Einfache Arbeitszeiterfassung: Tipps für die korrekte Erfassung
Dr. iur. Gerhard Koller
Dr. Gerhard L. Koller arbeitete seit über 25 Jahren am Bezirksgericht Zürich und war seit 1990 ordentlicher Gerichtsschreiber und Ersatzrichter am Arbeitsgericht in Zürich. Ausserdem war er Herausgeber und Autor des Online Ratgebers «ArbeitsrechtsPraxis» bei der WEKA Business Media AG.
Art der Zeiterfassung
Existiert im Betrieb eine fixe Arbeits- und Pausenzeit, erübrigt sich dafür eine spezielle Zeiterfassung; dann müssen nur Abweichungen notiert werden.
Bei Gleitzeit hingegen empfiehlt sich eine einfache Arbeitszeiterfassung, die täglich erfasst wird. Das kann mit einem Gerät im Sinne der Stempeluhr erfolgen oder im EDV-System auf Vertrauensbasis. Zum Schutz beider Parteien sollte dann geregelt werden, dass die Daten monatlich dem Arbeitgeber zum Visum vorgelegt werden und dass nicht gemeldete Mehrarbeit verfällt. Nur so können grössere positive oder negative Stundensaldi vermieden werden.
Block- und Gleitzeit
Die Block- und Gleitzeiten sind im Reglement zusammenzustellen.
Vorab sollte der Tagesrahmen festgelegt werden, während dem gearbeitet werden darf (z.B. 06-20 Uhr). Weiter ist die durchschnittliche Sollzeit anzugeben (z.B. 42 Stunden pro Woche). Dann sollte auch die tägliche Regelarbeitszeit des einzelnen Angestellten erfasst werden (die für den Regelfall vorgesehene Aufteilung der wöchentlichen Sollzeit).
Für die einfache Arbeitszeiterfassung sollten auch persönliche Absenzen, welche nicht unter Art. 324a OR fallen, im Reglement geregelt sein (Vor- oder Nachholen usw.). Geregelt werden sollte auch, dass geleistete Überstunden in erster Linie im Verhältnis 1:1 zu kompensieren sind. Dasselbe gilt für die Regelung, wonach im Falle einer Freistellung noch vorhandene Überstunden- und Gleitzeitguthaben sowie Ferien als in dieser Zeit kompensiert gelten.
Beim Gleitzeitsystem sollte bei der Erfassung unterschieden werden, ob Gleitzeit eingetragen wird oder betriebsnotwendige bzw. angeordnete Überstundenarbeit. Diese werden unterschiedlich behandelt, wenn sie bis zum Austritt nicht mehr kompensiert werden können.
Überstunden-/Überzeitarbeit
Überstundenarbeit liegt vor, wenn aus betrieblichen Gründen oder auf Anordnung hin mehr Arbeit geleistet werden, muss als vertraglich vereinbart oder im Betrieb üblich ist. Die Kompensation oder Entschädigung kann (nur in die Zukunft, nicht rückwirkend) durch schriftliche Vereinbarung ganz oder teilweise wegbedungen werden (Art. 321c OR).
Überschreitet hingegen die Überstundenarbeit die Höchstarbeitszeit von 45/50 Stunden pro Woche, liegt gleichzeitig Überzeitarbeit nach Art. 12 ff. ArG. Solche darf nur aus den im Gesetz genannten Gründen geleistet werden. Das Gesetz regelt zudem, innert welcher Zeit solche Mehrarbeit zu kompensieren sind bzw. welche Entschädigung dafür auszurichten ist. Diese Bestimmungen sind zwingend und können von den Parteien nicht abgeändert werden.
Insbesondere bei Gleitzeitarbeit ist es daher wichtig, dass zwischen Gleitzeit, Überstunden- und Überzeitarbeit unterschieden wird.
Saldoübertrag
Der monatliche und jährliche Saldoübertrag muss klar geregelt werden; ebenso was mit den darüber hinaus gehenden Plus-/Minusstunden (Verfall/Lohnabzug) geschieht.
Saldo bei Austritt
Sowohl im Vertrag als auch bei einer Kündigung sind die Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass ein allfälliger Gleitzeitsaldo bis zur Beendigung ausgeglichen werden muss.
