Generative KI: Wie generative KI den Büroalltag neu formt
Marc Beierschoder
Marc Beierschoder ist Leiter Artificial Intelligence und Data Offering beim Prüfungs- und Beratungsunternehmen Deloitte Schweiz.
Stelen Sie sich vor, Sie sind HR-Managerin oder HR-Manager in einem mittelständischen Unternehmen. Ihre neueste Mitarbeiterin, nennen wir sie Sarah, hat gerade ihre erste Woche absolviert. Sie sind beeindruckt von der Effizienz, mit der Sarah ihre Aufgaben erledigt und administrative Pendenzen abarbeitet. Was Sie jedoch nicht wissen: Sarah nutzt generative KI-Programme, um ihre Arbeit schneller zu erledigen. Sie ist Teil der 61 % der Mitarbeitenden, die laut unserer neuesten Studie bei ihrer Arbeit KI-Programme einsetzen. Die Verwendung von generativer KI ist dabei vielfältig: ChatGPT wird zum Formulieren von E-Mails, zur Agenda-Erstellung von Geschäftsmeetings oder zum Übersetzen von Texten in andere Sprachen genutzt, mit Programmen wie Dall-E werden über Texteingabe Grafiken beispielsweise für Präsentationen generiert — generative KI-Programme haben sich im Schweizer Büroalltag rasant durchgesetzt und gehören für viele Angestellte mittlerweile zum Tagesgeschäft — im Büro wie auch privat. Der höchste Anteil bei der beruflichen Nutzung entfällt laut unserer Studie auf KI-Textprogramme, gefolgt von Bildprogrammen. Es zeigt sich, dass der Grossteil der Befragten zufrieden ist mit den erzielten Resultaten, und bewertet die von KI gelieferten Ergebnisse mit sieben von zehn möglichen Punkten.
Vielfältige Nutzungsgründe
Doch warum nutzen so viele Angestellte generative KI-Programme? Viele der Befragten haben uns gegenüber angegeben, dass sie durch KI-Programme effizienter arbeiten (63%), kreativer sind (54%) oder die Qualität ihrer Arbeit steigern können (45%). Dies bringt uns zurück zu Sarah. In unserem Beispiel ist sie ein Paradebeispiel für die Chancen, die generative KI im HR-Bereich bietet. Sarah nutzt KI-Tools für die Talentakquise, wodurch sie in der Lage ist, innerhalb von Minuten die passendsten Kandidatinnen und Kandidaten aus einer Liste von Hunderten zu identifizieren. Dies spart Zeit und ermöglicht ihr, sich um andere Belange zu kümmern, die sonst auf dem Stapel «Pendenzen» liegen bleiben würden. Darüber hinaus verwendet Sarah KI für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Sie erstellt personalisierte Einarbeitungspläne basierend auf den individuellen Fähigkeiten und dem Hintergrund jedes neuen Teammitglieds. Dies stellt sicher, dass jeder Neuzugang genau die Ressourcen und Schulungen erhält, die er für einen erfolgreichen Start benötigt.
Was ist generative KI?
Im Allgemeinen beschreibt Künstliche Intelligenz (KI) alle Computersysteme, die in der Lage sind, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, wie Lernen, logisches Denken, Problemlösung und Entscheidungsfindung. Generative KI ist eine KI-Lösung, die sich mehrere Technologien zunutze macht. Sie erstellt Inhalte in verschiedenen Modalitäten (z.B. Text, Bilder, Audio, Code, Sprache, Video), für deren Erstellung früher menschliche Fähigkeiten und Fachkenntnisse erforderlich waren. Innovationen im Bereich des maschinellen Lernens und der Cloud-Technologien sowie die virale Popularität öffentlich zugänglicher Anwendungen haben die Generative KI zuletzt in den Zeitgeist katapultiert. generative KI wird von Basismodellen wie OpenAls GPT-4, NVIDIAs Megatron, Googles PaLM oder Amazons Bedrock- und Titan-Modellen angetrieben, die auf riesigen Datenmengen und Berechnungen trainiert werden, um eine breite Palette an Aufgaben zu erfüllen.
KI auf privaten Geräten für Geschäftliches genutzt
Doch Sarahs Geschichte hat auch eine Kehrseite. Sie nutzt ihre persönlichen Geräte für die Arbeit, da ihr Betrieb keine KI-Richtlinien hat. Damit ist sie nicht allein. Knapp 60% der in unserer Studie befragten Personen haben angegeben, ihre persönlichen Computer oder Handys bei der Nutzung von generativer KI für die Arbeit einzusetzen. Ein Datenschutzalbtraum für jedes Unternehmen und für die HR-Abteilung im Speziellen, da es um vertrauliche Personendaten geht.
Laut unserer Studie in vielen Betrieben wird die KI-Implementierung nicht durch das Management gesteuert und folglich mit klaren Richtlinien versehen, sondern geschieht von unten, durch die Mitarbeitenden selbst — in einem Viertel aller Fälle (26%) sogar ohne das Wissen der direkten Vorgesetzten. 61% der Befragten sagten, ihre Firma verfüge über keine Unternehmensrichtlinien für die KI-Nutzung. 24% erklärten, dass die Nutzung von KI in ihrem Betrieb — zumindest vorerst— untersagt ist. Für Unternehmen bergen diese Unsicherheiten grosse Risiken. Neben Datenschutzrisiken kommt mit der Umgehung von etablierten Betriebsprozessen ein weiteres Risiko dazu.
Die Umfrage zeigte jedoch auch, dass sich viele Angestellte der Risiken, die sich für ihren Arbeitgeber durch den Einsatz von KI ergeben, durchaus bewusst sind: Zwei Drittel haben etwa angegeben, falsche, fehlerhafte oder unvollständige Informationen als einen der Hauptnachteile von generativer KI zu sehen. Fast zwei Drittel haben Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit, und vier von zehn bemängeln die fehlende Transparenz in Bezug auf die verwendeten Quellen und Informationen bei der Nutzung von KI-Programmen.
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Auf welchen Quellen basiert der Output?
Auch für Sarah ist dies ein grosses Problem bei der Nutzung während ihrer Arbeit. Die fehlende Transparenz und viele weitere offene Fragen verunsichern sie. Sie weiss nicht, woher die von der KI ausgespuckten Informationen stammen, sie ist unsicher, ob die KI diskriminierende Algorithmen verwendet oder ob sie mit legal erworbenen Inhalten trainiert wurde. Und ob es respektvoll ist, dass die KI Bewerberdossiers aussortiert, damit sich Sarah nur noch die passendsten Kandidatinnen und Kandidaten anschauen muss.
Auf die eine oder andere Art spielen sich solche Szenen und Überlegungen aber tagtäglich in vielen Schweizer Unternehmen ab: Die generative KI am Büroarbeitsplatz ist vielerorts Realität. Dieser Umstand unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmensleitungen, Rechtsabteilungen und HR-Fachpersonen, proaktiv zu handeln. Es reicht nicht aus, einfach nur auf die technologischen Vorteile zu schauen. Es geht darum, eine Brücke zwischen der Technologie und den Menschen zu bauen.
Effizienzsteigerung als Jobkiller?
Für viele Unternehmen wird dies ein Learning-by-Doing-Prozess sein. Sie müssen zuerst rechtliche und technologische Grundlagen klären, um sicherzustellen, dass Risiken wirksam gemanagt werden. Diese sollten sowohl datenschutzrechtliche als auch ethische Aspekte berücksichtigen. Ist dies getan, ermöglicht das in einem zweiten Schritt Produktivitätssteigerungen sowie die Weiterentwicklung von Geschäftsangeboten und Dienstleistungen. Auch den Ängsten der Angestellten muss begegnet werden: Genau diese Effizienzsteigerungen und die sich ändernden Geschäftsmodelle bereiten vielen Arbeitnehmenden Sorge. Knapp die Hälfte aller Befragten gab in unserer Studie an, dass sie besorgt sind, ihren Job wegen des zunehmenden Einsatzes von KI-Programmen in den kommenden fünf Jahren zu verlieren. Oft auch, weil sie KI-Programme nicht beherrschen und für die Fort- und Weiterbildung auf diesem Gebiet hauptsächlich den Arbeitgeber in der Verantwortung sehen.
Das Potenzial von generativer KI ist enorm. Unternehmen sollen weder vor den technischen Herausforderungen zurückschrecken noch sich durch die technologischen Möglichkeiten blenden lassen. Generative Künstliche Intelligenz wird die Arbeitswelt in den kommenden Jahren grundlegend verändern. Für beide, Arbeitnehmende und Arbeitgebende, ist ein konstruktiver Umgang mit dem Thema wichtig. Die Angestellten profitieren künftig von vereinfachten Prozessen und einer gesteigerten Effizienz. Die Unternehmen stehen ihrerseits jedoch in der Verantwortung, den Bedenken hinsichtlich der Auswirkungen von KI auf die Jobsicherheit zu begegnen und ihre Mitarbeitenden zu schulen. Dadurch können neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Menschen und der KI entstehen.
Eine Investition in die KI-Kompetenz von HR-Führungskräften ist unerlässlich. Sie müssen sich mit diesen KI-Tools vertraut machen und sich darauf vorbereiten, sie mit ihrer Erfahrung in Organisationsdesign, Schulung, Belohnungen und Führung zu integrieren. Denn sie werden eine Schlüsselrolle dabei spielen, technologische Neuerungen zu implementieren und sie mit der Firmenkultur in Einklang zu bringen. Hierfür ist es notwendig, dass sie bereit sind, zu experimentieren und ein tiefergehendes Repertoire an Fähigkeiten zu entwickeln.
Über die Umfrage: Die Studie «Al in the Workplace» in der Schweiz fand im Juni und Juli 2023 statt. Befragt wurden 1002 Personen, die potenziell Generative KI nutzen könnten. Die Ergebnisse bieten eine Momentaufnahme der Verbreitung dieser Technologie unter dieser spezifischen Zielgruppe, sind jedoch nicht repräsentativ für die gesamte Schweizer Arbeitnehmerschaft.
