Ferienkürzung berechnen: Korrekt Abstriche machen
Dr. Stefan Rieder, LL.M.
Dr. Stefan Rieder, LL.M., Fachanwalt SAV Arbeitsrecht arbeitet als Rechtsanwalt und Notar bei der Kanzlei Schwager Mätzler Schneider in den Bereichen Arbeits-, Sozialversicherungs-, Vertrags- und Gesellschaftsrecht.
Die wohlverdienten Ferien dienen der Erholung von der Arbeit. Wohlverdient sind Ferien jedoch nur, wenn tatsächlich gearbeitet wurde. Aus diesem Grund wächst der Ferienanspruch im Verhältnis zur geleisteten Arbeit. Je nach Höhe des jährlichen Ferienanspruchs erarbeiten sich Arbeitnehmende monatlich 1,67 Tage (4 Wochen Ferien), 2,08 Tage (5 Wochen) oder 2,5 Tage (6 Wochen) Ferien.
Der Ferienanspruch wächst grundsätzlich nicht an, wenn nicht gearbeitet wird. Der Grundsatz «ohne Arbeit keine Ferien» gilt aber nicht in jedem Fall. Falls Arbeitnehmende aus Gründen, welche die Arbeitgeberin zu vertreten hat (Arbeitgeberverzug nach Art. 324 OR), keine Arbeit leistet, wächst das Ferienguthaben dennoch an (z.B. bei einer Freistellung oder weil infolge schlechter Auftragslage keine Arbeit vorhanden ist). Ferner weicht das Gesetz in Art. 329b OR von diesem Grundsatz ab und schränkt die Ferienkürzung ein. Die gesetzliche Regelung ist nicht leicht verständlich, und die Beziehung der einzelnen Absätze zueinander ist missverständlich, weshalb die Ferienkürzung im HR-Alltag immer wieder für Kopfzerbrechen sorgt.
Bei einer von Arbeitnehmenden verschuldeten Arbeitsverhinderung darf der jährliche Ferienanspruch um einen Zwölftel gekürzt werden, sobald die Arbeitsverhinderung insgesamt einen vollen Abwesenheitsmonat beträgt (Art. 329b Abs. 1 OR). Beträgt die von Arbeitnehmenden verschuldete Arbeitsverhinderung mehr als einen Monat, ist pro vollem Abwesenheitsmonat eine Kürzung von einem Zwölftel zulässig. Beträgt sie weniger, ist eine Ferienkürzung nicht zulässig.
Trotz des Grundsatzes «ohne Arbeit keine Ferien» wächst der Ferienanspruch also in manchen Fällen und kann nur pro volle Abwesenheitsmonate gekürzt werden. So darf die Arbeitgeberin beispielsweise Arbeitnehmenden, die durch ihr eigenes Verschulden fünfeinhalb Monate an der Arbeitsleistung verhindert sind, die Ferien um fünf Zwölftel kürzen.
Dieser Ferienschutz gilt aber nur, wenn eine Arbeitsverhinderung vorliegt. Das ist zum Beispiel nicht der Fall bei unbezahltem Urlaub, rechtmässigen Streiks oder beim blossen Blaumachen. In diesen Fällen sowie bei einer unverschuldeten Arbeitsverhinderung, die nicht in der Person des Arbeitnehmers liegt (z.B. verzögerte Ferienrückkehr wegen Unwetter), ist eine Ferienkürzung bereits ab dem ersten Fehltag zulässig.
Absolute Schonfrist von einem Monat
Der vorgenannte Grundsatz, dass eine Ferienkürzung erst ab einem vollen Abwesenheitsmonat möglich ist, gilt auch bei einer unverschuldeten Arbeitsverhinderung, die in der Person des Arbeitnehmers liegt (z.B. Unfall, Krankheit oder Erfüllung gesetzlicher Pflchten). Allerdings besteht für solche Arbeitsverhinderungen für den ersten vollen Abwesenheitsmonat eine absolute Schonfrist, sodass eine Kürzung für den ersten Abwesenheitsmonat ausgeschlossen ist. Eine Ferienkürzung in Höhe von einem Zwölftel ist erst ab dem zweiten vollen Abwesenheitsmonat zulässig, und danach darf für jeden weiteren vollen Abwesenheitsmonat eine Kürzung um einen Zwölftel vorgenommen werden (Art. 329b Abs. 2 OR). Die Arbeitgeberin darf Arbeitnehmenden, die infolge Unfalls fünfeinhalb Monate zu 100 Prozent arbeitsunfähig sind, die Ferien um vier Zwölftel kürzen. Der Unterschied zur verschuldeten Arbeitsverhinderung liegt also darin, dass der erste volle Abwesenheitsmonat für die Kürzung nicht mitgerechnet wird.
Besonderer Schutz bei Schwangerschaft
Bei einer schwangerschaftsbedingten Arbeitsverhinderung ist eine absolute Schonfrist für zwei volle Abwesenheitsmonate vorgesehen, d.h., diese bleiben bei der Kürzung unberücksichtigt. Die Arbeitgeberin darf die Ferien somit erst ab dem dritten vollen Abwesenheitsmonat um einen Zwölftel kürzen, und danach ist eine Kürzung von einem Zwölftel für jeden vollen Abwesenheitsmonat zulässig (Art. 329b Abs. 3 OR).
Die einmonatige Schonfrist infolge unverschuldeter Arbeitsverhinderung (Art. 329b Abs. 2 OR) kann nicht mit der zweimonatigen Schonfrist für schwangerschaftsbedingte Arbeitsverhinderungen (Art. 329b Abs. 3 OR) kumuliert werden, weshalb lediglich die längere Schonfrist gilt. Allerdings werden in diesem Fall sämtliche Fehltage, d.h. auch die nicht schwangerschaftsbedingten Fehltage, angerechnet. Einer Arbeitnehmerin, die schwangerschaftsbedingt und aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheiten fünfeinhalb Monate nicht arbeitete, kann der Ferienanspruch um drei Zwölftel gekürzt werden.
Während des maximal 14-wöchigen Mutterschaftsurlaubs ist eine Ferienkürzung nicht zulässig, und diese 14 Wochen dürfen auch nicht an die Schonfrist angerechnet werden. Obwohl der Gesetzestext an die Mutterschaftsentschädigung gemäss EOG anknüpft, bleibt eine Ferienkürzung während des Mutterschaftsurlaubs unzulässig, auch wenn die Voraussetzung zum Bezug von Taggeldern nicht erfüllt ist.
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Ferienkürzung berechnen
Die Ferienkürzung setzt eine Arbeitsverhinderung voraus, und eine solche ist nur an Arbeitstagen möglich. Aus diesem Grund ist für den vollen Abwesenheitsmonat nicht auf den Kalendermonat, sondern auf den Arbeitsmonat abzustellen. Weil der Arbeitsmonat nicht immer gleich viele Tage hat, ist aus praktischen Gründen auf durchschnittlich 21,75 Tage als Berechnungsbasis abzustellen. Sobald die Arbeitsverhinderung 21,75 Tage beträgt, liegt ein voller Abwesenheitsmonat vor.
Die Ferienkürzung setzt nicht voraus, dass jede einzelne Arbeitsverhinderung mindestens einen vollen Abwesenheits monat beträgt. Stattdessen werden einzelne Arbeitsverhinderungen, also auch halbtägige, in einem Berechnungsjahr zusammengezählt, und eine Ferienkürzung ist zulässig, sobald unter Berücksichtigung einer allfälligen ein- oder zweimonatigen Schonfrist ein voller Abwesenheitsmonat erreicht wurde.
| Abwesenheitsdauer | Umfang der Ferienkürzung | ||
|---|---|---|---|
| Verschuldete Arbeitsverhinderung | Unverschuldete Arbeitsverhinderung | Schwangerschaftsbedingte Arbeitsverhinderung | |
| bis 1 Monat | keine | keine | keine |
| ab 1 Monat | 1/12 | keine | keine |
| ab 2 Monat | 2/12 | 1/12 | keine |
| ab 3 Monat | 3/12 | 2/12 | 1/12 |
| ab 4 Monat | 4/12 | 3/12 | 2/12 |
| ab 5 Monat | 5/12 | 4/12 | 3/12 |
Kalender- oder Dienstjahr?
Im HR-Alltag wird für das Berechnungsjahr oftmals auf das Kalenderjahr abgestellt, obwohl das Gesetz ausdrücklich auf das Dienstjahr abstellt. Dies ist nur zulässig, wenn das Kalenderjahr mittels Vertragsabrede im Arbeitsvertrag oder im Personalreglement als Berechnungsjahr vorgesehen wurde. Ohne eine solche vertragliche Bestimmung oder abweichende Regelung in einem Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag ist das Abstellen auf das Kalenderjahr falsch und führt unter Umständen dazu, dass die Arbeitgeberin die Ferien unzulässigerweise zu viel kürzt.
Praxisbeispiel:
Wenn ein Arbeitnehmer mit 20 Tagen Ferien zum Beispiel ab dem 22. September 2015 bis zum 31. Dezember 2015 infolge Krankheit arbeitsunfähig ist, dann ergibt sich eine Abweichung von einem Zwölftel, wenn das Dienstjahr am 1. Dezember wechselt. Wenn auf das Dienstjahr abgestellt wird, ist eine Ferienkürzung von einem Zwölftel, d.h. 1,66 Tagen, zulässig, weil mit dem Dienstjahrwechsel am 1. Dezember eine neue Schonfrist beginnt und deshalb während der neuen Schonfrist keine Kürzung möglich ist. Wenn auf das Kalenderjahr abgestellt wird, beträgt die Ferienkürzung zwei Zwölftel bzw. 3,33 Tage.
Neues Dienstjahr, neue Schonfrist
Die ein- oder zweimonatige Schonfrist beginnt beim Wechsel des Dienstjahres bzw., falls vertraglich oder in einem Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen, am Beginn des neuen Kalenderjahres neu. Diese beiden Schonfristen für unverschuldete Arbeitsverhinderungen, die in der Person des Arbeitnehmers liegen, und schwangerschaftsbedingte Arbeitsverhinderungen gelten absolut. Folglich kann die Schonfrist bei einem unvollständigen Dienstjahr oder Kalenderjahr nicht proportional gekürzt werden.
Beispiel für die Regelung im Personalreglement
Es empfiehlt sich, die Ferienkürzung mit einer verständlichen Regelung im Personalreglement zu erwähnen und das Kalenderjahr als Berechnungsperiode vorzusehen. Eine solche Regelung kann z.B. wie folgt lauten:
Ferienkürzung
- Werden Mitarbeitende während eines Kalenderjahres ohne Verschulden aus Gründen, die in ihrer Person liegen (z.B. wegen Krankheit, Unfall oder Erfüllung gesetzlicher Pfl ichten), um insgesamt mehr als einen Monat an der Arbeitsleistung verhindert, werden die Ferien ab dem und inklusive des zweiten Monats für jeden vollen Monat der Verhinderung um 1/12 gekürzt.
- Bei Arbeitsverhinderung infolge Schwangerschaft werden die Ferien ab dem und inklusive des dritten Monats für jeden vollen Monat der Verhinderung um 1/12 gekürzt. Bei Bezug des Mutterschaftsurlaubs erfolgt keine Ferienkürzung.
3. Bei anderen Absenzen können die Ferien ab dem und inklusive des ersten vollen Monats um 1/12 gekürzt werden.
Kürzung bei Teilarbeitsunfähigkeit
Die Kürzung des Ferienanspruchs ist auch bei teilweiser Arbeitsverhinderung zulässig. Ist ein Arbeitnehmer nur teilweise arbeitsunfähig, ist die effektive Dauer der Arbeitsverhinderung zu berücksichtigen. Dies hat zur Folge, dass es bei einer Arbeitsunfähigkeit von 50 Prozent zum Beispiel doppelt so lange dauert, bis die Schonfrist ausgereizt ist und ein voller Abwesenheitsmonat vorliegt. Sobald aber die für eine Ferienkürzung erforderliche Dauer der Arbeitsverhinderung vorliegt, kann die Kürzung ungeachtet des Grades der Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Die Kürzung von einem Zwölftel pro vollem Abwesenheitsmonat wird also nicht proportional zum Arbeitsunfähigkeitsgrad reduziert. Beispiel: Die Arbeitgeberin darf einem Arbeitnehmer, der infolge Unfalls fünfeinhalb Monate zu 50 Prozent arbeitsunfähig ist, die Ferien um einen Zwölftel kürzen.
Zulässige abweichende Bestimmungen
Die Arbeitgeberin hat die Möglichkeit, eine von der gesetzlichen Ferienkürzung abweichende Regelung im Arbeitsvertrag oder im Personalreglement zu vereinbaren. Eine anderslautende vertragliche Lösung hinsichtlich unverschuldeter Arbeitsverhinderungen (Art. 329b Abs. 2 OR) und schwangerschaftsbedingter Arbeitsverhinderungen (Art. 329b Abs. 3 OR) muss für den Arbeitnehmer aber günstiger sein, da es sich um relativ zwingende Gesetzesbestimmungen handelt. So ist es zum Beispiel möglich, statt auf das Dienstjahr auf das Kalenderjahr als Berechnungsjahr abzustellen oder längere Schonfristen vorzusehen. Die gesetzliche Regelung hinsichtlich einer verschuldeten Arbeitsverhinderung (Art. 329b Abs. 1 OR) ist dispositiver Natur und kann deshalb auch zuungunsten des Arbeitsnehmers abgeändert werden, sodass eine proportionale Kürzung ab dem ersten Fehltag vereinbart werden darf.
In einem Gesamtarbeitsvertrag sind abweichende Regelungen zulässig, sofern sie für den Arbeitnehmer mindestens gleichwertig sind. Es ist also denkbar, dass längere Schonfristen, dafür aber eine Kürzung von mehr als einem Zwölftel vereinbart werden.
Ausbleibende Kürzung ist bindend
Bei der Ferienkürzung handelt es sich um ein Recht der Arbeitgeberin, auf das sie verzichten kann. Ein Verzicht muss nicht ausdrücklich sein, sondern kann auch konkludent erfolgen. Dies ist etwa der Fall, wenn die Arbeitgeberin die nicht bezogenen Ferientage ungekürzt auf das Folgejahr überträgt und den ungekürzten Feriensaldo dem Arbeitnehmer z.B. auf der Stunden- oder Lohnabrechnung mitteilt.
