Anstellungsbedingungen: Inhalt, Einführung und Änderungen
Julia Gschwend
Julia Gschwend, Fachanwältin SAV Arbeitsrecht, ist Partnerin der Kanzlei REBER und berät Unternehmen und Private in Fragen des Arbeitsrechts.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Die Anstellungsbedingungen richten sich nach
- den gesetzlichen Bestimmungen
- inem Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag
- dem Anstellungsreglement
- dem individuellen Arbeitsvertrag
Ein Anstellungsreglement lohnt sich dann, wenn die Anstellungsbedingungen nicht ausschliesslich auf das OR oder einen Gesamtarbeitsvertrag ausgerichtet werden, sondern betriebsspezifisch sind.
Ein Anstellungsreglement hat zwei wichtige Vorteile: Die Arbeitsverträge lassen sich sehr kurz halten, indem die «Allgemeinen Bestimmungen zum Arbeitsvertrag» in den individuellen Arbeitsverträgen als integrierter Bestandteil erklärt werden. Zudem lassen sich Anpassungen der Anstellungsbedingungen viel einfacher realisieren, weil nicht alle Arbeitsverträge angepasst werden müssen.
Inhalt des Anstellungsreglementes
Viele Elemente lassen sich in einem Reglement als allgemeine Bestimmungen zum Arbeitsvertrag festhalten. Insbesondere empfiehlt es sich, folgende Punkte zu regeln:
- Allgemeines (Geltungsbereich, allgemeines Verhalten, Diskretionspflicht, Geschäftseigentum, Verbesserungen und Vorschlagswesen, Erfindungen, Treuepflicht, Nebenerwerb und Freizeitbeschäftigung, Geschenke, Änderung der persönlichen Verhältnisse, Pensionierung, Datenschutz, Beschwerderecht)
- Arbeitszeit (wöchentliche Arbeitszeit, Feiertage und arbeitsfreie Tage, Teilzeitarbeit, Überstunden)
- Gehalt, Zulagen und Ersatz von Auslagen (Festlegung des Gehalts, Auszahlung, Abzüge, Überstundenentschädigung, Verrechnung, Verzicht auf Abtretung oder Verpfändung von Forderungen, Gehaltsfortzahlung im Todesfall, Kinderzulagen, Jahresendzulage, Dienstjubiläum, Ersatz von Auslagen, Abgangsentschädigung/Freizügigkeit)
- Ferien (Ferienanspruch, Ferienkürzung infolge Absenzen, Ferienbezug, Betriebsferien, Erkrankung oder Unfall während der Ferien)
- Militärdienst, Zivilschutz (Anwendungsbereich, Gehaltsleistungen, Meldepflicht, Dispens- und Dienstverschiebungsgesuch)
- Krankheit, Unfall (Meldepflicht, Arztzeugnis, Gehaltsfortzahlung, ärztlich angeordneter Erholungsurlaub, Anrechnung der Leistungen Dritter, Krankenkasse bzw. Krankenversicherung, Obligatorium der Gehaltsausfallversicherung, obligatorische Unfallversicherung, Wirksamkeit und Dauer des UVG-Versicherungsschutzes)
- Bezahlter und unbezahlter Urlaub (bezahlter Urlaub, unbezahlter Urlaub, Kurzabsenzen, öffentliche Ämter)
- Vorsorgeeinrichtungen (Reglemente, Beiträge)
Anpassung des Anstellungsreglementes
Die Anstellungsbedingungen sind erfahrungsgemäss von Zeit zu Zeit wieder anzupassen. Beispielsweise sollen neue Regelungen für Klarheit sorgen oder aber wesentliche Gesetzesgrundlagen haben geändert.
In grösseren Betrieben hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
- Im Reglement wird ein Passus aufgenommen, welcher die Anpassung des Reglementes festhält.
- Die Anpassungen werden mit den Sozialpartnern ausgehandelt und anschliessend wird die Anpassung bekannt gemacht. Am besten eignet sich dazu ein Hinweisblatt als Beilage zur Lohnabrechnung. Dabei werden die Mitarbeitenden auch über ihre Rechte aufgeklärt.
- Die neuen gültigen Reglemente werden den Mitarbeitenden abgegeben.
- Mitarbeitende, welche mit der Anpassung nicht einverstanden sind, haben dies innert einer gesetzten Frist, beispielsweise innert einem Monat, schriftlich mitzuteilen.
- Wer nicht einverstanden ist, erhält eine Änderungskündigung. Dabei sind die Verfahrensregeln genau zu beachten. Es darf kein Druck auf die Mitarbeitenden ausgeübt werden.
Fragen und Antworten
Welche Arten von Weisungen gibt es, und an wen richten sie sich?
Es wird zwischen individuell-konkreten und generell-abstrakten Weisungen unterschieden. Erstere sind besondere Weisungen, die sich direkt an einen bestimmten Mitarbeitenden in einer konkreten Arbeitssituation richten. Generell-abstrakte Weisungen hingegen sind als allgemeine Anordnungen zu verstehen und richten sich an alle Mitarbeitenden, unabhängig davon, in welcher Arbeitssituation sie sich befinden. Deshalb sind sie häufig in allgemeinen Anstellungsbedingungen geregelt.
Gibt es Fälle, in denen Mitarbeitende die Weisungen ihrer Arbeitgeberin nicht beachten müssen?
Grundsätzlich müssen Mitarbeitende die Weisungen der Arbeitgeberin befolgen. Dies ergibt sich aus dem gesetzlich geregelten Weisungsrecht der Arbeitgeberin, welches ihr die Möglichkeit gibt, die allgemein gehaltenen Angaben der Einzelarbeitsverträge einseitig zu konkretisieren. Ausnahmen bilden Fälle, in denen Weisungen einen willkürlichen, schikanösen, unsittlichen, unsinnigen oder gar rechtswidrigen Inhalt haben. Solche Weisungen sind rechtsunwirksam und müssen folglich von den Mitarbeitenden nicht befolgt werden.
Ist es ausreichend, einen neuen Mitarbeitenden erst nach Vertragsabschluss über die allgemeinen Anstellungsbedingungen in Kenntnis zu setzen?
Nein, das ist nicht ausreichend. Allgemeine Anstellungsbedingungen sind Bestandteile des Arbeitsvertrags und müssen von den vertragsschliessenden Mitarbeitenden akzeptiert werden. Neue Mitarbeitende müssen deshalb bereits vor Vertragsabschluss die Möglichkeit haben, in zumutbarer Weise Kenntnis von diesen zu erhalten. Es ist folglich nicht ausreichend, die Mitarbeitenden über das Vorhandensein von Anstellungsbedingungen zu informieren, nachdem sie den Arbeitsvertrag bereits unterschrieben haben. Dasselbe gilt für einen blossen mündlichen Verweis auf die Anstellungsbedingungen durch die Arbeitgeberin.
Darf eine Arbeitgeberin die allgemeinen Anstellungsbedingungen ohne Zustimmung der Mitarbeitenden abändern?
Diese Möglichkeit besteht zwar, ist aber zum Schutz der Mitarbeitenden an sehr strenge Voraussetzungen gebunden. Einerseits müssen die Mitarbeitenden der einseitigen Änderungsmöglichkeit bereits zu einem früheren Zeitpunkt ausdrücklich zugestimmt haben, d.h. eine konkludente oder bloss angenommene Zustimmung genügt nicht. Andererseits dürfen die wesentlichen Elemente des Arbeitsvertrags nicht durch die Änderungen tangiert werden, zumal jene nicht einseitig abgeändert werden können. Die Änderungen dürfen sich also nicht auf Elemente wie Arbeitszeit, Lohn, Ferien oder Kündigungsfrist beziehen.
Was gilt es bei Weisungen zu beachten, die in allgemeine Anstellungsbedingungen integriert sind?
Ein Problem bei solchen Weisungen kann sein, dass die Arbeitgeberin sie nicht ohne Weiteres abändern kann. Deshalb ist es ratsam, das einseitige Abänderungsrecht der Arbeitgeberin im Hinblick auf Weisungen direkt in den allgemeinen Anstellungsbedingungen zu regeln. Mit einer entsprechenden Regelung können einzelne Weisungen schneller abgeändert werden, ohne dass gleich die ganzen allgemeinen Anstellungsbedingungen geändert werden müssten.
Merke:
– Weisungen der Arbeitgeberin in allgemeinen Anstellungsbedingungen, welche Bestandteil des Arbeitsvertrags sind, können durch die Arbeitgeberin nicht nach Belieben wieder einseitig abgeändert werden; es empfi ehlt sich, eine entsprechende Bestimmung in die allgemeinen Anstellungsbedingungen aufzunehmen und festzuhalten, dass die Bestimmungen mit Weisungscharakter durch die Arbeitgeberin einseitig angepasst werden können.
– Vorsicht bei Bestimmungen in den allgemeinen Anstellungsbedingungen, für welche ein Formvorbehalt gilt: Hier ist ein Verweis im Arbeitsvertrag angezeigt.
– Vorsicht bei Änderungskündigungen im Zusammenhang mit Reglementsänderungen; es können die Bestimmungen über die Massenentlassung (Art. 335d ff. OR) zur Anwendung kommen. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist grösser, wenn diese vorgängig transparent und offen über eine Reglementsänderung informiert werden.
