Entsendungsrichtlinien: Auslandseinsätze einheitlich regeln
Patrick Allemann
Parick Allemann, geb. 1966, begann seine Tätigkeit als Rechtsanwalt in einer Wirtschaftskanzlei. Mit der Ausbildung zum dip. Steuerexperten wechselte er in die internationale Steuerberatung. Als Director im Bereich International Executive Services - Tax bei KPMG berät der Autor heute Unternehmen und Privatpersonen im internationalen steuerlichen Kontext im Zusammenhang mit der Entsendung von Personen, der Ansiedelung von Unternehmen in der Schweiz und den steuerlichen Auswirkungen für natürliche Personen bei Umstrukturierungen.
Passende Arbeitshilfen
Unternehmen verfolgen mit Entsendungen vielfältige Ziele, sei es die weltweite Expansion des Geschäfts, die Eroberung neuer Märkte, der internationale Wissenstransfer, das Management internationaler Kooperationen oder die fachliche und persönliche Entwicklung der Führungsfähigkeiten von Mitarbeitern.
Eine Entsendung ist die vorübergehende geografische Versetzung eines Mitarbeiters in ein anderes Land, damit er dort bestimmte Aufgaben im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erledigt. Geografische Veränderungen innerhalb eines Landes werden als Arbeitsplatzwechsel bezeichnet und werden eher selten mittels Richtlinien geregelt. Die dauernde, nicht vorübergehende Verschiebung in einen anderen Staat nennt man Übersiedlung.
Bei internationalen Arbeitseinsätzen ist immer auch die familiäre Situation des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Häufig wird der Mitarbeiter auf einem internationalen Arbeitseinsatz von seiner Familie begleitet, was für diese sehr einschneidende Veränderungen bedeuten kann – sei es durch veränderte Schulsituation, Sprachbarrieren, Entfernung vom sozialen Netzwerk usw. Deshalb sind Regelungen notwendig, welche im Falle einer Entsendung für den Mitarbeiter eine Brücke zwischen Heimat- und Gastland schlagen und ihn der Unsicherheit nicht sich selbst überlassen bzw. allfällige Nachteile aufgrund der veränderten Umstände und des lokal gültigen Rechts beseitigen. Diese Regelungen werden in Entsendungsrichtlinien, gemeinhin als Policies bezeichnet, festgehalten. Hierbei werden in der Regel typische Fälle zusammengefasst und aus verschiedenen Blickwinkeln – finanziell, rechtlich, steuerlich, persönlich, familiär – betrachtet.
Spezifische, nur einen spezifischen Entsandten betreffende Fragen und Regelungen werden nicht in den Entsendungsrichtlinien geregelt, sondern in einer Entsendungsvereinbarung (Assignment Letter). Entsendungsvereinbarung und gastlandspezifische Zulagen/Zusatzleistungen (Allowances) bilden das individuelle Entsendungspaket (Assignment Package) eines Mitarbeiters. Das Entsendungspaket stellt einen persönlichen Zusatz zu den Entsendungsrichtlinien dar und geht diesen in der Regel vor.
Die meisten Unternehmen unterscheiden zwischen Policy Defined Benefits und Package Defined Benefits. Erstere sind in den Entsendungsrichtlinien geregelt und für jeden Entsandten angedacht. Letztere werden individuell ausgehandelt und berücksichtigen nebst gastlandspezifischen Umständen insbesondere auch Rang und Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen.
Unternehmensstrategie als Basis für Entsendungsrichtlinien
Ein Unternehmen muss sich darüber im Klaren sein, wie es seine Entsendungen strukturieren will d. h. wie seine diesbezügliche Strategie aussieht. Hierbei gibt es verschiedene Grundformen. Generell ist es sinnvoll, das Entsendungsmanagement dem betrieblichen Management nachzubilden, insbesondere um Kompetenzkonflikte wie auch Doppelspurigkeiten zu vermeiden.
Die Praxis unterscheidet vor allem vier Typen von Entsendungsrichtlinien, welche an betriebswirtschaftliche Organisationstypen angelehnt sind:
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Weltweite Gesamtrichtlinie der Muttergesellschaft: Diese gilt für alle Gruppengesellschaften gleichermassen. Die Schwierigkeit besteht insbesondere darin, alle Interessen zu integrieren und keine Nationalität oder Gruppe zu benachteiligen.
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Regionalrichtlinien: In Anlehnung an die betriebliche Struktur und aufgrund einer gewissen Autonomie einzelner Regionen, wie z. B. Europa/Asien-Pazifik-Raum/amerikanische Kontinente usw., können Entsendungsrichtlinien entstehen, die auf bestimmte regionale Gegebenheiten und Umstände besser Rücksicht nehmen können als weltweite Richtlinien.
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Rahmenvereinbarung der Konzernmutter: Die Muttergesellschaft gibt der Gruppe nur den Rahmen vor, in dem sich die einzelnen Länder (selten die einzelnen Gesellschaften) bewegen können.
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Lokale Entsendungsrichtlinien: Hierbei steht es den einzelnen Gruppengesellschaften frei, für ihre Entsendungen eigene Richtlinien zu erlassen. Diese Entsendungsrichtlinien sind dann jeweils sehr gut den lokalen Gegebenheiten angepasst, können aber zu Spannungen innerhalb der Gesamtheit der Entsandten führen, da die Mitarbeiter je nach ihrer Herkunft unterschiedlich behandelt werden.
Praxistipp: Aufbau und Strategie von Entsendungen sollten immer dem Geschäftsaufbau und der Geschäftsstrategie nachgebildet sein. Je grösser der geografische Anwendungsraum von Entsendungsrichtlinien ist, desto umfangreicher fallen die Anpassungen an die lokalen Verhältnisse in der persönlichen Entsendungsvereinbarung des Mitarbeiters aus.
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