Krisensitzung: Mit der Plan-B-Strategie Risiken minimieren
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Schwarzsehen gefordert
Keine Krise tritt plötzlich auf. Viele Krisen kündigen sich an. Und die meisten können «vorhergesehen» werden, d.h. es ist tatsächlich einmal sinnvoll, gezielt schwarzzusehen – beispielsweise «Was wäre wenn…»
- …Ihr wichtigster Kunde pleiteginge?
- …Ihr Computersystem gehackt würde?
- …Produkte zurückgerufen werden müssten?
- …abgespeicherte Daten verloren gingen?
- …ein verärgerter Kunde im Internet einen Shitstorm auslöst?
- …über die Hälfte der Mitarbeiter nicht zur Arbeit käme, weil die Strassen aufgrund von Schnee und Eis unpassierbar wären?
Alles Schreckensszenarien. Aber, leider doch nicht so unwahrscheinlich, als dass sie nicht eintreten könnten. Nur, sind Sie dann auf die damit verbundene Krise vorbereitet?
Mit Krisensitzungen vorbeugen
Krisenmanagement befasst sich nicht allein mit eingetretenen Top-Krisen, sondern vielmehr auch mit den «alltäglichen» Krisen, die eintreten könnten. Somit fokussiert das Krisenmanagement auch potenzielle Risiken, die dem Unternehmen schaden können.
Risiken, die absehbar sind. Risiken, denen somit vorgebeugt werden kann – und zwar mit einem Plan B. Denn mit einem Plan B weiss jeder, was wie wo wann und von wem zu tun ist, sollte der Krisenfall eintreten.
Krisensitzungen: 7 Schritte, um einen Plan B zu erstellen
Widmen Sie sich dem vorbeugenden Krisenmanagement in regelmässigen Abständen. Denn, der gesellschaftliche und ökonomische Wandel ist sehr gross, so dass neue potenzielle Risiken entstehen können.
Schritt 1: Unternehmensabläufe auflisten
Geben Sie sich für diesen Schritt ausreichend Zeit. Fokussieren Sie Ihre Unternehmensabläufe. All die Abläufe, ohne die Ihr Unternehmen nicht funktionieren würde – wie beispielsweise die Lieferkette, Ihre Internetverbindung, Umweltstandards, Arbeitsrecht, Produktionsrichtlinien.
So gehen Sie vor:
- Diagramm der gesamten Unternehmensabläufe erstellen – national und falls Sie international tätig oder vernetzt sind, auch international.
- Abläufe priorisieren. Fertigen Sie für die Abläufe ein Ranking an, d.h. bewerten Sie, welcher Ablauf essentiell für das Unternehmen ist und somit an erster Stelle steht, welcher an zweiter folgt usw. Selbstverständlich sind alle Abläufe miteinander vernetzt und bedingen sich gegenseitig. Dennoch gibt es Abläufe, die alles zum Zusammenbrechen bringen.
Schritt 2: Potenzielle Risikofaktoren identifizieren
Widmen Sie sich den potenziellen Gefahren, von dem jeder Unternehmensablauf bedroht sein könnte. Sehen Sie wirklich schwarz. Es geht bei diesem Schritt darum, sich für die Risiken zu öffnen – aber noch nicht abzuwägen, wie wahrscheinlich dieses Risiko ist.
So gehen Sie vor:
- Die einzelnen Abläufe aufsplitten. Notieren Sie die einzelnen Faktoren, die den einzelnen Ablauf prägen. Sei es beispielsweise in der Lieferkette, alle Zulieferer und deren Art der Zulieferung zu vermerken.
- Risiko einkreisen. Überlegen Sie, welche Stelle(n) im jeweiligen Ablauf kritisch und somit für das Unternehmen riskant ist/sind.
- Risiko konkretisieren. Benennen Sie, welches Risiko an dieser Stelle im Unternehmensablauf
- auftreten könnte. Wagen Sie richtig schwarz zu sehen, wie beispielsweise ein Referendum über einen EU-Austritt mit einem negativen Ergebnis (denken Sie an den Brexit) in einem Ihrer Zuliefererländer. Oder eine Cyber-Attacke.
- wie es sich auswirkt. Welche direkten und indirekten Folgen hätte dieses Risiko für welche Bereiche in Ihrem Unternehmen?
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Schritt 3: Plan B-Strategie entwerfen
Die Risiken sind benannt. Entwickeln Sie jetzt Ihren Plan-B. Da Sie höchstwahrscheinlich viele Gefahren aufgelistet haben, wählen Sie die Risiken aus, die aktuell am wahrscheinlichsten sind.
So gehen Sie vor:
- Alternative Abläufe aufstellen. Setzen Sie Ideen frei. Überlegen Sie, wie Sie den jeweiligen Ablauf (bzw. den einzelnen Aspekt im Ablauf) ersetzen können. Welchen Ausgleich gibt es? Wie können Sie das Risiko auffangen und minimieren?
- Handlungsoptionen festlegen. Entscheiden Sie, welche Handlungen aktiviert werden, falls das jeweilige Risikoszenario eintreten sollte.
Schritt 4: Auslöser-Kriterien für den Plan B bestimmen
Ein Plan B soll ja nur bei einem bestimmten Ernstfall eintreten. Dafür benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter aber exakte Kriterien, wann die Plan-B-Strategie in Kraft treten werden soll. Sie haben beispielsweise einen Plan-B gegen Cyber-Attacken erstellt. Soll dieser erst aktiviert werden, wenn ein Hackerangriff auf Ihr Unternehmen stattgefunden hat oder wenn es bereits Meldungen über Trojaner gibt?
So gehen Sie vor:
- Plan-B-Start fixieren. Überlegen Sie, wann der Risikofall für das Unternehmen eintritt. Benennen Sie das Startsignal: Was ist der Auslöser?
- Multiple Auslöser-Szenarien berücksichtigen. Mancher Plan-B listet mehrere Auslöser auf, z.B. die Trojaner-Warnung als ersten Auslöser, den Hackerangriff als zweiten. Legen Sie präzise fest, ab wann welcher Part des Plan B angewandt werden soll.
Schritt 5: Informationsfluss festlegen
Tritt ein Risiko ein, muss dies sofort kommuniziert werden. Dafür ist es entscheidend, wer in welcher Reihenfolge darüber informiert wird, dass der Plan B greift.
So gehen Sie vor:
- Personen(gruppen) benennen. Liste Sie auf, wer im Risikofall informiert werden muss – beispielsweise Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Mitarbeiter, Marketingabteilung, Kunden, Zulieferer.
- Art des Informationsflusses angeben. Notieren Sie, wer wann und auf welche Art über das Risiko unterrichtet wird: Per Anruf, per E-Mail, im Meeting oder per Presseartikel.
Schritt 6: Verantwortlichkeiten verfügen
Mit Ihrer Plan-B-Strategie legen Sie einen neuen, alternativen Handlungsrahmen fest. In diesem werden selbstverständlich auch die Verantwortlichkeiten für diese Handlungen vorgeschrieben.
So gehen Sie vor:
- Verantwortliche Personen auswählen. Entscheiden Sie, wer was wann und auf welche Weise zu tun hat. Stellen Sie dabei sicher, dass derjenige nicht allein über die benötigten Kompetenzen verfügt, sondern auch die notwendigen Notfall-Ressourcen.
- Namen nennen. Nennen Sie die verantwortliche Person beim Namen. Listen Sie dabei unbedingt eine Chain-of-Command ein, d.h. falls die zuständige Person ausser Haus ist, muss jeder wissen, wer dann zuständig ist.
Schritt 7: Plan B üben
Binden Sie alle mit ein. Eine Plan-B-Strategie ist nur so gut, wie alle, die ihn umsetzen müssen. Deshalb kommunizieren Sie die unterschiedlichen Plan-B-Strategien in Ihrem Unternehmen, Ihren Abteilungen und Teams. Klären Sie Missverständnisse aus. Und üben Sie den Notfall.
So gehen Sie vor:
- Belegschaft informieren. Stellen Sie Ihre Plan-B-Strategien vor. Bitten Sie die Vorgesetzten, deren Team bei der jeweiligen Plan-B-Strategie aktiv werden muss, diese im Team zu besprechen.
Plan-B-Strategie proben. Einen Feueralarm zu proben, gehört zum Standard. Doch auch alle anderen Plan-B-Strategien bedürfen der Übung. Diese nur auszuhängen oder in die Schublade zu legen, wird kaum das Bewusstsein schärfen, was in einem Risikofall zu tun ist.
