dazu – im Gegensatz zur Schweiz – nicht erforderlich. Die Importabgaben umfassen die Zollabgabe von 10 % auf dem gegenwärtigen Fahrzeugwert sowie die Einfuhrumsatzsteuer von rund 20 % (je nach Land 19 % bis 22 %). In diesem Fall darf das in der Schweiz immatrikulierte Fahrzeug auch für Privatfahrten in der EU genutzt werden. Eine Rückforderung der bezahlten Einfuhrumsatzsteuer ist bei einer allfälligen umsatzsteuerlichen Registrierung des Schweizer Arbeitgebers mindestens in Deutschland möglich, sofern der Schweizer Arbeitgeber als Importeur genannt ist. Zollabgaben werden jedoch nicht zurückerstattet.
Bei der Verwendung für Privatfahrten in der EU ohne bezahlte Importabgaben können die Behörden die Importabgaben nachfordern, eine Busse verfügen sowie das Fahrzeug beschlagnahmen, was schon verschiedentlich vorgekommen ist.
Der Arbeitgeber in der Schweiz hat folgende Optionen, um solche Schwierigkeiten zu vermeiden:
- Bezahlung der Importabgaben durch den Arbeitgeber und Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten (Bezahlung an den Arbeitgeber als Importeur des Fahrzeugs). Dies stellt für den Arbeitnehmer eine Verschlechterung der Anstellungsbedingungen dar und setzt das Einverständnis des Arbeitsnehmers, die vertragliche Regelung der Kostenbeteiligung (z.B. Austritt aus der Firma oder Ersatzbeschaffung) und meist die Anpassung des Arbeitsvertrages voraus.
- Einschränkung der Nutzung des Geschäftsfahrzeugs auf den Arbeitsweg und die geschäftlichen Fahrten. Dazu ist eine Änderung des Arbeitsvertrags und evtl. des Nutzungsreglements der Geschäftsfahrzeuge notwendig, was das Einverständnis des Arbeitnehmers resp. eine Änderungskündigung erfordert. Während der Zeit der Kündigungsfrist ist eventuell eine Entschädigung des Arbeitnehmers für den wegfallenden geldwerten Vorteil zu leisten. Für den Arbeitnehmer stellt auch diese Option eine deutliche Verschlechterung der Anstellungsbedingungen dar, indem er für Privatfahrten ein zusätzliches Fahrzeug benötigt. Als Kompensation kann sich der Arbeitgeber beispielsweise an den Leasingkosten des Privatautos beteiligen (wie der Privatanteil Firmenauto ebenfalls ein AHV- und steuerpflichtiger Lohnbestandteil).
Im letzteren Fall ist im Arbeitsvertrag, im integrierten Nutzungsreglement der Geschäftsfahrzeuge oder im integrierten Anhang die Nutzung des Geschäftsautos für Privatfahrten durch den Arbeitnehmer sowie durch Drittpersonen (Angehörige, Verwandte, Bekannte) explizit auszuschliessen. Zugleich ist die Haftung für allfälligen finanziellen Schaden aus der (untersagten) Privatnutzung durch den Arbeitnehmer aufzunehmen. Der Arbeitnehmer ist zu verpflichten, stets eine Kopie der Vereinbarung im Fahrzeug mitzuführen (z.B. Kopie des Arbeitsvertrags) und diese auf Verlangen den Zollbehörden vorzulegen.
Die Nutzung eines im EU-Ausland immatrikulierten und verzollten Fahrzeugs in der Schweiz ist möglich. Dabei kann es sich um ein Geschäftsfahrzeug oder um das Privatfahrzeug des Arbeitnehmers handeln, wobei bei einem Privatfahrzeug der Arbeitgeber die geschäftlichen Fahrten durch eine Kilometerentschädigung abgelten muss. Diese Option besteht allerdings nur, wenn ausschliesslich Geschäftsfahrten im Ausland anfallen. Die Schweiz lässt es zu, dass Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland für den Arbeitsweg und für Privatfahrten im Ausland verzollte und immatrikulierte Fahrzeuge nutzen. Allerdings dürfen für Geschäftsfahrten innerhalb der Schweiz nur Fahrzeuge verwendet werden, welche in der Schweiz verzollt und immatrikuliert sind. Eine Doppelimmatrikulation ist aus Schweizer Sicht möglich, in den verschiedenen EU-Ländern jedoch abzuklären.
Mehrwertsteuer
Auch wenn ein Geschäftsfahrzeug nicht ausschliesslich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, kann die Firma den Vorsteuerabzug auf dem Kauf resp. den Leasingraten und dem Unterhalt geltend machen. Sie hat aber für den privat genutzten Anteil die Mehrwertsteuer zu entrichten.
Bei Verrechnung der privat gefahrenen Kilometern sind die Einnahmen daraus zu versteuern. Auch die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort gelten dabei als Privatfahrten.
Wird das Fahrzeug dem Arbeitnehmer für private Fahrten unentgeltlich zur Verfügung gestellt, ist der «Privatanteil» für die steuerliche Verrechnung massgebend.
Pauschale Ermittlung
Die pauschale Ermittlung können grundsätzlich alle Steuerpflichtigen anwenden, welche Personenwagen vorwiegend geschäftlich, aber auch privat verwenden.
Die pauschale Ermittlung ist auf folgende Situationen beschränkt:
- Der Personenwagen wird zu höchstens 50 % für Privatfahrten verwendet. Fahrten zwischen Wohn- und Geschäftsort gelten als Privatanteil.
- Es handelt sich um einen Personenwagen, nicht jedoch um ein anderes Fahrzeug wie ein Lastwagen, ein Reisecar etc.
Auf die Art des Betriebes oder die Rechtsform kommt es nicht an. Hingegen ist für sämtliche Personenwagen dieselbe Methode anzuwenden. Es ist also nicht zulässig, den Privatanteil für einzelne Fahrzeuge pauschal und für andere effektiv zu ermitteln. Die gewählte Methode ist zudem mindestens während einem Geschäftsjahr beizubehalten.
Mit der pauschalen Ermittlung werden sowohl Eigenverbrauchs als auch Lieferungstatbestände abgedeckt. Eine diesbezügliche Differenzierung erübrigt sich demnach.
Vorsteuerabzugsrecht
Die anfallende Vorsteuer darf im Sinne von Artikel 41 Absatz 2 MWStG ungekürzt abgezogen werden, wobei der Privatanteil einmal jährlich versteuert werden muss.
Bestand beim Kauf des Fahrzeuges ein Vorsteuerabzugsrecht, gilt pro Monat 0,9 %1) des Bezugspreises (exkl. MWSt) des Fahrzeuges (mindestens aber CHF 150.–) als Privatanteil, der zum Normalsatz zu versteuern ist.
Praxis-Beispiel
Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt): CHF 37 500.00
Privatanteil inkl. MWSt (8.1 %) pro Monat 0,9 % (mind. CHF 150.–): CHF 337.50
MWSt pro Monat: 8.1 % × CHF 337.50.– / 108.10 % = CHF 25.30
Praxis-Beispiel
Bezugspreis des Fahrzeuges (exkl. MWSt): CHF 15 000.–
Privatanteil (8.1 % MWSt) pro Monat 0,9 % (mind. CHF 150.–): CHF 150.–
MWSt pro Monat: 8.1 % × CHF 150.– / 108.1 % = CHF 11.25
Diese Regelung gilt bei pauschaler Methode immer, unabhängig davon, ob beim Kauf ein Vorsteuerabzugsrecht bestand oder nicht.
Beim Leasing tritt anstelle des Bezugspreises der im Leasingvertrag festgehaltene Wert des Fahrzeuges.
Muss der Benützer (z.B. der Angestellte) für seine private Nutzung einen Kostenbeitrag leisten, der mindestens dem massgebenden Wert bei der pauschalen Ermittlung entspricht, ist die Steuer auf dem Kostenbeitrag geschuldet. Fällt der Kostenbeitrag niedriger aus, ist die Steuer mindestens auf dem Wert gemäss pauschaler Ermittlung zu entrichten.
Steuerpflichtige, welche die pauschale Ermittlung des Privatanteils an den Autokosten nicht anwenden wollen oder die Voraussetzungen nicht erfüllen, haben die Steuer bei einer Überlassung von Geschäftsfahrzeugen für private Zwecke gemäss der effektiven Ermittlung zu leisten.
Haftung bei Unfallschäden
Die Haftung von Angestellten wird in OR Art. 321a und e geregelt. Ein Arbeitnehmer muss die ihm übertragene Arbeit sorgfältig ausführen und Maschinen sachgemäss bedienen und sorgfältig behandeln. Der Arbeitnehmer ist jedoch nur für den Schaden verantwortlich, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt.
Das Autofahren gilt als schadensgeneigte Tätigkeit. Deshalb hat ein Arbeitnehmer, den bei einem Unfall mit Geschäftswagen nur ein leichtes Verschulden trifft, keinen Schadenersatz zu bezahlen.
Bei mittlerem Verschulden eines Chauffeurs wird in der Praxis eine Schadendeckung im Umfang von einem Drittel eines Monatslohnes als angemessen betrachtet.
Praxis-Beispiel
Beim Parkieren vor dem Geschäft eines Kunden touchiert ein Angestellter mit dem Geschäftswagen einen Pfosten. Zwei Türen sind leicht eingedrückt, der Schaden beträgt gegen CHF 2000.–. Da das Auto versichert ist, steht lediglich der Selbstbehalt von CHF 500.– und der Bonusverlust bei der Vollkasko zur Debatte. Wer trägt diesen Schaden?
Hier liegt nur ein leichtes Verschulden des Autofahrers vor. Deswegen trägt die Firma den Schaden.
Praxis-Beispiel
Ein Aussendienstmitarbeiter verunfallt während der Arbeit mit dem Firmenauto auf der Autobahn wegen übersetzter Geschwindigkeit schwer. Er ist glücklicherweise nur leicht verletzt und der Geschäftswagen sowie ein weiteres Auto erleiden Totalschaden. Wer bezahlt welchen Schaden?
In diesem Fall trifft den Mitarbeiter mindestens ein mittleres, je nach Geschwindigkeit und Strassenzustand sogar ein schweres Verschulden. Bei mittlerem Verschulden würde der Mitarbeiter einen Drittel des Monatslohnes bezahlen müssen. Bei schwerem Verschulden könnte der Arbeitgeber sich auf OR Art. 321 e berufen und von dem Angestellten Schadenersatz für den ganzen Schaden verlangen. Dabei sind auch die Versicherungsleistungen zu berücksichtigen.
Praxis-Beispiel
Ein Mitarbeiter verursacht auf einem privaten Ausflug einen grösseren Schaden am Firmenauto. Da er im Einverständnis mit der Firma das Auto regelmässig für Privatfahrten benutzt, bezahlt seine Privathaftpflicht den Schaden nicht. Wer bezahlt?
Die meisten Firmen regeln diesen Fall, indem sie einerseits eine Vollkaskoversicherung abschliessen und andererseits vertraglich regeln, dass der Mitarbeiter für den Selbstbehalt und weitere nicht gedeckte Kosten aufkommen.
Fehlen diese Elemente, so dürfte dennoch der Mitarbeiter vollständig für die Begleichung des Schadens verantwortlich sein, unabhängig davon, ob er fahrlässig gehandelt hat oder nicht.
Ein Problem stellt sich noch, weil die Versicherungen bei einem grösseren Schaden häufig nur den Zeitwert ersetzen. Damit muss sich wohl der Arbeitgeber zufrieden geben, auch wenn das Fahrzeug für ihn noch einen grösseren Wert hatte.
Praxis-Beispiel
Eine Firma stellt einem Mitarbeiter ein Geschäftsauto zur Verfügung. Der Mitarbeiter erleidet einen schweren Unfall mit anschliessender Invalidität. In der Folge klagt er gegen die Haftpflichtversicherung der Firma auf Schadenersatz.
Bundesgerichtsurteil
Das Bundesgericht kommt zum Schluss, dass eine Haftung nicht gegeben ist. Zu diesem Schluss war auch schon das kantonale Gericht gelangt und das Bundesgericht weist deshalb die Berufung ab.
Die Begründung: Steht das Fahrzeug dem Arbeitnehmer nicht bloss zu geschäftlichen Zwecken zur Verfügung und kann er im Wesentlichen frei über die Verwendung entscheiden, so wird er zum Halter. Dies gilt auch dann, wenn er das Auto vorwiegend für geschäftliche Fahrten einsetzt. Die Klage auf Schadenersatz gegen den Halter aus den Fahrzeugpapieren wurde deshalb abgewiesen (Bundesgerichtsurteil 4C.321/2001 vom 5. November 2002).
Fragen – Antworten
Aufpreis
Die Firma X. überlässt die Anschaffung des Geschäftsautos jeweils den Mitarbeitenden. Sie hat jedoch eine Obergrenze von CHF 45 000.– ohne MwSt gesetzt. Mitarbeiter A hat sich für ein Fahrzeug von CHF 48 000.– entschieden. Er muss die Differenz von CHF 3000.– gemäss betrieblicher Regelung dem Arbeitgeber vergüten. Was gilt nun betreffend Privatanteil?
Basis für den Privatanteil bilden die CHF 48 000.–. Er beträgt deshalb CHF 432.– pro Monat. Dieser ist in die Lohnabrechnung wie in den Lohnausweis aufzunehmen. Zusätzlich ist im Lohnausweis ein Kreuz im Feld «F» zu machen (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort).
Steuertrick
Ich bin Inhaber einer Einzelfirma. Nun hat mir mein Garagist einen Steuertrick mit Fahrzeugleasing vorgeschlagen. Konkret geht es darum, dass ich das Fahrzeug nach Ablauf des Leasingvertrags sehr günstig privat übernehmen kann, also zu einem Restwert, welcher bedeutend tiefer liegt als der effektive Wert. Funktioniert das wirklich?
Das funktioniert nur, wenn Ihnen die Steuerbehörden nicht auf die Schliche kommen. Der Trick ist bei vielen Autoverkäufern beliebt. Dabei wird das Auto – beispielsweise im Wert von CHF 80 000.– über 24 Monate – über Ihre Firma geleast. Nach Ablauf der Leasingdauer übernehmen Sie als Privatperson das Auto zum Restwert von CHF 1000.–, obwohl es noch etwa CHF 40 000.– Zeitwert hat. Sie kommen so zu CHF 39 000.– steuerfreiem Einkommen.
Doch aus der Sicht der Steuerbehörden handelt es sich klar um Steuerhinterziehung. Die Differenz von CHF 39 000.– werden zuerst der Firma als Gewinn und anschliessend Ihnen als Einkommen aufgerechnet. Darauf müssen Sie nicht nur Nach-, sondern auch Strafsteuern entrichten. Die Mehrwertsteuerbehörden verlangen ihrerseits Nachsteuer zum anwendbaren Mehrwertsteuersatz plus Strafsteuern. Und schliesslich kommt auch noch die AHV und belastet Sie mit den Sozialabgaben. Insgesamt zahlen Sie so ein Mehrfaches der vermeintlichen Steuerersparnis.
Steuerlich gesehen kann es durchaus Sinn machen, das Auto über Ihre Firma zu leasen, denn Unternehmen können (im Gegensatz zu Privaten) die Leasingraten als Aufwand vom Ertrag in Abzug bringen. Wollen Sie das Auto nach Leasing-Ablauf aber in Ihren Privatbesitz überführen, so müssen Sie es Ihrer Firma ungefähr zum Eurotax-Wert abkaufen.
(Quelle: www.kmu.admin.ch, leicht überarbeitet)
Firmenauto nur geschäftlich genutzt
Wir stellen unseren Mitarbeitenden für Kundenbesuche ein Firmenauto zur Verfügung, welches auch privat genutzt werden darf. Ein Mitarbeiter nutzt das Auto aber nur beruflich sowie für den Arbeitsweg. Haben wir dennoch einen Privatanteil in seinem Lohnausweis sowie in der Lohnabrechnung zu aufzurechnen?
Ja. Bei der effektiven Methode (Festhalten von Arbeitsweg sowie Geschäftsfahrten mittels Bordbuch) ist der Arbeitsweg (Anzahl Kilometer multipliziert mit 70 Rappen) in Ziffer 2.2 aufzurechnen. In diesem Fall ist kein Kreuz in Feld F zu setzen.
Alternativ kann die Pauschale von monatlich 0.9 % vom Fahrzeugkaufpreis in Ziffer 2.2 deklariert werden. Diese schliesst nebst dem Arbeitsweg auch die private Nutzung mit ein, weshalb ein Kreuz im Feld F zu setzen ist. Bei Servicefahrzeugen, Lieferwagen usw. kann auf das Führen eines Bordbuchs verzichtet werden, falls die private Nutzung aufgrund von am Fahrzeug angebrachten Vorrichtungen nicht möglich ist, wobei ein Kreuz im Feld F zu setzen ist.
Private Nutzung in der Kündigungsfrist I
Mitarbeiter A. hat gekündigt. Nun haben wir bereits einen Nachfolger B. eingestellt. Wir wollen deshalb das Firmenauto von A., welches auch privat genutzt werden darf, dem neuen Mitarbeiter B. zur Verfügung stellen. A. weigert sich jedoch, das Auto vorzeitig zurückzugeben und verweist auf den Vertrag, dass er das Auto auch privat nutzen darf. Kann er darauf bestehen?
Nein. Allerdings handelt es sich um einen vertraglichen Lohnbestandteil. Sofern nichts anderes für die Kündigungsfrist geregelt ist, darf er deshalb das Auto auch privat bis zum Ende der Kündigungsfrist nutzen. Erst dann hat er das Fahrzeug zurückzugeben. Kann dem Mitarbeiter jedoch aus betrieblichen Gründen kein Fahrzeug mehr zur Verfügung gestellt werden, so kann er dafür entschädigt werden. Wir empfehlen Ihnen, den Privatanteil als Entschädigungsgrundlage zu nehmen.
Private Nutzung in der Kündigungsfrist II
Mitarbeiter C. hat auf Ende Oktober gekündigt. Da er noch rund 5 Wochen Ferien zu gut hat, wird er am 25. September vorzeitig austreten. Er möchte das Geschäftsauto, welches er auch privat nutzen darf, erst am Ende der ordentlichen Kündigungsfrist zurückgeben. Müssen wir das gewähren?
Die Frage macht nicht klar, ob das Arbeitsverhältnis am 25. September endet und der Ferienanspruch ausbezahlt wird oder ob das Arbeitsverhältnis am 31. Oktober endet und der Mitarbeiter vom 26. September bis Ende Oktober Ferien bezieht.
Endet das Arbeitsverhältnis am 25. September, so ist das Firmenauto auf diesen Termin zurückzugeben. Allerdings berechnet sich die Ferienentschädigung inkl. des Privatanteils des Geschäftsautos, wie das Kantonsgericht St. Gallen mit Entscheid vom 11.01.2005 festgehalten hat.
Endet das Arbeitsverhältnis auf den 31. Oktober, kann die Rückgabe des Fahrzeuges verlangt werden, jedoch ist dann eine Entschädigung für den ausfallenden Naturallohn (Fahrzeugbenutzung) geschuldet.
Diese Auslegung ist nicht unumstritten. Teilweise wird mit Verweis auf einen Bundesgerichtsentscheid von 1977 (BGE 103 II 274) geschlossen, dass das Arbeitsverhältnis faktisch mit dem früheren «Austritt» ende und folglich kein Anspruch auf ein Geschäftsfahrzeug mehr bestehe. Der Bundesgerichtsentscheid betraf allerdings eine fristlose Entlassung. Zudem teilen wir die Meinung, dass nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses allfällige Lohnnachzahlungen ohne den Privatanteil zu berechnen seien, nicht.
Älteres Firmenauto
Wir stellen unserem Verkaufsleiter ein älteres, aber gut erhaltenes und repräsentatives Fahrzeug zur Verfügung. Dieses hatte ursprünglich CHF 80 000.– (ohne MWSt) gekostet. Das Fahrzeug ist weit gehend abgeschrieben. Der Privatanteil vom CHF 720.– und die darauf geschuldete Mehrwertsteuer scheint uns für dieses Fahrzeug unverhältnismässig hoch.
In solchen Fällen kann es für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber sinnvoll sein, das Fahrzeug dem Arbeitnehmer zu verkaufen und zukünftig die Geschäftsfahrten zu entschädigen. Voraussetzung ist, dass sämtliche Fahrzeugkosten (Betriebskosten, Unterhalt, Reparaturen, Versicherungen) dann vom Arbeitnehmer privat bezahlt werden.
