Geschäftsleitung: Kommunikation von VR-Beschlüssen
WEKA Redaktionsteam
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Die Geschäftsleitung als Sprachrohr der Beschlüsse vom VR
Für börsenkotierte Unternehmen ist mit der Informationspflicht im Rahmen der Ad hoc-Publizität und der Veröffentlichung der Finanzberichte ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation vorgegeben. Dabei werden jedoch fast ausschliesslich Anleger, Investoren und die Medien bedient. Der Prozess der Information gegenüber Mitarbeitenden unterscheidet sich jedoch in vielen Belangen. So sind etwa Form, Timing oder Transparenz entscheidend in der Vertrauensbildung und der Motivation der Belegschaft. Und für private Unternehmen ist diese Kommunikation ungeregelt.
Kommunikationswege zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung
Es lohnt sich also ein Blick auf die diversen Kommunikationswege zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung. An erster Stelle des Kommunikationsweges steht die Informationsbeschaffung im Verwaltungsrat (VR). Der Verwaltungsratspräsident und das Management sind in erster Linie dafür verantwortlich, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Einen speziellen Fall bilden Unternehmen, in welchen der VR-Präsident gleichzeitig die Geschäftsleitung innehat. Oft wird über zentrale Angelegenheiten erst später im Zuge der Verwaltungsratssitzung informiert. Die Informationen sollten in Form prägnanter Zusammenfassungen und klarer Anträge rechtzeitig vor der VR-Sitzung vorliegen. Darin sind alle Anträge mit Begründungen und Alternativen geschildert und bieten den Mitgliedern eine kompakte Übersicht, um sich in der Entscheidungsfindung nicht mit Stapeln von Akten herumschlagen zu müssen. Aufgrund der Informationsflut der vorliegenden Anträge können der VR-Vorsitzende sowie der CEO nicht über alle Details der zu behandelnden Traktanden informiert sein. Daher obliegt es den jeweiligen Wissensträgern, Zusatzinformationen bereit zu halten, sollten diese bei den einzelnen Geschäften benötigt werden.
Falls diese Informationsgrundlagen nicht eingehalten werden, sind die Verwaltungsratsmitglieder dazu angehalten, dieses Prinzip durchzusetzen. Sollten die Entscheidungsgrundlagen nicht eingehend dargelegt werden können, muss die Entscheidung vertagt werden. Die meisten Probleme lassen sich vermeiden, wenn die Informationen termingerecht zur Verfügung stehen und ausreichend Zeit zur Willensbildung bleibt. Sind die Entscheidungen auf der obersten Führungsstufe schliesslich gefällt, müssen diese entsprechend kommuniziert werden. Je nach Beschluss, gilt es die zu informierenden Anspruchsgruppen zu definieren. Den Rahmen bilden dabei interne (Mitarbeitende) wie externe (Medien, Politik, Öffentlichkeit) Empfänger. An dieser Stelle soll der Fokus jedoch, anschliessend an die Kommunikation im obersten Gremium, auf der innerbetrieblichen Kommunikation liegen. Als Botschafter des Unternehmens bilden die Mitarbeitenden das wichtigste Glied für eine erfolgreiche Kommunikation. Voraussetzung dafür ist jedoch eine umfassende Information formation der Mitarbeitenden und es muss sichergestellt werden, dass diese auch ernst genommen werden. So sollen sie auch in Kenntnis mit den strategischen Zielen und Absichten des Verwaltungsrates gesetzt werden. Die Art und Weise sowie der Umfang der Kommunikation zwischen VR und Mitarbeitenden sind von der Unternehmensgrösse abhängig.
Mehr direkte Kommunikationsformen in KMU
Für kleine und zentral organisierte Unternehmen sind direkte Kommunikationsformen geeignet, für dezentral organisierte und grosse Unternehmen braucht es den Einsatz anderer Mittel. Moderne Kommunikationsmittel wie Webcasts oder das Intranet bieten für grössere Unternehmen gute Plattformen, um über wichtige Neuigkeiten zu informieren. So kann zwischen Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Mitarbeitenden direkt kommuniziert werden und es besteht auch bei grossen Belegschaften für alle Mitarbeitenden Feedback-Möglichkeit. Zentral ist, dass stufengerecht informiert wird. VR und Geschäftsleitung müssen festlegen, wer in welche Entscheidungen miteinbezogen wird und den entsprechenden Zugang zu den notwendigen Informationen sicherstellen. Gerade für Grossunternehmen ist es ratsam, in die interne Kommunikation zu investieren und die verschiedenen Kanäle und Instrumente angemessen zu nutzen. Die Mitarbeiterzeitung, das Intranet oder Corporate TV eignen sich dabei um die verschiedenen Informationen über angemessene Formate und mit der entsprechenden Gewichtung zu kommunizieren.
