Zeiterfassungssysteme: Mehr als nur Stempeluhren
David Schneeberger
Dr. iur. David Schneeberger, ist Rechtsanwalt und verbindet erfolgreich Menschen, Recht und Technologie. Er arbeitet seit Mai 2023 als Generalsekretär an der Universität St. Gallen.
Moderne Zeiterfassungssysteme leisten weit mehr, als nur das Kommen und Gehen der Mitarbeitenden zu erfassen. Leistungs- und Kostenstellenerfassung sind heute ebenso integraler Bestandteil der Zeitwirtschaft wie das Absenzmanagement. Durch die Flexibilisierung der Arbeitszeit sind auch die Zeiterfassungssysteme flexibler geworden: «Die Flexibilität der Lösung ist ein absolutes Must-Have. Dies gilt sowohl für die Arbeitszeitmodellierung als auch für das Regelwerk und den Schnittstellenbereich», sagt Daniel Roth, Geschäftsführer des Softwareherstellers Infotech.
Waren Zeiterfassungssysteme früher branchenspezifisch aufgebaut, bieten sie dem Anwender heute deutlich mehr Gestaltungsfreiraum. Die meisten Hersteller bieten ein branchenneutrales Grundmodul an, das sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lässt. Schnittstellen zur Personaleinsatzplanung haben aufgrund der immer komplexeren Arbeitsmodelle an Bedeutung gewonnen. Ein Export der Zeitdaten in das Lohnprogramm ist insbesondere für Firmen interessant, die Mitarbeitende im Stundenlohn beschäftigen.
Webterminals ersetzen zentrale Zeiterfassungssysteme
Das Stempeln an einer zentralen Stempeluhr weicht zunehmend der individuellen Anmeldung im System. Der Trend führt hin zu Webapplikationen, wobei keine Software mehr am Arbeitsplatz installiert werden muss: «Durch den Trend hin zum Webterminal wird die softwaregestützte Zeiterfassung auch für Kleinunternehmen interessant», sagt Max Keller, Geschäftsführer des Softwareherstellers Siaxma. Selbst für einen Malerbetrieb mit einem Dutzend Angestellten kann sich die Zeiterfassung lohnen, da der Geschäftsleiter dadurch den Überblick darüber hat, wie viel Zeit die Mitarbeitenden für die einzelnen Arbeitsschritte benötigen. «Schliesslich spielen die Personalkosten heute in den meisten Betrieben eine grössere Rolle als die Materialkosten», bemerkt Keller.
Passende Produkt-Empfehlungen
Die Anforderung, Personalressourcen optimal einzusetzen, ist eines der zentralen Argumente für die Einführung eines Zeiterfassungssystems. Bei den Mitarbeitenden kommt die Entscheidung für die Zeiterfassung jedoch oftmals nicht so gut an. «Mitarbeitende sehen die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems teilweise als zusätzliche Hürde oder gar als Überwachung an. Es ist deshalb wichtig, den Mitarbeitenden klarzumachen, dass es um den optimalen Einsatz von Ressourcen und letztlich um den Unternehmenserfolg geht», erläutert Marco Hauri, Leiter Entwicklung des Softwareherstellers Bixi Systems AG.
Zeiterfassungssysteme sind für die HR-Abteilung eine Entlastung, da die Software den administrativen Aufwand reduziert, indem die Mitarbeitenden Teile der Administration selbst übernehmen: «Die Verantwortung wird immer mehr an die Mitarbeitenden delegiert», sagt Max Keller von Siaxma. Der Trend zum sogenannten Employee Self Service (ESS) führt dazu, dass die Mitarbeitenden Anträge für Urlaub und Dienstreisen, die Verwaltung der Arbeitszeitkonten und die Projektzeiterfassung immer häufiger selbständig übernehmen. Dabei können die Absenzanträge und die Korrekturbuchungen der Mitarbeitenden in einem Workflow von den Vorgesetzten oder von der HR Abteilung bewilligt werden.
Skepsis gegenüber biometrischer Technologien
In grossen Unternehmen ist die Zeiterfassung oftmals an eine Zutrittskontrolle gekoppelt. Die Badges, die in vielen Grossbetrieben eingesetzt werden und auf der Technologie der Radio Frequency Identification (RFID) basieren, haben in den letzten Jahren Konkurrenz durch biometrische Technologien erhalten. Biometrische Technologien eignen sich ausgezeichnet für die Zeiterfassung wie auch für die Zutrittskontrolle. Schliesslich kann man den Finger nicht wie den Badge zu Hause vergessen oder verlieren. Ein Vorteil für den Arbeitgeber ist, dass Mitarbeitende bei der Zeiterfassung nicht mehr schummeln können. Das Ein- oder Ausstempeln für Kollegen – das sogenannte Buddy-Punching – ist beim Einsatz von biometrischen Technologien unmöglich. Im Hochsicherheitsbereich, wo die Identifikation von Personen nicht ausreichend ist, sondern gleichzeitig auch eine Authentifikation gefordert ist, haben sich biometrische Scanner bereits etabliert.
Während sich in Italien und England die Biometrie auch in weniger sicherheitsintensiven Bereichen schon durchgesetzt hat, ist man in Deutschland, Österreich und der Schweiz noch skeptisch gegenüber der neuen Technologie: «In der Schweiz gibt es in Sachen Biometrie noch Berührungsängste», sagt Max Keller. Der Geschäftsführer von Siaxma vermutet, dass dies im vorsichtigen Umgang der Schweizer mit dem Datenschutz begründet ist. Daniel Roth von Infotech hegt eine ähnliche Vermutung: «Die Skepsis kommt vielleicht daher, dass die Speicherung eines eindeutigen Identifikationsmerkmals für manche einen Eingriff in die Privatsphäre bedeutet.»
Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung gegenüber der Biometrie ist, dass die Technologie nach wie vor relativ teuer ist: «Biometrische Erfassungsstationen sind mindestens um Faktor drei teurer als herkömmliche Lesegeräte», sagt Marco Hauri von Bixi Systems. Bei den Badges hingegen sind die Preise stark gesunken. Die Rohdatenträger kosten heute nur noch einen Fünftel dessen, was sie vor zehn Jahren gekostet haben. Gleichzeitig ist die Speicherkapazität deutlich grösser geworden – laut Hauri ein weiterer Vorteil gegenüber der Biometrie: «Ein gewichtiges Merkmal ist, dass die RFID-Technologie nicht nur als Identifikationsmittel dient, sondern auch Daten speichern und weitergeben kann.» Haupteinsatzgebiet der RFID-Technologie ist zurzeit noch die Zutrittskontrolle und die Zeiterfassung, immer häufiger werden die Badges aber auch für den bargeldlosen Einkauf in der Kantine oder für die Anmeldung am Kopierapparat verwendet.
Das Smartphone – der Badge der Zukunft?
Ähnliche Möglichkeiten bietet auch die noch relativ junge Technologie Near Field Communication (NFC), die bei Smartphones zum Einsatz kommt. Wie RFID-Badges eignen sich auch NFC-Smartphones sowohl für die Zutrittskontrolle als auch für den bargeldlosen Zahlungsverkehr – allerdings nicht nur in der Kantine, sondern auch im Alltag. Gemäss aktuellen Medienberichten könnte die Technologie demnächst bei Migros und Coop zum Einsatz kommen. «Sobald sich die NFC-Technologie im Alltagsbereich durchgesetzt hat, wird sie auch für die Zeiterfassung interessant. Ich gehe davon aus, dass wir dieses Feature in absehbarer Zeit bei den Terminals anbieten können», sagt Daniel Roth von Infotech.
Schlüssel, Badges und selbst das Portemonnaie dürften durch die NFC-Technologie in den nächsten Jahren mehr und mehr überflüssig werden. Es ist absehbar, dass das Smartphone in der nahen Zukunft zum ultimativen Alltagstool wird – man öffnet und startet damit das Auto, verschafft sich Zutritt zum Arbeitsplatz, erfasst seine Arbeitszeit, bezahlt das Mittagessen in der Kantine und die Einkäufe im Supermarkt.
