Holiday Office: Chancen und Risiken der Arbeit im Holiday Office
Elvira Chopard
Elvira Chopard ist dipl. Sozialversicherungsexpertin und hat aus dem Berufsalltag praktische Erfahrungen in allen Sozialversicherungsgebieten. Sie ist Lehrgangleiterin und doziert nebenberuflich in mehreren Sozialversicherungsbereichen und nimmt eidgenössische Prüfungen ab.
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Die Möglichkeit, für eine gewisse Zeit im Ausland den beruflichen Verpflichtungen nachzukommen, ist für Arbeitnehmende reizvoll und gewinnt darum als Benefit, den Unternehmen ihren bestehenden, aber auch zukünftigen Mitarbeitenden anbieten können, an Bedeutung.
Was ist Workation resp. Holiday Office?
Für eine vorübergehende Zeit übt der Arbeitnehmende die Arbeit im In- oder Ausland in einem Hotel, in der Wohnung von Verwandten oder in einem Ferienhaus aus.
Was ist Homeoffice?
Der Arbeitnehmende übt die Arbeit zu Hause in seinem Wohndomizil aus.
Wie kann die Firma vom Angebot einer Workation profitieren?
Durch eine erhöhte Flexibilität kann das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gesteigert werden – Stichwort «Work-Life-Balance». Diverse Reiseveranstalter haben spezielle Workation-Angebote, bei denen ein gut eingerichteter Arbeitsplatz mit einer schnellen Internetverbindung zur Verfügung gestellt wird. Ergänzt wird das Package durch verschiedene Freizeitaktivitäten.
Kundenpflege: Eine internationale Firma profitiert von Mitarbeitenden, welche kundennah vor Ort arbeiten und sich dadurch bessere Beziehungen und mehr Verständnis erarbeiten.
Arbeitsqualität: Die Mitarbeitenden fühlen sich durch das Entgegenkommen des Arbeitgebenden wertgeschätzt, sind somit motivierter und produktiver in ihrer Tätigkeit für das Unternehmen.
Wird die Workation gewährt, sollten die Konditionen in einer entsprechend zeitlich begrenzten Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Sämtliche durch das Holiday Office anfallende Zusatzkosten wie zum Beispiel für Internetverbindung oder Auslandstelefonie hat der Arbeitnehmende zu tragen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die zu konsolidierenden Themenbereiche.
Merkpunkte für das Arbeiten im Holiday Office
Sozialversicherungen: Für EU-/EFTA-Staaten ist gesetzlich eine A1-Bescheinigung, für Vertragsstaaten ein CoC (Certificate of Coverage) und für Drittstaaten, z.B. Nigeria, eine Bestätigung über die Weiterführung der Sozialversicherungen ab dem ersten Tag vorgesehen. Gemäss Absprache mit den Schweizer Behörden kann auf die Beantragung einer Entsendebescheinigung aus Gründen der Verhältnismässigkeit bei einmaligen Kurzeinsätzen verzichtet werden. Die Schweiz stellt die Entsendungsbescheinigung für Entsendungen, aber nicht für Holiday Office, bei Bedarf rückwirkend aus. Allerdings gibt es keine Garantie, dass dies im Ausland akzeptiert wird. Es ist empfehlenswert, die Meinung eines lokalen Experten im entsprechenden Land einzuholen.
Unfallversicherung: Nicht jede Unfallversicherung versichert die Arbeitnehmenden weltweit. Dies gilt es vorgängig zu klären, die Unfallversicherung allenfalls zu informieren und eine Zusatzversicherung zu prüfen.
Krankenkasse: Im EU-/EFTA-Raum greift die obligatorische Krankenversicherung gemäss KVG. Ausserhalb der EU empfehle ich den Arbeitnehmenden, eine Zusatzversicherung oder eine Reiseversicherung abzuschliessen. Sollte der Arbeitgebende über eine Reiseversicherung verfügen, ist abzuklären, ob diese allfällige Kosten übernehmen würde.
Steuern: Die jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) sind zu konsultieren. Sollte kein DBA bestehen, wird der Arbeitnehmende grundsätzlich ab dem ersten Tag im Ausland steuerpflichtig, und es besteht die Gefahr einer Doppelbesteuerung.
Betriebsstätte: Mitarbeitende in einer leitenden Tätigkeit laufen Gefahr, durch ihre Entscheidungsbefugnis, z.B. die Unterzeichnung von Verträgen oder Mitarbeitendenführung, eine Betriebsstätte im jeweiligen Aufenthaltsland zu begründen. Dies kann zu einer Steuerpflicht des Unternehmens im entsprechenden Land führen. Um dieses Risiko zu schmälern, sollten im Ausland nur administrative Tätigkeiten ausgeübt werden.
Bewilligung: Es ist darauf zu achten, dass der Arbeitnehmende über eine gültige Arbeitsbewilligung im entsprechenden Land verfügt. Gewisse Länder bieten Remote-Work-Visa an. Sollte der Arbeitnehmende Staatsbürger des entsprechenden Landes sein, ist keine zusätzliche Arbeitsbewilligung einzuholen. Sollte der Arbeitnehmende das Holiday Office über eine längere Zeitdauer ausüben, gilt es abzuklären, ob die schweizerische Arbeitsbewilligung während eines längeren Auslandsaufenthalts ihre Gültigkeit verliert.
Arbeitsrecht: Für die kurze Dauer einer Workation gilt weiterhin das schweizerische Arbeitsrecht.
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In gut begründeten Einzelfällen können Mitarbeitende, welche die Staatsangehörigkeit des jeweiligen Landes besitzen und zum Beispiel im Heimatland schwer erkrankte Familienmitglieder pflegen müssen, von der zuständigen Ausgleichskasse eine A1-Bescheinigung für ein langes Holiday Office von zwei Jahren erhalten. Somit untersteht der Mitarbeitende während der Rückkehr in sein Ursprungsland im EU-/EFTA-Raum weiterhin den schweizerischen Sozialversicherungen. Diese A1-Bescheinigung kann nicht durch das BSV verlängert werden. Bei Staaten mit einem DBA würde der Mitarbeitende ab einem Aufenthalt von 183 Tagen im vorübergehenden Aufenthaltsland steuerpflichtig. Sollte kein DBA existieren, gilt die Steuerpflicht bereits ab dem ersten Tag.
Ich empfehle, die ausschlaggebenden Kriterien mithilfe einer Checkliste und eines Antragsformulars vor der Genehmigung einer Workation abzuklären.
Checkliste persönliche Angaben:
- Staatsangehörigkeit (relevant für die Arbeitsbewilligung)
- Lebensmittelpunkt (relevant für die Sozialversicherungsunterstellung)
- Bewilligung
- Position, Kaderfunktion (relevant für die Betriebsstätten-Problematik)
- Pensum (relevant für die Sozialversicherungsunterstellung)
- weitere Beschäftigungen, Beamtenstatus, SE, AN à (relevant für die Sozialversicherungsunterstellung)
Checkliste Auslandsaufenthalt:
- Land
- Dauer
- Begründung
- Arbeitsplatz/Arbeitssicherheit (Verantwortung Arbeitnehmender)
- Zusatzversicherung zum KVG (Verantwortung Arbeitnehmender)
- Bewilligung (Verantwortung Arbeitnehmender, Haftung Arbeitgeber)
- Gewährleistung Erreichbarkeit (Verantwortung Arbeitnehmender)
Was ist im inländischen Homeoffice zu beachten?
Die rechtlichen Vorgaben bezüglich Sozialversicherungen, Bewilligungen, Arbeitsrecht etc. unterscheiden sich im inländischen Homeoffice nicht von der Arbeitsausübung am Firmensitz in der Schweiz. Trotzdem empfiehlt es sich, die unten stehenden Rahmenbedingungen für das Homeoffice schriftlich festzuhalten.
- Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag mit Angaben zu den Voraussetzungen fürs Homeoffice, Auflösung des Homeoffice etc.
- Verantwortlichkeit des Arbeitnehmenden für die Einhaltung der Arbeitssicherheit und betrieblichen Vorschriften, z.B. Datenschutz
Die Zusprache von Holiday Office im In- und Ausland sowie Homeoffice wird zunehmend an Bedeutung gewinnen. Es ist zur Akquise für Mitarbeitende mit einer EU-/EFTA-Nationalität und einer Beratungs- oder Supportfunktion im EU- und EFTA-Raum für bis zu acht Wochen pro Jahr ohne aufwendige Bürokratie durchführbar, da bei dieser Konstellation ein geringes Risiko besteht. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, die notwendigen Abklärungen durch einen internen Genehmigungsprozess frühzeitig zu treffen, damit Risiken vermieden werden können. Jeder Einzelfall ist aufgrund des Sitzes des Arbeitgebenden, der Nationalität des Mitarbeitenden und des Landes, in dem die Workation bezogen wird, individuell. In EU- und EFTA-Staaten ist das arbeitsrechtliche Risiko ziemlich klein. Bei Staaten ausserhalb der EU/EFTA empfiehlt sich eine genauere Prüfung in den einzelnen Bereichen.
