Entschädigung für Homeoffice: Wer stellt die Arbeitsgeräte und das Material?
Jeannine Dehmelt
Jeannine Dehmelt ist Anwältin im Arbeitsrechtsteam der Kanzlei VISCHER am Standort Zürich. Sie berät und vertritt nationale und internationale Klienten in allen Belangen des Arbeitsrechts.
Marc Ph. Prinz
Marc Ph. Prinz, LL.M., ist Leiter des Arbeitsrechtsteams der Kanzlei VISCHER. Er verfügt über langjährige Praxiserfahrung in allen Fragen des Arbeitsrechts. Er berät Arbeitgeber und Kader und vertritt diese in Gerichtsprozessen, insbesondere im Bereich Vergütung und Bonus.
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Einleitung
Grundsätzlich gilt der vertraglich vereinbarte Arbeitsort als der Ort, an dem die Arbeitspflicht zu erfüllen ist. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben das Recht und die Pflicht, die Arbeitsleistung am vereinbarten Arbeitsort zu beziehen respektive zu erbringen. Im gegenseitigen Einvernehmen kann der Arbeitsort verlegt werden, z.B. ins Homeoffice. Heute sehen denn auch bereits verschiedene Arbeitsverträge oder Zusätze dazu das Homeoffice als hauptsächlichen Arbeitsort vor. Diesfalls sollten Arbeitgeber jedoch vorgängig prüfen, ob durch die Verlegung des Arbeitsortes des Mitarbeitenden in das Homeoffice nicht eine Betriebsstätte begründet wird. Ein Anspruch des Mitarbeitenden, seine Arbeit (teilweise) im Homeoffice auszuüben, besteht von Gesetzes wegen jedoch nicht.
Fraglich hingegen ist, ob der Arbeitsort auch einseitig, d.h. auf Anweisung des Arbeitgebers hin ins Homeoffice verlegt werden kann. Zumindest in Zeiten des Covid-19-bedingten Lockdowns war das durch den Arbeitgeber angeordnete Homeoffice (Pflicht-Homeoffice) zulässig. Dies war mitunter aufgrund der Vorgaben des Bundesamts für Gesundheit (BAG) und aufgrund der korrekten Umsetzung der vom Bundesrat erlassenen Empfehlungen gerechtfertigt. Abgesehen von solch (vergleichbaren) Ausnahmesituationen dürfte die einseitige Anordnung von Homeoffice im Grundsatz nicht zulässig sein, es sei denn, der Arbeitgeber habe sich ein entsprechendes Recht vertraglich vorbehalten.
Entsprechend wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem freiwilligen Homeoffice, d.h. die (teilweise) Homeoffice-Tätigkeit erfolgte auf Wunsch des Mitarbeitenden, und dem angeordneten (Pflicht-)Homeoffice. Dies ist beides insbesondere entscheidend in Bezug auf die Frage der Tragung der Kosten für das Homeoffice.
Wer stellt die Arbeitsgeräte und das Material?
Gemäss Art. 327 OR stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden die Geräte und das Material zur Verfügung, die dieser zur Verrichtung seiner Arbeitspflicht benötigt. Stellt der Mitarbeitende, im Einverständnis mit dem Arbeitgeber, die Geräte oder das Material für die Ausführung der Arbeit selbst zur Verfügung, so ist er dafür angemessen zu entschädigen, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist. Im Rahmen der Entschädigungspflicht des Arbeitgebers werden nur die effektiv entstandenen Kosten für Arbeitsgeräte und Materialien vergütet, die im direkten Zusammenhang zur Arbeitsleistung stehen. Werden private Geräte genutzt, ist eine anteilsmässige Entschädigung zu entrichten.
Unter den Begriff der Arbeitsgeräte und des Materials fallen bei Büropersonal namentlich Computer, Laptop, Tastatur, Drucker, Druckerpatronen, Büromaterial, wie Papier, Notizblöcke und Ordner, ebenso wie der Arbeitstisch, Bürostuhl und ergonomische Hilfsmittel. Somit obliegt es dem Arbeitgeber, diese Arbeitsgeräte und dieses Material zu stellen oder – sofern der Mitarbeitende die Arbeitsgeräte und das Material stellt – diesen angemessen zu entschädigen. Eine anderslautende Vereinbarung kann jedoch vertraglich getroffen werden.
Diese Regelung gilt grundsätzlich auch für das Homeoffice. Um dieser Pflicht im Rahmen des freiwilligen Homeoffice nachzukommen, muss es jedoch ausreichen, wenn der Arbeitgeber am vertraglich vereinbarten Arbeitsort einen voll ausgestatteten Arbeitsort zur Verfügung stellt, auf den der Mitarbeitende während der Arbeitszeit zurückgreifen kann. Dementsprechend trifft den Arbeitgeber keine Pflicht, den freiwillig (teilweise) im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitenden an seinem Homeoffice-Arbeitsplatz mit Arbeitsgeräten und Material auszustatten oder ihn in diesem Zusammenhang zu entschädigen. Es empfiehlt sich aber dennoch, dies ausdrücklich, z.B. im Rahmen einer empfohlenen Homeoffice-Vereinbarung (vgl. auch nachstehend), festzuhalten. Anders verhält es sich bei angeordnetem Homeoffice(Pflicht-Homeoffice). Ordnet der Arbeitgeber an, dass der Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten muss, so hat der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte und das Material auch für das Homeoffice zu stellen oder den Mitarbeitenden für die Benutzung der eigenen Arbeitsgeräte und Materialien angemessen zu entschädigen (sofern vertraglich nicht anders verabredet).
Wer kommt für die Auslagen auf?
Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeitenden sämtliche durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen. Abreden, dass der Mitarbeitende die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig (Art. 327a Abs. OR).
Unter den Begriff der Auslagen, insbesondere auch im Zusammenhang mit einer (teilweisen) Homeoffice-Tätigkeit, können auch Kosten für Strom, Internetanschluss, Heizung, Miete, und Wasser fallen (vgl. nachstehend).
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Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zum Auslagenersatz?
Wie vorab dargelegt, hat der Mitarbeitende einen zwingenden Anspruch, dass der Arbeitgeber ihm alle durch die Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstandenen Auslagen ersetzt. Dies setzt voraus, dass die Auslagen tatsächlich für die Arbeit notwendig sind. Vor diesem Hintergrund und im Zusammenhang mit einer (teilweisen) Homeoffice-Tätigkeit ist entscheidend, in welchem Interesse die Arbeit im Homeoffice verrichtet wird.
Wird das Homeoffice im Interesse des Arbeitgebers genutzt, obliegt diesem grundsätzlich die Pflicht zum Auslagenersatz. Die Arbeit im Homeoffice liegt in der Regel im Interesse des Arbeitgebers, wenn dieser keinen oder keinen geeigneten Arbeitsplatz am vertraglich vereinbarten Arbeitsort zur Verfügung stellt.
Hingegen entfällt die Pflicht zum Auslagenersatz, sofern die Arbeit im Homeoffice auf Wunsch des Mitarbeitenden hin erfolgt und der Arbeitgeber weiterhin einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
Diese Regelungen gelten selbst dann, wenn vertraglich auch eine Homeoffice-Tätigkeit vorgesehen ist. Entsprechend wichtig ist es im Vertrag darzulegen, in wessen Interesse die (teilweise) Homeoffice-Tätigkeit erfolgt. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass das (teilweise) Homeoffice auf Wunsch des Mitarbeitenden hin erfolgt, obwohl der Arbeitgeber ihm einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
Was sind notwendige Auslagen?
Es stellt sich die Frage, welche Auslagen vom Arbeitgeber im Zusammenhang mit der in seinem Interesse ausgeführten Homeoffice-Tätigkeit ersetzt werden müssen. Es ist offensichtlich, dass nicht sämtliche Auslagen des Mitarbeitenden für sein zu Hause unter die Bestimmung fallen können. Muss der Mitarbeitende z.B. keine Telefongespräche führen, so sind die Telefonkosten nicht notwendig. Hingegen ist das Upgrade auf eine schnellere Internet-Verbindung, um bspw. ununterbrochene (geschäftliche) Video-Calls zu gewährleisten, als notwendige Auslage zu betrachten. Gemäss einem Bundesgerichtsentscheid aus dem Jahr 2019 ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, sich im Umfang des Gebrauchs sowohl an den Raumkosten, d.h. Miete, Strom und Heizung, als auch an den anderen Auslagen, z.B. Internet, anteilsmässig zu beteiligen.
Die Frage der Notwendigkeit einer Auslage ist somit im konkreten Einzelfall zu prüfen und kann nicht generell beantwortet werden. Allgemein gilt jedoch, dass die einzelnen notwendigen Auslagen meist nur schwierig eruiert und aufgeschlüsselt werden können. Es empfiehlt sich daher, für die anfallenden Auslagen eine Pauschale zu vereinbaren. Dies ist zulässig, sofern die entsprechende Vereinbarung schriftlich getroffen wird und die Pauschale alle notwendigen Auslagen deckt.
Beweisfragen und Verjährung für nicht entschädigte Auslagen
Wurden die notwendigen und zu ersetzenden Auslagen nicht entschädigt, kann der Mitarbeitende diese noch während fünf Jahren geltend machen (Art. 128 Abs. 3 OR). Es ist somit durchaus möglich, dass ein Mitarbeitender erst Jahre später seine Auslagen geltend macht, wobei sich daraus regelmässig Beweisschwierigkeiten ergeben werden. Der Mitarbeitende hat dabei sowohl die Notwendigkeit als auch die Höhe der Auslagen nachzuweisen. Die Spesen sind detailliert zu belegen, wobei das Bundesgericht nicht allzu strenge Anforderungen an die Belegpflicht stellt. Möglich ist auch eine Schätzung, sofern die konkrete Berechnung nur mit unvernünftig hohem Aufwand vorgenommen werden kann.
Zusätzlich könnte ein langes Zuwarten der Geltendmachung gegen Treu und Glauben verstossen, womit der Anspruch verwehrt werden könnte. In Bezug auf den Beginn der Verjährungsfrist besteht ein Lehrstreit auf den an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird. In jedem Fall beginnt die Verjährungsfrist frühestens mit der Fälligkeit des Lohnes zu laufen. Konkret heisst dies, dass die Verjährungsfrist in der Regel am Ende des jeweiligen Monats beginnt, in dem die Auslagen angefallen sind.
Homeoffice-Vereinbarung
Um allfällige Rechtsstreitigkeiten unter anderem betreffend den Ersatz der Auslagen für die (teilweise) Homeoffice-Tätigkeit zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine sogenannte Homeoffice-Vereinbarung zu treffen.
Ein zentrales Element der Vereinbarung ist die Regelung in Bezug auf die Kostentragung bzw. Stellung von Arbeitsgeräten und Material (Entschädigung für Arbeitsgeräte, Material und Auslagenersatz). Hierfür und sofern die Auslagen vom Arbeitgeber zu entschädigen sind, wird in der Praxis oftmals die Vergütung in Form eines periodischen (z.B. monatlichen) Pauschalbetrages gewählt (vgl. auch vorstehend). Damit werden insbesondere die Abrechnung und Geltendmachung erleichtert. Im Weiteren sollte die Homeoffice-Vereinbarung die folgenden Punkte adressieren: Umfang der Homeoffice-Tätigkeit (insbesondere auch bei Homeoffice in einem anderen Kanton oder Land), Dauer der Vereinbarung bzw. Möglichkeit der Arbeitgeber die Mitarbeitenden zurück ins Büro zu zitieren, Arbeitszeit und Arbeitszeitschutzbestimmungen, Bestimmungen zum Gesundheitsschutz, ebenso wie zur Geheimhaltung und dem Datenschutz und Anwendbarkeit des Schweizer Rechts.
Fazit zur Entschädigung für Homeoffice
Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterial sind grundsätzlich vom Arbeitgeber zu stellen. Stellt der Mitarbeitende diese im Einverständnis des Arbeitgebers zu Verfügung, hat der Arbeitgeber eine anteilsmässige Entschädigung zu leisten. In diesem Zusammenhang können die Parteien jedoch problemlos anderslautende Regelungen treffen.
Für die Auslagen gilt, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden sämtliche durch die Ausführung der Arbeit entstehenden notwendigen Auslagen zu ersetzen hat. Im Zusammenhang mit (teilweisem) Homeoffice ist Auslagenersatz immer dann geschuldet, wenn das Homeoffice im Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Grundsätzlich besteht damit für das freiwillige, im Interesse des Mitarbeitenden liegende Homeoffice keine Pflicht zum Auslagenersatz.
