ChatGPT im Finanz- und Rechnungswesen: Ein Erfahrungsbericht

Leitfaden ChatGPT for Business

Konkrete Tipps, Anleitungen und Beispiele für die effiziente Nutzung von KI

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Datenschutz und Informationssicherheit in der Nutzung von ChatGPT 

Ein Hauptgrund, warum ChatGPT in Buchhaltungs- und Controlling-Abteilungen noch nicht weit verbreitet ist, liegt im Datenschutz. Viele zögern verständlicherweise, sensible Finanzdaten an OpenAI zu übermitteln, da ChatGPT mit den übergebenen Daten trainiert wird und die Weitergabe sensibler Finanzinformationen an Dritte problematisch ist. Deshalb arbeite ich stets mit anonymisierten Daten. Dennoch bietet ChatGPT bereits heute erhebliche Vorteile. Unkritische Wissensanfragen oder Fragen zu Excel-Formeln lassen sich problemlos stellen. Manchmal gebe ich ChatGPT nur die Struktur von Dateien vor, um neutrale Excel- Diagramme oder Dashboards zu erstellen, in die ich später meine Daten einfüge – ein Vorgehen, das ich als «Prototyping» bezeichne. Dies ist eine elegante Lösung, um Datenschutzbedenken zu umgehen. 

Unternehmen bemühen sich intern, eigene Modelle zu entwickeln und mit firmeneigenen Daten zu trainieren, um Lösungen zu schaffen, die ähnlich leistungsfähig wie ChatGPT sind und dennoch sicher eingesetzt werden können. Bis diese Modelle einsatzbereit sind oder eine Lösung für das Thema Datensicherheit gefunden wird, ist ein sorgfältiger und sensibler Umgang mit ChatGPT unabdingbar. 

Spannendere Aufgaben dank künstlicher Intelligenz 

Ich glaube, auch rasch die Tragweite dieser technologischen Entwicklung für unsere Branche und unseren Berufsstand erkannt zu haben. Mir ist es wichtig, dass wir lernen, mit dieser Technologie effektiv umzugehen und sie sinnvoll einzusetzen. Denn wenn wir ehrlich sind, verbringen viele unserer Kollegen und auch ich die Zeit nicht mit Kernaufgaben, sondern kämpfen mit Excel, Daten und anderen zeitraubenden Tätigkeiten. Ich bin überzeugt, dass KI wie z. B. ChatGPT dazu beitragen kann, unsere Aufgaben interessanter und effizienter zu gestalten und uns vermehrt auf unsere Zielaufgaben auszurichten. Repetitive und gut standardisierbare Aufgaben werden von der KI übernommen. 

KI-Technologie im Berufsfeld von Buchhaltern und Controllern 

Für Buchhalter und Controller bedeutet künstliche Intelligenz (KI) aus meiner Sicht nicht den Verlust des Arbeitsplatzes, sondern vielmehr eine Transformation ihrer Rolle. Ähnlich wie Excel oder Buchhaltungssoftware betrachte ich KI und Tools wie ChatGPT als Werkzeuge. In der Buchhaltung verlagert sich z. B. der Fokus: Statt Buchungen manuell zu erfassen, geht es zunehmend darum, die von der KI vorgeschlagenen Buchungen zu überprüfen. Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung gibt es hierfür bereits effiziente Lösungen. Aktuell und vermutlich auch in Zukunft ist Expertenwissen erforderlich, um die Antworten der KI zu validieren. Daher ist es entscheidend, dass Buchhalter und Controller sich fachlich weiterbilden, um die Ergebnisse der KI richtig beurteilen und mit ihr interagieren zu können. Ein wichtiger Aspekt ist das Erlernen der richtigen Formulierung von Anfragen (Prompts) an die KI. Bessere Prompts führen zu besseren Ergebnissen, was einen gewissen Schulungsbedarf aufzeigt.

Robotic Process Automation (RPA) und ChatGPT 

Aktuell ist die Interaktion mit KI-Tools wie ChatGPT hauptsächlich über Text-Chat vorgesehen. Doch ChatGPT bietet bereits in seiner Pro-Version zusätzliche Funktionen wie Sprachbefehle und die Möglichkeit, Dateien wie Bilder, PDFs oder Excel-Dateien hochzuladen. ChatGPT kann auf Anweisung hin sogar Code generieren oder Excel-Dateien zum Download erstellen. Eine echte Transformation wird jedoch eintreten, wenn ChatGPT in Automatisierungsprozesse integriert werden kann, und dies beginnt bereits Realität zu werden. Es gibt schon jetzt Plug-ins für ChatGPT, wie z. B. Zapier, die es Anwendern ermöglichen, mächtige Prozessautomatisierungen durchzuführen. Wir stehen eventuell kurz vor dem Durchbruch in der Robotic-Process- Automation im Bereich Accounting und Controlling – und das sogar für Alltagsnutzer ohne tiefe Programmierkenntnisse. 

Optimierung und Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen

In den nächsten zwei bis drei Jahren werden Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen einer umfassenden Überprüfung unterzogen. Sämtliche Abläufe – von der Kunden- oder Lieferantenbestellung über die Rechnungsstellung und deren Verarbeitung im ERPSystem bis hin zur Erstellung der Monatsabschlüsse, Konsolidierung und dem Reporting inklusive Kommentierung – werden wohl analysiert und inventarisiert. Dabei streben wir an, diese Prozesse zu standardisieren und durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Automatisierungstechnologien effizienter zu gestalten. Ein besonderes Augenmerk wird wohl auf die Optimierung der zahlreichen manuellen Schritte in diesen Abläufen gelegt.

Konkurrenzprodukte zu ChatGPT 

In der Welt der KI-Tools gibt es regelmässig Hypes um Konkurrenzprodukte von ChatGPT, wie beispielsweise Google Gemini, Copilot, Google Bard oder Anthropic Claude. Obwohl ich diese Alternativen ausprobiert habe, stiess ich bisher oft schnell an ihre Grenzen. Für die spezifischen Anforderungen im Finanz- und Rechnungswesen erachte ich momentan ChatGPT als das Tool, das am meisten lohnt, sich intensiv damit auseinanderzusetzen. 

Fachbeitrag-Erstellung mit ChatGPT 

Selbstverständlich wurde auch dieser Fachbeitrag zu 90% mit ChatGPT erstellt. Dabei habe ich zu jedem Absatz kurz meine Idee skizziert, und ChatGPT hat dann ausformuliert.