ChatGPT im Finanz- und Rechnungswesen: Ein Erfahrungsbericht

ChatGPT im Accounting und Controlling 

Seit etwa sechs Monaten nutze ich ChatGPT intensiv, um ihn mit den alltäglichen Herausforderungen im Accounting und Controlling zu konfrontieren. Dabei übertrage ich meine täglichen Arbeitserfahrungen in neutralisierte Problemstellungen für ChatGPT. Die von ChatGPT gelieferten Ergebnisse sind beeindruckend. Oftmals schaue ich ungläubig auf die Antworten von ChatGPT in den Bildschirm. Zwar ist das Tool noch überhaupt nicht perfekt, doch seine Fähigkeiten übertreffen bei Weitem, was wir noch vor einem Jahr überhaupt für möglich gehalten hätten.

ChatGPT von OpenAI: ein revolutionärer KI-Chatbot 

Doch was ist ChatGPT überhaupt? ChatGPT ist ein Chatbot von OpenAI, der auf künstlicher Intelligenz beruht, um Nutzern durch Text- und Bildnachrichten zu antworten. Dieses System setzt modernste maschinelle Lernmethoden ein, um natürliche und kontextbezogene Antworten zu liefern. Entwickelt von OpenAI, einem führenden KI-Forschungsunternehmen aus Kalifornien. Seit seiner Einführung am 30.11.2022 hat ChatGPT rasant an Popularität gewonnen und erreichte in nur fünf Tagen eine Million Nutzer, mittlerweile über 100 Millionen. OpenAI, eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen, betreibt ChatGPT mit täglichen Kosten von US-Dollar 1 Mio. Bis August 2023 erzielte ChatGPT 14 Milliarden Besucher und einen Marktanteil von 60% bei KI-Anfragen. 

Anwendungen von ChatGPT im Rechnungswesen 

In meiner Arbeit mit ChatGPT habe ich mittlerweile bereits eine Vielzahl von Fragestellungen im Bereich Accounting und Controlling erfolgreich adressiert. Hier ein Auszug: 

• Beantwortung von Fachfragen zu Rechnungslegungsstandards im Accounting 
• Durchführung komplexer Zinsberechnungen und Simulationen von Darlehensbeständen 
• Datenanalyse von Accounting- und Controlling- Transaktionen, typisch für Controller bei Monatsabschlüssen 
• Erstellung einer Cashflow-Rechnung 
• Optimierung von Deckungsbeiträgen durch lineare Optimierung zur Ermittlung optimaler Produktionslose 
• Entscheidungsfindung bei Make-or-Buy- Fragestellungen 
• Erarbeitung von Budgetdaten durch Detaillierung von Transaktionen für 2024, basierend auf dem Budget 2023 und den Ist-Zahlen von 2023 
• Kommentierung und Analyse von Monatsabschlüssen sowie Budgetabweichungen 
• Durchführung von DCF-(Discounted Cashflow-) Unternehmensbewertungen 
• Berechnung einer Spielbankensteuer basierend auf lediglich gescannten Aufgabenstellungen

Spezielle Stärke von ChatGPT: Excel 

ChatGPT zeichnet sich besonders durch seine Stärke in der Unterstützung von Excelbezogenen Fragen aus. Die Bandbreite der Anwendungsmöglichkeiten in Excel, die ChatGPT abdecken kann, ist beeindruckend: 

• Entwicklung komplexer Excel-Formeln 
• Erstellung von Musterdaten, Diagrammen und sogar kompletten Dashboards, die direkt in Excel heruntergeladen werden können 
• präzise Fehleranalyse und Identifizierung von Problemen in Excel-Formeln 
• einfache und verständliche Erklärungen von Formeln 
• Extraktion von Schwellenwerten aus Wenndann- Formeln 
• Vereinfachung komplexer Formeln zur besseren Handhabbarkeit

Tipp: Pro-Version von ChatGPT nutzen 

Für Buchhalter, Controller und Treuhänder ist es aus meiner Sicht wichtig, sich mit ChatGPT vertraut zu machen. Die kostenlose Version dient dabei als solider Einstieg, doch die Pro- Version, erhältlich für US-Dollar 20.– pro Monat, bietet weitreichende Vorteile. Mit der Pro- Version erhalten Nutzer Zugriff auf den vollen Funktionsumfang, einschliesslich der Möglichkeit, Dateien hochzuladen und zu analysieren. Zudem ermöglicht sie das Einbinden von Plug-ins wie Wolfram und Zapier, die zusätzliche Analyse- und Automatisierungsfunktionen bieten. Diese erweiterten Funktionen sind entscheidend, um die Arbeitsweise dieser fortschrittlichen Tools zu verstehen und effektiv zu nutzen. Diejenigen, die diese Technologie meistern, verschaffen sich aus meiner Sicht einen wichtigen Vorteil auf dem zukünftigen Arbeitsmarkt. Die Pro-Version von ChatGPT unterstützt z. B. nicht nur bei der Zeitersparnis im Umgang mit E-Mails, beim Erstellen von Präsentationen und beim Verfassen von Texten, sondern trägt auch zum tieferen Verständnis dieser innovativen Technologie bei. 

Umgang mit ChatGPT im Alltag 

ChatGPT liefert bei einfachen Wissensfragen oder Problemstellungen zu Excel vielfach wirklich zuverlässige Antworten. Bei komplexeren, mehrstufigen Aufgaben wie z. B. Unternehmensbewertungen oder Cashflow-Berechnungen können die Ergebnisse manchmal ungenau sein. In solchen Fällen erfordert die Nutzung von ChatGPT ein gewisses Mass an Feinabstimmung und Interaktion, indem man ChatGPT spezifische Konzepte und mathematische Integrationen erklärt, ihn auf Fehler aufmerksam macht und diese korrigiert. 

Überraschenderweise kann ChatGPT z. B. Teilberechnungen von wirklich komplexen Konzepten durchführen, scheitert jedoch anschliessend an scheinbar einfachen Aufgaben wie der Addition dieser Werte. Die Interaktion mit ChatGPT ähnelt vielfach dem Austausch mit einem Auszubildenden, bei dem kontinuierliche Anleitung und Korrekturen erforderlich sind. Gelegentlich kann die Arbeit mit ChatGPT auch frustrierend sein, z. B. wenn Verbindungsabbrüche auftreten oder wenn ChatGPT Fehler mehrmals korrigieren muss. 

Bei komplexen Anfragen erfordert ChatGPT zwar Geduld, führt aber letztendlich doch meistens zum gewünschten Ergebnis. Im Vergleich zur Bearbeitung ohne dieses Hilfsmittel spart man mit ChatGPT deutlich Zeit. 

Stärken und Grenzen von ChatGPT 

Derzeit zeigt sich bei ChatGPT im Bereich Accounting und Controlling folgendes Profil an Stärken und Grenzen: 

Stärken von ChatGPT 

• Wissensfragen: ChatGPT ist sehr kompetent bei allgemeinen Fragen zu Accounting und Controlling, allerdings mit Einschränkungen bei länderspezifischen Themen wie der Schweizer Mehrwertsteuer. 
• Excel-Support: herausragende Unterstützung in Excel-Anwendungen 
• Formelkenntnisse: gute Beherrschung verschiedener Formeln und Methoden, einschliesslich linearer Optimierung 
• analytische Fähigkeiten: effektiv in der Durchführung von Trendanalysen, Finanzmodellierungen und What-if-Szenarien. 
• konzeptuelles Verständnis: Verständnis grundlegender Konzepte und deren Anwendung, beispielsweise in Unternehmensbewertungen und Cashflow-Rechnungen 

Grenzen von ChatGPT 

• Umgang mit Zahlen: limitiert, besonders bei der Verarbeitung grosser Datenmengen 
• komplexe Berechnungen: Während einfache Berechnungen gut funktionieren, erfordern komplexere Kalkulationen zusätzliche Überprüfung. 
• Datenerhaltung: Herausforderungen bei der Beibehaltung von Daten über mehrere Interaktionen 
• Summationsprobleme: Probleme bei der Genauigkeit von Additionen, besonders bei der Kombination positiver und negativer Beträge 
• Korrekturen: Schwierigkeiten bei der Wiederherstellung früherer Datensätze 

CFO GPT – eine massgeschneiderte Version von ChatGPT 

Im Dezember 2023 hat ChatGPT einen bedeutenden Fortschritt erzielt, indem es Nutzern ermöglicht wurde, eigene, spezialisierte Versionen von ChatGPT zu erstellen. In den letzten Monaten sind Tausende solcher massgeschneiderter ChatGPT-Versionen für unterschiedlichste Zwecke entstanden, von der Erstellung von LinkedIn-Posts bis hin zur Videoerzeugung. 

Als Beispiel habe ich einen CFO GPT entwickelt (cfogpt.ch), einen spezialisierten Assistenten für Aufgaben im Bereich Accounting und Controlling. Diesen CFO GPT konnte ich gezielt anpassen und trainiere ihn nun mit spezifischen Anforderungen aus dem Rechnungswesen. Beispielsweise füttere ich ihn mit relevanten Dokumenten wie den Schweizer MWST-Praxis-Infos. Dadurch ist es möglich, mit CFOGPT präzisere Antworten auf Fragestellungen im Bereich Accounting und Controlling zu erhalten als mit der allgemeinen Bezahlversion von ChatGPT.

Datenschutz und Informationssicherheit in der Nutzung von ChatGPT 

Ein Hauptgrund, warum ChatGPT in Buchhaltungs- und Controlling-Abteilungen noch nicht weit verbreitet ist, liegt im Datenschutz. Viele zögern verständlicherweise, sensible Finanzdaten an OpenAI zu übermitteln, da ChatGPT mit den übergebenen Daten trainiert wird und die Weitergabe sensibler Finanzinformationen an Dritte problematisch ist. Deshalb arbeite ich stets mit anonymisierten Daten. Dennoch bietet ChatGPT bereits heute erhebliche Vorteile. Unkritische Wissensanfragen oder Fragen zu Excel-Formeln lassen sich problemlos stellen. Manchmal gebe ich ChatGPT nur die Struktur von Dateien vor, um neutrale Excel- Diagramme oder Dashboards zu erstellen, in die ich später meine Daten einfüge – ein Vorgehen, das ich als «Prototyping» bezeichne. Dies ist eine elegante Lösung, um Datenschutzbedenken zu umgehen. 

Unternehmen bemühen sich intern, eigene Modelle zu entwickeln und mit firmeneigenen Daten zu trainieren, um Lösungen zu schaffen, die ähnlich leistungsfähig wie ChatGPT sind und dennoch sicher eingesetzt werden können. Bis diese Modelle einsatzbereit sind oder eine Lösung für das Thema Datensicherheit gefunden wird, ist ein sorgfältiger und sensibler Umgang mit ChatGPT unabdingbar. 

Spannendere Aufgaben dank künstlicher Intelligenz 

Ich glaube, auch rasch die Tragweite dieser technologischen Entwicklung für unsere Branche und unseren Berufsstand erkannt zu haben. Mir ist es wichtig, dass wir lernen, mit dieser Technologie effektiv umzugehen und sie sinnvoll einzusetzen. Denn wenn wir ehrlich sind, verbringen viele unserer Kollegen und auch ich die Zeit nicht mit Kernaufgaben, sondern kämpfen mit Excel, Daten und anderen zeitraubenden Tätigkeiten. Ich bin überzeugt, dass KI wie z. B. ChatGPT dazu beitragen kann, unsere Aufgaben interessanter und effizienter zu gestalten und uns vermehrt auf unsere Zielaufgaben auszurichten. Repetitive und gut standardisierbare Aufgaben werden von der KI übernommen. 

KI-Technologie im Berufsfeld von Buchhaltern und Controllern 

Für Buchhalter und Controller bedeutet künstliche Intelligenz (KI) aus meiner Sicht nicht den Verlust des Arbeitsplatzes, sondern vielmehr eine Transformation ihrer Rolle. Ähnlich wie Excel oder Buchhaltungssoftware betrachte ich KI und Tools wie ChatGPT als Werkzeuge. In der Buchhaltung verlagert sich z. B. der Fokus: Statt Buchungen manuell zu erfassen, geht es zunehmend darum, die von der KI vorgeschlagenen Buchungen zu überprüfen. Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung gibt es hierfür bereits effiziente Lösungen. Aktuell und vermutlich auch in Zukunft ist Expertenwissen erforderlich, um die Antworten der KI zu validieren. Daher ist es entscheidend, dass Buchhalter und Controller sich fachlich weiterbilden, um die Ergebnisse der KI richtig beurteilen und mit ihr interagieren zu können. Ein wichtiger Aspekt ist das Erlernen der richtigen Formulierung von Anfragen (Prompts) an die KI. Bessere Prompts führen zu besseren Ergebnissen, was einen gewissen Schulungsbedarf aufzeigt.

Robotic Process Automation (RPA) und ChatGPT 

Aktuell ist die Interaktion mit KI-Tools wie ChatGPT hauptsächlich über Text-Chat vorgesehen. Doch ChatGPT bietet bereits in seiner Pro-Version zusätzliche Funktionen wie Sprachbefehle und die Möglichkeit, Dateien wie Bilder, PDFs oder Excel-Dateien hochzuladen. ChatGPT kann auf Anweisung hin sogar Code generieren oder Excel-Dateien zum Download erstellen. Eine echte Transformation wird jedoch eintreten, wenn ChatGPT in Automatisierungsprozesse integriert werden kann, und dies beginnt bereits Realität zu werden. Es gibt schon jetzt Plug-ins für ChatGPT, wie z. B. Zapier, die es Anwendern ermöglichen, mächtige Prozessautomatisierungen durchzuführen. Wir stehen eventuell kurz vor dem Durchbruch in der Robotic-Process- Automation im Bereich Accounting und Controlling – und das sogar für Alltagsnutzer ohne tiefe Programmierkenntnisse. 

Optimierung und Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen

In den nächsten zwei bis drei Jahren werden Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen einer umfassenden Überprüfung unterzogen. Sämtliche Abläufe – von der Kunden- oder Lieferantenbestellung über die Rechnungsstellung und deren Verarbeitung im ERPSystem bis hin zur Erstellung der Monatsabschlüsse, Konsolidierung und dem Reporting inklusive Kommentierung – werden wohl analysiert und inventarisiert. Dabei streben wir an, diese Prozesse zu standardisieren und durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Automatisierungstechnologien effizienter zu gestalten. Ein besonderes Augenmerk wird wohl auf die Optimierung der zahlreichen manuellen Schritte in diesen Abläufen gelegt.

Konkurrenzprodukte zu ChatGPT 

In der Welt der KI-Tools gibt es regelmässig Hypes um Konkurrenzprodukte von ChatGPT, wie beispielsweise Google Gemini, Copilot, Google Bard oder Anthropic Claude. Obwohl ich diese Alternativen ausprobiert habe, stiess ich bisher oft schnell an ihre Grenzen. Für die spezifischen Anforderungen im Finanz- und Rechnungswesen erachte ich momentan ChatGPT als das Tool, das am meisten lohnt, sich intensiv damit auseinanderzusetzen. 

Fachbeitrag-Erstellung mit ChatGPT 

Selbstverständlich wurde auch dieser Fachbeitrag zu 90% mit ChatGPT erstellt. Dabei habe ich zu jedem Absatz kurz meine Idee skizziert, und ChatGPT hat dann ausformuliert.