Das Personaldossier: Häufige Fragen aus der Praxis
lic.iur. Leena Kriegers-Tejura
Leena Kriegers-Tejura ist selbstständige Rechtsanwältin und Partnerin bei Bürgi & Kriegers-Tejura Legal in Zürich. Sie ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht und Dozentin/Expertin bei Fachhochschulen, höheren Fachschulen und Erwachsenenbildungsinstituten. Auf Anfrage führt sie auch betriebsinterne Schulungen zu arbeitsrechtlichen Themen durch.
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Was ist ein eigentlich das Personaldossier?
Das Personaldossier ist eine Akte, in welcher Arbeitgebende Informationen des Mitarbeiters sammeln. Es handelt sich damit um eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes, weshalb dessen Regeln zu beachten sind. Insbesondere heisst das, dass die Daten rechtmässig beschafft werden müssen, nur zum vorgegebenen Zweck verwendet werden dürfen und die Datensammlung verhältnismässig und korrekt sein muss. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, diese Vorgaben einzuhalten.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Personaldossier zu führen?
Das Obligationenrecht sieht keine Bestimmungen vor, wonach ein Personaldossier zu führen ist. Allerdings ergibt sich dies indirekt aus diversen anderen Regeln des Obligationenrechts. Beispielsweise darf der Arbeitnehmer jederzeit ein Zwischenzeugnis und am Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis verlangen. Ohne auf Unterlagen über den Arbeitnehmer zurückgreifen zu können, dürfte es schwierig für den Arbeitgeber sein, dieser Pflicht nachzukommen.
Der Arbeitgeber hat auch diverse Melde- und Abrechnungspflichten gegenüber Sozialversicherungs- oder Steuerbehörden (Quellensteuern). Deshalb macht es Sinn, ein Dossier zu führen und diese Formulare im Personaldossier abzulegen.
In öffentlich-rechtlichen Anstellungsverhältnissen kann sich die Führung eines Personaldossiers aus den anwendbaren personalrechtlichen Bestimmungen ergeben.
In welcher Form muss das Personaldossier geführt werden?
Gesetzlich nicht vorgeschrieben wird, in welcher Form das Personaldossier geführt wird. Die Unterlagen können physisch in einer Akte aufbewahrt, oder auch elektronisch gespeichert werden. Gemäss Art. 7 des Datenschutzgesetzes müssen Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Mit anderen Worten hat der Arbeitgeber sicher zu stellen, dass Unberechtigte keinen Zugriff, weder auf das physische noch auf das elektronische, Personaldossier haben.
Nicht erlaubt sind sogenannte «Schattendossiers». D.h. der Vorgesetzte darf nicht bei sich neben dem zentralen Personaldossier, welches von der Personalabteilung geführt wird, ein zweites Dossier führen.
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