Digitale Lohnabrechnung: Vertrauliches per E-Mail senden
Pascal Leutenegger
Pascal Leutenegger ist Solution Consultant HR & Payroll bei der OBT AG
Passende Arbeitshilfen
Digitale Lohnabrechnung
Lohnabrechnungen ausdrucken, von Hand einpacken und frankieren: Das ist das allmonatliche Prozedere in vielen Personalabteilungen. Auch alle anderen vertraulichen Dokumente werden physisch verschickt. Und davon gibt es reichlich: Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen, Spesenabrechnungen, Arztzeugnisse und und und. Ein ganz schöner Papierberg, der da zusammenkommt. Zudem verwenden qualifizierte Mitarbeitende ihre Zeit für das Ausdrucken und Einpacken. Von den Portokosten ganz zu schweigen. Dabei ginge es per E-Mail einfacher, ökologisch und erst noch kostengünstig. Mit dem elektronischen Versand lassen sich rund 80 Prozent der Kosten sparen.
Doch viele Betriebe stehen dem digitalen Versand von vertraulichen Dokumenten skeptisch gegenüber. Auch was die vertrauliche Kommunikation mit Partnern wie RAVs oder Vertrauensärzten betrifft, begibt man sich beim Versand per E-Mail auf unsicheres Terrain. Zu Recht stellt sich die Frage, ob der Versand über das Internet sicher ist, denn gewöhnliche E-Mails lassen sich so einfach ausspähen wie eine Postkarte. Hundertprozentige Sicherheit gibt es im IT-Bereich zwar nie (was übrigens auch für den Briefversand gilt). Aber es gibt digitale Lösungen, die höchsten Sicherheitsstandards genügen. Zum Beispiel IncaMail der Schweizerischen Post.
Versand aus der HR-Software oder dem Mail Client
Nationale und internationale Unternehmen, Anwaltskanzleien und Behörden versenden vertrauliche Geschäftsdokumente oder die digitale Lohnabrechnung sicher und nachweisbar via IncaMail und kommunizieren vertrauensvoll mit ihren Kunden. Der Versanddienst kann mit wenig Aufwand in Outloook und alle anderen gängigen Mail Clients integriert werden. Vertrauliche E-Mails mit und ohne Anhänge lassen sich dadurch wie gewohnt in der Mail-Anwendung verfassen und mit einem Klick versenden.
Vorteile im Überblick
- Nachrichten sind verschlüsselt und dadurch vor der Einsicht durch Unbefugte geschützt
- Versand erfolgt datenschutzkonform
- Ersparnis von Zeit, Kosten, Papier und Toner
- Einfache Integration in die HR-Software oder in den Mail Client, z.B. Outlook
- Jede E-Mail-Adresse weltweit kann erreicht werden, unabhängig davon, ob der Empfänger Smartphone, Tablet, PC oder Laptop verwendet
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Auch in die bestehende Personalsoftware lässt sich IncaMail problemlos einbinden. Die meisten ERP-Systeme sehen eine entsprechende Schnittstelle vor, und zahlreiche Softwareanbieter – Abacus, Sage oder SAP, um nur einige zu nennen – haben IncaMail in ihre Anwendung integriert. Das macht das Handling einfach: Per Knopfdruck wandeln die Personal-Mitarbeitenden Dokumente in ein PDF um und versenden sie per E-Mail direkt aus der Personalsoftware.
Gütesiegel des Bundes
IncaMail gewährleistet eine hohe Sicherheit in nur drei Schritten.
Schritt 1: Die Personalabteilung übermittelt die E-Mails mit den Dokumenten über eine verschlüsselte Verbindung an die IncaMail-Plattform.
Schritt 2: IncaMail verschlüsselt die E-Mails und Anhänge und verschickt sie an die gewünschten E-Mail-Adressen. Es werden keine Daten gespeichert.
Schritt 3: Die Empfänger geben ihr Passwort ein und können das E-Mail öffnen. Das Passwort legen sie im Rahmen einer einmaligen und kostenlosen Registrierung fest. Dieses Verfahren ist patentiert. Wie gross das Vertrauen in und die Sicherheit von IncaMail sind, zeigt die Tatsache, dass die Bundesverwaltung IncaMail offi ziell als sichere Zustellplattform anerkennt.
Damit die Umstellung auf den elektronischen Versand von vertraulichen Dokumenten reibungslos verläuft, ist es ratsam, die Mitarbeitenden und allenfalls auch externe Partner darauf vorzubereiten. Zwar nutzen über 80 Prozent der Bevölkerung das Internet mehrmals pro Woche. Gerade jüngere Personen sind privat inzwischen oft papierlos unterwegs und legen ihre Dokumente stattdessen im PC oder in der Cloud ab. Unternehmen dürfen deshalb davon ausgehen, dass die Mehrheit von Mitarbeitenden und Partnern den elektronischen Versand ihrer Dokumente gut annimmt. Sicherheitsbedenken können aber durchaus vorhanden sein. Sie sollten angesprochen und durch transparente Information entkräftet werden. Die Post bietet dazu einen Handlungsleitfaden an (siehe Box). Er enthält zudem Tipps, wie Mitarbeitende in das Handling der digitalen Lohnabrechnung eingeführt werden können.
Vorteile auf allen Seiten
Der elektronische Versand von vertraulichen Dokumenten bringt nicht nur Unternehmen Vorteile, auch die Empfänger profi tieren. So haben sie beispielsweise jederzeit und weltweit Zugriff auf ihre Unterlagen. Das entspricht dem, was heute in administrativen Belangen für viele – zumindest privat – normal ist. Und dass ein Dokument verloren geht, gehört mit dem digitalen Empfang der Vergangenheit an – was wiederum die Personalabteilungen entlastet.
Weitere Informationen: www.post.ch/incamail
Tipps zur Einführung
Idealerweise haben die Mitarbeitenden zu Beginn die Wahl, ob sie die Lohnabrechnung auf Papier oder digital empfangen wollen. Zu empfehlen ist eine schriftliche oder – bei digital weniger versierten Mitarbeitenden – eine individuelle Anleitung für das Einrichten des E-Mail-Accounts sowie für die Registrierung bei IncaMail. Zusätzlich können häufig gestellte Fragen schriftlich zur Verfügung gestellt werden.
