Zeiterfassung Schweiz: Die betrieblichen Regelungen
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Die Arbeitszeitregelung
Den Betrieben kommt bei der Arbeitszeitregelung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen eine grosse Freiheit zu. Will ein Unternehmen beispielsweise die Anwesenheit und somit die Erreichbarkeit am Arbeitsplatz festlegen, so kann das entweder durch eine mündliche Arbeitsanweisung oder – bei Regelungen mit grösseren Einschränkungen der persönlichen Freiheit der Mitarbeitenden – durch eine Bestimmung im Einzelarbeitsvertrag erfolgen.
Oft erlassen Unternehmen Betriebsreglemente mit Arbeitszeitbestimmungen oder ein separates Arbeitszeitreglement. Damit diese auch rechtlich verbindlich sind, werden diese als Vertragsbestandteil in den Arbeitsvertrag eingebunden und den Mitarbeitenden abgegeben resp. auf dem Intranet zur Verfügung gestellt. Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, lässt sich den Empfang des Arbeitszeitreglements quittieren.
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Elektronische Arbeitszeiterfassung – Pro und Contra
Die Bedeutung und Methode der Arbeitszeitkontrolle in einem Betrieb kann auch heute noch zu kontroversen Diskussionen führen. In vielen Betrieben bestehen Widerstände gegen eine automatische Zeiterfassung, weil es Mitarbeitende als Misstrauen verstehen, wenn sie «stempeln» müssen. Auf der andern Seite gibt es verschiedene Beispiele von Betrieben, in welchen sich gerade die Mitarbeitenden gegen die Abschaffung von Stempel und den Übergang zu Selbsteintragungen in einem Stundenblatt gewehrt haben. Hauptargumente, die in diesen Fällen meistens ins Gewicht fallen, sind:
- «Mit der elektronischen Zeiterfassung habe ich immer einen Überblick über meine geleistete Arbeitszeit und so kann mir niemand den Vorwurf machen, ich wäre zu wenig am Arbeitsplatz.»
- «Die elektronische Zeiterfassung ist viel bequemer als eine selbstgeführte Statistik. Warum soll ich meine Arbeitszeit selber aufschreiben, wenn das eine Maschine viel einfacher macht.»
- «Wir haben Gleitzeitarbeit. Da ist es notwendig, dass wir immer eine Übersicht über Gleitzeitsaldi bzw. -manki haben. Die elektronische Zeiterfassung vereinfacht diesen Anspruch.»
Neben der Haltung der Mitarbeitenden darf die im Unternehmen geltende Führungsphilosophie und Wertehaltung nicht vernachlässigt werden, welche hinter der Frage nach der Einführung eines Zeiterfassungssystems steht. Soll eine Zeitkontrolle eingeführt werden, um die Mitarbeitenden überwachen zu können? Oder soll auf jegliche Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeit verzichtet werden, weil in den Mitarbeitern in erster Linie mündige Arbeitnehmer gesehen werden, die im Betrieb eine Aufgabe erfüllen ohne Rücksicht auf vorgegebene Arbeitszeiten? Oder wird im Betrieb die Zeiterfassung als technische Unterstützung zur Umsetzung der Arbeitszeitregelung verstanden?
Flexible Arbeitszeitmodelle (GLAZ etc.) erfordern in der Regel eine elektronische Zeiterfassung, um in der Praxis zu funktionieren. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausen werden von Zeiterfassungssystemen gespeichert und können ausgewertet werden. Das Arbeitszeiterfassungssystem gibt einen Überblick über den Zeitpunkt und die Dauer von An- bzw. Abwesenheit, über Mehrarbeit (Überstunden und Überzeit) sowie – bei Schichtarbeit – über Schichtzeiten und Schichthäufigkeit. Als betriebliches System kann es schnell und ohne grossen Arbeitsaufwand zur Absenzenkontrolle und zur statistischen Auswertung der Arbeitszeitdaten eingesetzt werden.
Systemwahl für die Zeiterfassung in der Schweiz
Für die richtige Systemwahl ist es erforderlich, alle technischen, fachlichen und organisatorischen Kriterien einer Bewertung zu unterziehen: Welche Kriterien sind unabdingbar, welche sind notwendig und welche nur wünschenswert?
Vor dem Entscheid für ein Zeiterfassungssystem lohnt es sich, verschiedene Modelle zu prüfen und sie in Bezug auf die im Unternehmen gültigen Kriterien sorgfältig zu bewerten.
Nicht unterschätzt werden dürfen zudem die Kosten eines modernen Zeiterfassungssystems. Während die Anschaffungskosten noch einfach zu budgetieren sind, wird der Betreuungsaufwand eines Systems oft unterschätzt, insbesondere dann, wenn fehlende Zeiterfassungen, bezahlte Abwesenheiten etc. zentral erfasst werden.
