Geschäftsautos: Ein rechtliches Problem auf vier Rädern?
Anela Lucic
Anela Lucic ist Anwältin im Arbeitsrechtsteam der Kanzlei VISCHER. Sie berät und vertritt nationale und internationale Unternehmen, öffentlich-rechtliche Arbeitgeber sowie Privatpersonen in sämtlichen Fragen des Schweizer Arbeitsrechts.
Begriff
Unter dem Begriff «Geschäftsauto» werden Fahrzeuge der Arbeitgeberin verstanden, welche dem Arbeitnehmer durch die Arbeitgeberin zur Nutzung überlassen werden. Solche Geschäftsfahrzeuge werden von der Arbeitgeberin im Rahmen eines Kaufvertrags oder eines Leasingvertrags erworben bzw. geleast, wobei bei Letzterem der Kreis der Benutzer im Leasingvertrag festgelegt wird.
Davon abzugrenzen ist die Benutzung des privaten Fahrzeugs des Arbeitnehmers für seine Arbeit, welche im Einverständnis mit der Arbeitgeberin erfolgt. Dabei sind dem Arbeitnehmer die üblichen Aufwendungen nach Massgabe des Gebrauchs zu ersetzen (Benzin, öffentliche Abgaben, Prämien für die Haftpflichtversicherung und Abnutzung).
Privatnutzung des Geschäftsautos
Grundsätzlich darf der Arbeitnehmer das Geschäftsauto nur für geschäftliche Verrichtungen verwenden. Ausnahmen bestehen, wenn die Möglichkeit der privaten Nutzung entweder ausdrücklich vereinbart wurde oder die Arbeitgeberin Kenntnis der privaten Nutzung hat und diese – im Rahmen einer stillschweigenden Einwilligung – duldet. Die private Nutzung von Geschäftsautos ist in der Praxis weit verbreitet und erfolgt in den folgenden gängigen Nutzungsmodellen:
- Nebst den geschäftlichen Verrichtungen darf der Arbeitnehmer das Geschäftsauto nur für den Arbeitsweg verwenden.
- Eine private Nutzung ist zulässig, der Arbeitnehmer muss die Arbeitgeberin aber dafür entschädigen. In der Regel erfolgt dies über eine pauschale Entschädigung (oft zu einem nicht kostendeckenden Betrag) oder für die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer – was das Führen eines Bord- bzw. Fahrtenbuchs voraussetzt.
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Der Arbeitnehmer darf das Geschäftsauto privat nutzen und muss keine oder nur geringe Kosten übernehmen, wie z. B. die Benzinkosten für längere Fahrten am Wochenende oder im Urlaub.
Lohn- und steuerrechtliche Behandlung der Privatnutzung
Die vergünstigte oder unentgeltliche Privatnutzung des Geschäftsautos hat Naturallohncharakter und ist somit ein Lohnbestandteil, welcher betragsmässig auf dem Lohnausweis aufzuführen und vom Arbeitnehmer zu versteuern ist. Man spricht auch vom «Privatanteil am Geschäftsauto». Die Anrechnung des Privatanteils kann pauschal oder effektiv gemäss dem Ausmass der tatsächlichen privaten Nutzung erfolgen.
Am 1. Januar 2022 traten die Änderungen der Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartments über den Abzug der Berufskosten unselbstständig Erwerbstätiger bei der direkten Bundessteuer (Berufskostenverordnung) in Kraft, welche die Behandlung des Privatanteils regelt. Bei der Pauschalanrechnung des Privatanteils müssen nun neu 0,9% (statt vorher 0,8%) des effektiven Kaufpreises des Geschäftsautos bzw. des im Leasingvertrag vorgesehenen Barkaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150.–, als Lohn angerechnet werden. Diese 0,9% berücksichtigen neu auch die Kosten für den Arbeitsweg. Dafür entfallen bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers im Rahmen der direkten Bundessteuer die Aufrechnung des geldwerten Vorteils für den Arbeitsweg und der pauschale Fahrtkostenabzug. Die Regelungen für die kantonalen Steuern können davon abweichen.
Nebst der Pauschalmethode ist auch eine Abrechnung der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer möglich, welche dann mit einem sogenannten Kilometeransatz multipliziert und als Fahrtkostenabzug geltend gemacht werden können. Diese Methode setzt jedoch das Führen eines detaillierten Board- bzw. Fahrtenbuchs voraus und ist somit mit einem grösseren (administrativen) Arbeitsaufwand verbunden.
Diese zwei Anrechnungsmethoden kommen nur zur Anwendung, wenn die Arbeitgeberin beinahe sämtliche Kosten für das Geschäftsauto – ausser z. B. die Benzinkosten für längere Privatfahrten am Wochenende oder im Urlaub – trägt. Sobald der Arbeitnehmer beträchtliche Kosten selbst übernimmt, ist der Privatanteil individuell im Veranlagungsverfahren abzuklären.
Das Gesagte gilt für «normale» Geschäftsfahrzeuge, d. h. in der Regel für Autos mit einem Listenpreis bis ca. CHF 100 000.–. Für teurere Fahrzeuge des Luxussegments wenden die Kantone teils höhere Pauschalen als die erwähnten 0,9% an.
Rückgabepflicht und Retentionsrecht
Wenn dem Arbeitnehmer das Recht zur Privatnutzung des Geschäftsautos eingeräumt wurde, so besteht dieses grundsätzlich im selben Rahmen bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses – also auch während der Kündigungsfrist oder einer allfälligen Freistellung. Ohne gegenteilige Abrede im Vertrag muss die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer eine Entschädigung zahlen, welche den Wert der weggefallenen Privatnutzung deckt, wenn sie das Geschäftsauto während der Freistellung zurückverlangt. Ein solcher Anspruch auf Entschädigung entsteht auch bei einer ungerechtfertigten fristlosen Kündigung des Arbeitnehmers.
Bei einer längeren Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers ist die Situation weniger klar. Fest steht, dass bei einer unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers gemäss Art. 324a Abs. 1 OR für eine beschränkte Zeit ein gesetzlicher Anspruch auf eine Lohnfortzahlung besteht. Die Lohnfortzahlung umfasst auch eine angemessene Vergütung für den Naturallohn, soweit dieser nicht weiterhin in natura gewährt werden kann. Solange also eine Lohnfortzahlungspflicht gilt, wird die Arbeitgeberin in der Regel das Geschäftsauto nicht zurückverlangen können, ohne dass dafür eine Entschädigung geschuldet ist. Wenn Versicherungsleistungen (z. B. von Krankentaggeldversicherungen) an die Stelle der Lohnfortzahlungspflicht treten, kommt es auf den Umfang bzw. die Höhe der ausbezahlten Versicherungsleistung an und darauf, ob diese den Naturallohnanteil angemessen berücksichtigt und entschädigt.
Spätestens am Ende des Arbeitsverhältnisses muss jedoch jede Vertragspartei der anderen alles herausgeben, was sie für dessen Dauer von ihr erhalten hat. Dazu gehört auch das Geschäftsauto (Art. 339a Abs. 1 und 2 OR). Bei noch offenen Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis gegen die Arbeitgeberin (z. B. offene Lohnforderungen) darf der Arbeitnehmer das Geschäftsauto allerdings so lange zurückbehalten, bis diese bezahlt oder anderweitig sichergestellt sind – unabhängig von der Höhe der Forderung (sog. Retentionsrecht gemäss Art. 339a Abs. 3 OR i. V. m. Art. 895 ZGB). Der Arbeitnehmer darf das Geschäftsauto während dieser Zeit jedoch nicht benutzen. Tut er dies trotzdem, so kann er auf Antrag der Arbeitgeberin mit Busse bestraft werden (Art. 94 Abs. 3 SVG).
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Haftung
Verursacht ein Arbeitnehmer mit dem Geschäftsauto einen Unfall, stellt sich die Frage, wer für den entstandenen Schaden aufzukommen hat.
Der Abschluss einer Haftpflichtversicherung ist obligatorisch (Art. 63 SVG). Die Haftpflichtversicherung deckt Schäden, welche Dritte durch einen solchen Unfall erleiden. Um Schäden am Geschäftsauto selbst abzudecken, kann die Arbeitgeberin eine Vollkaskoversicherung abschliessen. Der Abschluss einer solchen Versicherung ist nicht obligatorisch, aber empfehlenswert, da die Privathaftpflichtversicherung des Arbeitnehmers in der Regel nicht für Schäden am Geschäftsauto aufkommen wird. Trotz Versicherungsschutz kann die Arbeitgeberin einen Schaden erleiden, z. B. wenn die Versicherungspolice einen Selbstbehalt vorsieht oder der Versicherungsfall zu Prämienerhöhungen bzw. Bonusverlusten oder zu Forderungen der Versicherung gegenüber der Arbeitgeberin führt.
Gemäss Art. 321e OR ist der Arbeitnehmer für den Schaden verantwortlich, den er absichtlich oder fahrlässig der Arbeitgeberin zufügt. Das Ausmass der Ersatzpflicht orientiert sich dabei am Grad des Verschuldens des Arbeitnehmers: Bei leichtem Verschulden wird der Arbeitnehmer in der Regel nicht oder höchstens für einen symbolischen Betrag ersatzpflichtig, bei Absicht jedoch vollumfänglich, und dazwischen, d. h. bei mittlerem Verschulden, wird er wohl für einen Teil des Schadens aufkommen müssen. Bei Unfällen mit dem Geschäftsauto während der Freizeit kommen diese Grundsätze jedoch nicht zum Tragen. In diesen Fällen ist der Arbeitnehmer bereits bei leichtem Verschulden voll ersatzpflichtig.
Bussen des Arbeitnehmers wegen Verletzung von Strassenverkehrsregeln sind grundsätzlich vom Arbeitnehmer zu tragen.
Überwachung
Bei der Benutzung von Geschäftsautos stellt sich oft die Frage nach dem Ausmass der zulässigen Überwachung des Arbeitnehmers durch die Arbeitgeberin, denn die heutigen verfügbaren Technologien (z. B. Blackbox, Drive Recorder oder GPS-Systeme) erlauben eine beinahe permanente Überwachung eines Autos. Nebst der Ermittlung bzw. Aufzeichnung des Standorts und der zurückgelegten Strecke können damit auch andere Daten zum Fahrverhalten erfasst werden, wie z. B. der Zeitpunkt der einzelnen Fahrten, Geschwindigkeit, Beschleunigung und Bremsmanöver.
Zwar darf bzw. muss die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer und seine Arbeit zu einem gewissen Teil überwachen, z. B. um die Befolgung von Weisungen oder die Einhaltung der Arbeitszeiten zu überprüfen und Missbräuche zu verhindern. Dies hat aber innerhalb der gesetzlichen Schranken – insbesondere unter Wahrung des Persönlichkeits- und Gesundheitsschutzes des Arbeitnehmers – zu erfolgen. Art. 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3) verbietet sodann explizit die Verwendung von Überwachungs- und Kontrollsystemen zur reinen Verhaltensüberwachung des Arbeitnehmers. Eine Überwachung bzw. Kontrolle aus anderen Gründen ist jedoch unter Umständen zulässig. Die Arbeitgeberin muss ein überwiegendes Interesse geltend machen können, die Überwachung muss verhältnismässig sein, und die Datenbearbeitung hat im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz zu erfolgen. Der Einsatz von solchen Systemen ist insbesondere so zu gestalten und anzuordnen, dass die Gesundheit und die Bewegungsfreiheit der Arbeitnehmer dadurch nicht beeinträchtigt werden. So könnte im Einzelfall die Verwendung von GPS-Tracking zur Ortung des Standorts von Geschäftsautos, um eine effiziente Arbeitsplanung zu garantieren und aus arbeitsorganisatorischen Gründen, zulässig sein. Auch Sicherheitsüberlegungen können für eine Überwachung sprechen.
Eine Überwachung des Arbeitnehmers ausserhalb seiner Arbeitszeit ist jedoch auf keinen Fall zulässig. Wird dem Arbeitnehmer die private Nutzung des Geschäftsautos erlaubt, muss dieser für Privatfahrten jegliche Kontroll- und Überwachungssysteme ausschalten können.
Empfehlung
Sowohl bei der geschäftlichen wie auch der privaten Nutzung von Geschäftsautos stellen sich zahlreiche rechtliche Fragen. Es ist deshalb empfehlenswert, im Arbeitsvertrag, Anstellungsreglement oder in einer speziellen Policy die Nutzung eines Geschäftsautos zu regeln, um eine klare Situation für alle Beteiligten zu schaffen. Folgende Punkte sollten geregelt werden:
- Privatnutzung
- Kostentragung
- Rückgabepflichten bei Kündigung, Freistellung und Arbeitsunfähigkeit
- Versicherungen
- Haftung
- Wartung
- ggf. Überwachungs- und Kontrollmassnahmen
