Kundenevents: So machen Sie sie zu einem Erfolg
Ziele des Kundenevents
Mit Kundenevents können verschiedene Zielsetzungen verfolgt werden:
- Bekanntmachung einer neuen Geschäftsidee resp. eines neuen Unternehmens
- Kontakte zu potenziellen Kunden schaffen
- Vertiefung bestehender Kontakte zu Kunden
- Vermittlung von Insiderinformationen an Top-Kunden
- Verkaufsförderung von bestehenden und potenziellen Leistungen
- Verkauf von Leistungen des Unternehmens
- Sicherstellung einer Serviceleistung unabhängig vom Angebot («Druckerei engagiert einen externen Referenten zum Themenkreis Zukunftstrends und Konsequenzen für den Verkauf»)
- Vertiefung der zwischenmenschlichen Beziehungen zu ausgewählten Top-Kunden (Einladung an kulturelle Veranstaltungen, Weekends)
Diese Aufzählung möglicher Ziele zeigt auf, dass eine Kundenveranstaltung durch die festgelegten Zielgruppen und Ziele im Marketing- und Verkaufskonzept definiert wird, d.h., ein Event kann verschiedene Facetten haben und verlangt entsprechend nach einer differenzierten Vorbereitung und Organisation. Das Interessante an Kundenveranstaltungen ist, dass man mit relativ geringen Investitionen eine Vielzahl von Kontakten zu verschiedensten Kunden und einen wichtigen Beitrag zur Image- und Vertrauensbildung sicherstellen kann.
Welche Events machen erfolgreicher?
Kundenanlässe bringen praktisch immer einen grossen Erfolg, wenn sie sich konsequent an den Marketing- und Verkaufszielsetzungen orientieren. So ist es z.B. richtig, wenn ein Treuhänder anlässlich einer Zusammenarbeit mit einem neuen Partner zu einem Kundenapéro einlädt, aber es wäre falsch und kontraproduktiv, wenn der gleiche Unternehmer seine wichtigsten Kunden zu einem Ski-Weekend einlädt, um ihnen den neuen Partner vorzustellen.
Die nachstehende Übersicht beschreibt einige Jungunternehmer-Anlässe in verschiedenen Branchen. Die guten Marktkenntnisse haben es diesen Unternehmern erlaubt, den richtigen Anlass für die richtigen Kunden zu organisieren und entsprechende Erfolge zu erzielen. Natürlich ist nicht allein der Anlass erfolgsentscheidend, aber ein gelungener Kundenanlass hat gute Produkte und einen professionellen Verkauf noch besser gemacht. Gemeinsam für diese Kundenanlässe sind die geringen Investitionen, welche dafür getätigt werden mussten.
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Das Konzept und die Organisation von Kundenevents
Wenn in einer Teilnehmerbefragung am Schluss eines Kundenevents folgende Punkte erwähnt werden, ist das Ziel vollumfänglich erreicht:
- «Ich habe wertvolle Informationen erhalten.»
- «Ich hatte genügend Zeit für Gespräche mit anderen Teilnehmern.»
- «Ich habe neue Ansätze und Denkweisen aufgezeigt erhalten.»
- «In dieser Atmosphäre habe ich mich wohl gefühlt.»
- «Ich habe Inputs für meine tägliche Arbeit erhalten.»
- «Mir wurde bewiesen, dass meine Kundentreue geschätzt wird.»
- «Die Verpflegung war dem Anlass perfekt angepasst.»
Was hat zu solchen Erfolgen geführt? Die Basis wurde bereits im Rahmen des Marketingkonzeptes gelegt, in dem für die verschiedenen Zielgruppen die wichtigsten Massnahmenschwerpunkte festgelegt wurden (inkl. zur Verfügung stehendes Budget).
Entsprechend erfolgt die konsequente Selektion der relevanten Zielgruppen für den Event und die Definition der Zielsetzungen inkl. der Festlegung eines Rahmenbudgets.
Anschliessend werden das Motto der Tagung, Termin und Zeitpunkt festgelegt.
Dann erfolgt die Detailplanung (Termine und Zuständigkeiten), die mit Vorteil in folgende Aktivitäten unterteilt wird:
- Massnahmen vor dem Event (Vorinformation der Zielgruppen, Einladungsschreiben, Organisation der Verpflegung).
- Massnahmen während des Events (Briefings für Vorträge, mögliche Referenten).
- Massnahmen nach dem Event (Nachfassschreiben, Versand von Fotos).
Wichtig ist es ausserdem, dass bereits im Voraus die geplanten Erfolgskontrollen festgelegt werden (Anzahl Teilnehmer, Aufträge etc.)
Nun beginnt die «Knochenarbeit» der Vorbereitung nach dem Motto «Wer rechtzeitig fertig sein will, muss früh beginnen und beharrlich arbeiten», d.h., der Unternehmer macht mit Vorteil jede Woche eine kurze Zwischenbilanz zum Stand der Vorbereitungsarbeiten.
Bei einer guten Auslastung lohnt es sich unter Umständen, einem Eventspezialisten das Konzept zu unterbreiten und ihn mit gewissen Vorbereitungsarbeiten zu betreuen. Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Berater oder Event-Generalunternehmer gilt es darauf zu achten, dass dem Jungunternehmer nicht überdimensional teure Events «aufgeschwatzt» werden resp. dass das Konzept verfremdet wird und nicht mehr zu den strategischen Stossrichtungen oder zur Zielgruppe passt.
Kundenveranstaltungen sind Investitionen, die sich schliesslich über kurz oder lang finanziell auszahlen müssen.
