Verwarnung: Wann und wie soll verwarnt werden?

Eine Rechtsvorschrift, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zunächst verwarnt werden muss, besteht folglich nicht. Mit andern Worten: Ein Arbeitnehmer kann nicht geltend machen, er hätte zuerst verwarnt werden müssen.

Praxis-Tipp: Dennoch empfiehlt es sich, nicht gerade «mit der Keule einzufahren», wenn etwas nicht klappt. Geeigneter ist es, die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zunächst zu verwarnen. Damit lassen sich unnötige Entlassungen oftmals verhindern.

Allerdings sind auch Fälle bekannt, in welchen sich die gewarnte Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter krankschreiben liess, sodass eine Kündigung wegen der Sperrfristen bei Krankheit vorerst nicht mehr möglich war. Allerdings verbessert sich die Situation mit dem Weglassen der Verwarnung kaum:

Wird die Kündigung sofort ausgesprochen, so verlängert sich bei später krankgeschriebenen Mitarbeitenden die Kündigungsfrist ebenfalls um die Krankheitsdauer und im Maximum um die Sperrfrist.

Verwarnung vor einer fristlosen Entlassung

Eine wichtige Ausnahme stellen einige Gründe für eine fristlose Entlassung dar. Zwar ist eine zu Unrecht ausgesprochene fristlose Entlassung gültig. Beispielsweise stellt eine Bagatelle, ein einmaliges leichtes Fehlverhalten oder ein Missgeschick keinen Grund für eine fristlose Entlassung dar. Wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus solchen Gründen fristlos entlassen, muss der Arbeitgeber während der ordentlichen Kündigungszeit den Lohn weiterzahlen.

Bei fristlosen Entlassungen verlangt die Gerichtspraxis bei einigen Grenzfällen, dass das Verhalten zunächst gerügt wird, bevor eine fristlose Entlassung zu Recht ausgesprochen werden kann. Insbesondere betrifft dies folgende Fälle:

• Trunkenheit oder Drogenkonsum am Arbeitsplatz
• «Blaumachen»
• Zuspätkommen oder verfrühtes Verlassen des Arbeitsplatzes

Praxis-Tipp: Bei Mitarbeitenden, welche wegen Alkohol, Drogen, Nicht-Erscheinen am Arbeitsplatz («Blaumachen»), Verspätungen oder verfrühtem Verlassen des Arbeitsplatzes fristlos entlassen werden sollen, empfiehlt es sich, eine schriftliche und eindeutige Verwarnung auszusprechen.

Eine Verwarnung ist auch bei einer Verweigerung der Arbeit verlangt. Hier kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter aber sofort verwarnt werden. Dabei muss die fristlose Kündigung bei fortgesetzter Verweigerung angedroht werden, bevor diese ausgesprochen wird.

Bei vielen andern Gründen für eine fristlose Entlassung wie beispielsweise Betrug bei der Arbeitszeit, Diebstahl etc. ist keine Verwarnung erforderlich.

Wann soll verwarnt werden?

Eine Verwarnung macht Sinn, wenn sie auf eine Verhaltensänderung abzielt, welche von der Mitarbeiterin oder vom Mitarbeiter auch tatsächlich beeinflusst werden kann.

Sinn macht eine Verwarnung also beispielsweise bei

• ungenügendem persönlichen Einsatz, unzureichender Sorgfalt, Unzuverlässigkeit etc.
• Fehlverhalten betreffend der Arbeitszeit wie nicht belegte Absenzen, zu lange Pausen, ständige Rauchpausen, Unpünktlichkeit etc.
• Nichteinhalten der Treuepflicht wie negative Äusserungen über den Arbeitgeber, Konkurrenzieren des Arbeitgebers, überbordende Nebenbeschäftigungen etc.
• privater Benutzung von Firmenressourcen oder der Arbeitszeit wie private Telefonate, private Internetnutzung, private Erledigungen während der Arbeitszeit
• unzureichend geführten Arbeitsbelegen oder Arbeitszeitnachweisen
• unangemessenem Verhalten gegenüber Arbeitskolleginnen und -kollegen, Vorgesetzten oder Kundschaft

Keinen Sinn macht eine Verwarnung hingegen bei

• Fehlern aufgrund fehlender Praxiserfahrung oder ungenügenden Fachkenntnissen. Hier kann eine Verwarnung kaum eine Änderung herbeiführen. Fachliche Defizite sind nur über eine ausreichende Begleitung und Schulung zu beseitigen.
• fehlenden sozialen Kompetenzen, z.B. im Umgang mit Kundinnen und Kunden. Sicher kann eine Verwarnung die Präsenz für die Kundschaft, die Höflichkeit im Umgang, das Bemühen um eine Lösung etc. beeinflussen. Schwieriger wird es jedoch bei der professionellen und erfolgreichen Kundenbetreuung, weil diese nur durch Training zu beeinflussen ist.
• fehlender Belastbarkeit, was sich im unangemessenen Umgang mit andern Personen in Stresssituationen oder andern Belastungssituationen auswirken kann.

Wie soll verwarnt werden?

Eine Verwarnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen.

Praxis-Tipp: Bei einer Verwarnung ist praktisch immer ein Gespräch und anschliessend die Übergabe der schriftlichen Verwarnung zu empfehlen. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss den Empfang – nicht jedoch das Einverständnis – durch eine Unterschrift bestätigen. Das verstärkt gleichzeitig die Wirkung der Verwarnung.

Eine Verwarnung vor einer fristlosen Kündigung, welche aus rechtlichen Gründen verlangt ist, muss mindestens folgendes beinhalten:

• das gerügte Verhalten 
• die konkrete Androhung der Konsequenz der fristlosen Entlassung im Wiederholungsfall

Ähnlich kann auch eine Verwarnung in andern Fällen gehandhabt werden. Oftmals ist auch eine Frist zu setzen, bis wann was erledigt sein muss oder wann die definitive Entscheidung betreffend weiterer Zusammenarbeit oder Kündigung erfolgen wird.