Spesenreglemente: So vermeiden Sie Meinungsverschiedenheiten

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Art. 327 OR sieht vor, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material auszustatten hat, das dieser zur Verrichtung der Arbeit benötigt. Dies gilt jedoch nur so weit nicht etwas anderes verabredet wurde oder üblich ist. Falls der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst die Geräte und das Material für die Ausführung der Arbeit zur Verfügung stellt, ist er dafür vom Arbeitgeber angemessen zu entschädigen, wiederum sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist (Art. 327 Abs. 2 OR). Der Arbeitnehmer kann also vom Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, dass er das Arbeitsgerät und das Material zur Ausübung seiner Arbeit selbst zur Verfügung stellt, und dies sogar noch unentgeltlich. Nebst dem sich der Arbeitgeber mit einer solchen Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer nicht gerade zu einem attraktiven Arbeitgeber macht – es sei denn eine solche Regelung ist in der jeweiligen Branche üblich (z.B. der Koch, der seinen eigenen Messersatz mitbringt) –, gehen damit noch diverse Risiken einher. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise den Arbeitnehmer mit seinem eigenen Computer die Arbeit verrichten lässt, können Hardware-, aber auch Software-Probleme zu unberechenbaren Arbeitsausfällen, Datenverlusten oder Datenschutzverletzungen führen, wenn die Geräte nicht richtig gewartet und allenfalls mit nicht sicherer Software bestückt sind. Sodann muss der Arbeitgeber gemäss Art. 328 OR gleichwohl dafür besorgt sein, dass diese Geräte und Materialien zu keinen gesundheitlichen Beeinträchtigungen seiner Arbeitnehmer führen, was beispielsweise bei nicht ergonomischen vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Arbeitsplätzen ein Problem darstellen kann. Damit ist zu empfehlen, dass grundsätzlich der Arbeitgeber das Arbeitsgerät und das Arbeitsmaterial besorgt und dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Umso mehr, als es in der Regel nicht einfach ist, eine angemessene Vergütung für das vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellte Gerät und Material zu bestimmen; denn hier ist auch die Abschreibung zu berücksichtigen.

Auslagen

Unnachgiebiger ist die gesetzliche Regelung in Art. 327a OR in Bezug auf alle notwendig entstehenden Auslagen. Diese müssen zwingend vom Arbeitgeber übernommen werden, und anderslautende Vereinbarungen werden explizit als nichtig bezeichnet (Art. 327a Abs. 3 OR). Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen (Art. 327a Abs. 2 OR). Ausser dass in Absatz 1 von Art. 327a OR bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen als notwendig entstehende Kosten bezeichnet werden, lässt diese Bestimmung offen, was darunter zu verstehen ist. Praxisgemäss fallen darunter etwa die Kosten für eine Dienstreise, inklusive Reise-, Unterkunfts-, Verpflegungs- und allfälliger Visumskosten, Telefon- und Postgebühren oder auch die Kosten für ein Geschäftsessen. Verpflegungskosten sind daneben nur bei auswärtiger Arbeit geschuldet, dann aber ohne Abzug der hypothetischen Kosten, die normalerweise für die Verpflegung anfallen würden. Nicht als Auslagen gelten normalerweise die Kosten für die Kleidung, die zur Arbeit getragen werden. Es sei denn, der Arbeitnehmer muss spezielle Schutzkleidung tragen, oder der Arbeitgeber schreibt eine spezielle Dienstkleidung vor. Ausbildungskosten sind im Unterschied zu Weiterbildungskosten ebenfalls vom Arbeitgeber zu übernehmen. Bei der Ausbildung werden dem Arbeitnehmer Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt, die dieser zur Ausübung der Tätigkeit beim Arbeitgeber braucht. Weiterbildung verschafft dem Arbeitnehmer regelmässig einen generellen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt. Im Zusammenhang mit Homeofficearbeit sind auch anteilige Mietkosten, Internet- und Telefongebühren als notwendige Auslagen anzusehen, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers keinen Arbeitsplatz zur Verfügung hat.