Geschäftsräume: Wissenswertes rund um den Firmensitz
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Grundsätzliches: Wozu dienen Geschäftsräume?
Zunächst sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass Ihre Geschäftsräume ganz verschiedene Funktionen erfüllen können. Die konkreten Faktoren, die relevant sind, hängen immer ein wenig davon ab, in welcher Branche Ihr Unternehmen aktiv ist. Dementsprechend müssen diese Aspekte bei der Auswahl und Gestaltung berücksichtigt werden. Zu den häufigsten Funktionen der Geschäftsräume gehören unter anderem die Nutzung als:
- Arbeitsort der Angestellten,
- Lagerraum für Waren,
- Ort für Meetings mit Kunden und Partnern
- Repräsentationsumfeld.
Arbeitsumfeld und Lagerraum
Die Hauptfunktion vieler Geschäftsräume ist sicherlich in der Rolle als Arbeitsort für die Angestellten zu finden. Damit Ihre Mitarbeiter Ihrer Tätigkeit produktiv nachgehen können, ist es dementsprechend wichtig, dass Sie darauf achten, Ihnen ein ansprechendes Umfeld zu liefern. Zusätzlich kann die Auswahl des Ortes eine Rolle spielen (dazu gleich mehr).
Darüber hinaus sind die Geschäftsräume oftmals gleichzeitig der Ort, an dem Waren gelagert werden. In einigen Fällen besteht alternativ die Möglichkeit, ein Lager an einem anderen, nahegelegenen Ort zu nutzen.
Unter anderem ist dieser Aspekt von Bedeutung, wenn die Firma über die letzten Jahre oder Jahrzehnte gewachsen ist und aktuell verschiedene Produkte in grosser Stückzahl vertreibt. Dies gilt sowohl für den Verkauf an stationäre Geschäfte als auch für den Online-Handel.
Letzterer hat gerade während der Hochphasen der Corona-Krise einen echten Boom erlebt – in einigen Sparten hält dieser Trend an. Je nachdem, wie eine Firma sich entwickelt, kann es also nötig sein, ab einem gewissen Punkt auf grössere Räumlichkeiten zurückzugreifen.
Ort für Meetings und Repräsentationsfunktion
Oftmals werden die Geschäftsräume nicht nur intern genutzt. Vielmehr dienen sie des Weiteren als Anlaufpunkt für Partner und Kunden. Mit Partnern werden in diesem Rahmen unter anderem die Entwicklung eines neuen Produktes oder finanzielle Fragen besprochen.
Je nach Branche dienen die Geschäftsräume ausserdem als Verkaufsumfeld. Kunden finden sich hier zu Beratungsgesprächen oder zu Kaufabschlüssen ein. Dementsprechend müssen die Geschäftsräume eine Repräsentationsfunktion erfüllen.
Das kann sich unter anderem auf die Grösse oder eine hochwertige, stilvolle Einrichtung beziehen. Trägt das Unternehmen bestimmte Werte wie zum Beispiel Nachhaltigkeit in besonderem Masse nach aussen, sollten die Räumlichkeiten solchen Kriterien ebenfalls genügen. Nur so bekommen Partner und Kunden den Eindruck, mit einer authentischen und seriösen Firma in Kontakt zu stehen.
Kaufen, Bauen oder Mieten?
Soweit zu den Grundlagen. In einem nächsten Schritt können Sie sich als Unternehmen die Frage beantworten, ob es für sie am sinnvollsten ist, Ihre Geschäftsräume zu mieten oder zu kaufen.
In einigen Fällen kann sogar ein Bauvorhaben angedacht werden. Das gilt besonders dann, wenn die Räumlichkeiten sehr individuellen Ansprüchen genügen müssen, zum Beispiel mit einem Blick auf die allgemeine Beschaffenheit oder die Sicherheit in bestimmten Branchen.
Geschäftsräume mieten
In vielen Fällen wird sicherlich das Mieten von Geschäftsräumen bevorzugt. Der grösste Vorteil dabei ist, dass eine geringere Grundinvestition aufgebracht werden muss. Zudem besteht eine höhere Flexibilität.
Wenn Ihr Unternehmen aufgrund einer Standortänderung oder auf Basis von Wachstum umziehen möchte, kann dieser Schritt mit gemieteten Räumlichkeiten ein wenig unkomplizierter unternommen werden, als wenn die Geschäftsräume erworben wurden. Natürlich hängt dies immer vom individuellen Mietvertrag ab.
In einigen Fällen kann es sein, dass in diesem Rahmen ein gewisser Zeitraum festgelegt wird, der die Spontanität begrenzen würde. Dementsprechend sollten Sie sich vor dem Abschluss die Konditionen sehr genau anschauen und abwägen, ob diese zu Ihrer Firma und Ihren Plänen passen.
Zusätzlich können Sie mit gemieteten Geschäftsräumen womöglich an Ihre Grenzen stossen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie und Ihr Unternehmen sehr individuelle Vorstellungen und Ansprüche haben. In diesem Fall kann es durchaus kompliziert sein, eine Location zu finden, die all diese Kriterien erfüllt und gleichzeitig bezüglich der Konditionen zu Ihren Vorstellungen passt. Dementsprechend müssten Sie Kompromisse eingehen und benötigen für die Suche und die finale Entscheidung deutlich mehr Zeit.
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Geschäftsräume bauen oder kaufen
Alternativen zum Mieten sind das Bauen oder Kaufen von Geschäftsräumen. Der grosse Vorteil dabei ist, dass Sie die Räumlichkeiten gerade im Rahmen des Baus sehr individuell gestalten lassen und dementsprechend eine optimale Umgebung für Ihre Firma schaffen können.
Zusätzlich sparen Sie sich ab einem gewissen Zeitpunkt – wenn die Immobilie abbezahlt ist – Mietkosten. Besonders sinnvoll ist das Kaufen oder Bauen von Geschäftsräumen also dann, wenn Sie sehr langfristig planen und sich sicher sind, dass die Firma über Jahrzehnte an diesem Standort verbleiben soll.
Natürlich müssen Sie beim Kauf oder Bau einer Location ein gewisses Startkapital mitbringen. Alternativ können Sie nach Investoren schauen, die das Projekt mit Ihnen gemeinsam angehen.
Dabei gibt es einige Unternehmen, die sich auf solche und ähnliche Projekte spezialisiert haben und Unterstützung bieten. Das gehört zum Beispiel die deutsche Firma Scopus Capital. Neben dem Kapital erhalten Sie hier ausserdem Expertise und die Möglichkeit, ein hilfreiches Netzwerk zu nutzen.
Auswahl des Ortes
In einem nächsten Schritt kann, unabhängig davon, ob die Immobilie gekauft oder gemietet werden soll, der Ort ausgewählt werden. Hierbei spielen ebenfalls gewisse Kriterien eine Rolle, die Sie unbedingt beachten sollten. Dazu zählen:
- Wirtschaftsschwerpunkte in der Region,
- Anbindung und Infrastruktur
- sowie Zugänglichkeit für das Personal.
Wirtschaftsschwerpunkte in der Region
Einige Regionen sind dafür bekannt, einen Wirtschaftsschwerpunkt für bestimmte Produkte und Leistungen darzustellen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, wenn Sie, sofern dies in Ihrer Branche gegeben ist, eine solche Gegend als Standort auswählen.
Das hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen erwarten Kunden und Partner Ihr Unternehmen in dieser Region. Demzufolge ist es wahrscheinlicher, dass Sie die Aufmerksamkeit erhalten, die Sie gerade in der Startphase des Unternehmens benötigen.
Zusätzlich befinden sich in entsprechenden Regionen meistens Zulieferer und potenzielle Partner in direkter Nähe. Das verkürzt die Wege und kann somit wirtschaftlich und organisatorisch einige Vorteile mit sich bringen.
Anbindung, Infrastruktur und Zugänglichkeit für das Personal
Unabhängig von einem potenziellen Wirtschaftsstandort sollten sie darauf schauen, dass die Anbindung der Location ausreichend ist und in der Umgebung eine umfangreiche Infrastruktur besteht.
Das ist gleich aus mehreren Blickwinkeln wichtig. Zum einen können Sie so sicherstellen, dass der Transport Ihrer Produkte vergleichsweise einfach und effizient umgesetzt werden kann.
Zum anderen erleichtern Sie auf diese Weise die Zugänglichkeit für Mitarbeiter. Dementsprechend haben Sie bessere Möglichkeiten, hoch qualifiziertes Personal zu finden und von Ihrem Unternehmen zu überzeugen. Das wiederum wirkt sich oftmals auf die Ergebnisse und somit auf die Umsätze aus.
Einrichtung der Geschäftsräume
Neben diesen Faktoren spielt die Einrichtung der Geschäftsräume im Firmenalltag eine wichtige Rolle. Dabei ist eine Reihe von Faktoren zu beachten, wozu unter anderem gehören:
- Farben,
- Licht,
- Mobiliar,
- verschiedene kleine Details
- sowie das Corporate Design Ihres Unternehmens.
Farben, Licht und Mobiliar
Die farbliche Gestaltung der Büroräume sollte hell und ansprechend sein. So können Sie dazu beitragen, eine positive Atmosphäre zu schaffen. Das gilt sowohl mit einem Blick auf Ihre Mitarbeiter als auch bei Besuchern.
Des Weiteren spielt das Licht eine Rolle. Je mehr Tageslicht in die Büroräume fällt, desto besser – gerade in der dunklen Winterzeit. Daher können Sie überlegen, ob Sie auf ein Objekt mit einer grossen Fensterfront setzen sollten.
Darüber hinaus ist das Büromobiliar von entscheidender Bedeutung für eine rundum gelungene Einrichtung. Bei der Auswahl sollten ergonomische Aspekte beachtet werden. Damit leisten Sie einen Beitrag zur körperlichen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter.
Details und Corporate Design
Des Weiteren können kleine Details für das Wohlbefinden Ihrer Angestellten eine Rolle spielen. Dazu gehören unter anderem Pflanzen für das Büro. Bereits im Jahr 2014 wurde im Rahmen einer Studie belegt, dass Büropflanzen sich positiv auf die Produktivität auswirken.
Dementsprechend fördern sie nicht nur die Stimmung Ihrer Mitarbeiter, sondern können im besten Fall ausserdem dabei helfen, die Umsätze zu steigern. Wenn regelmässig grössere Meetings stattfinden werden, sollten Sie einen repräsentativen Konferenzraum einrichten. Dabei spielen heutzutage auch die technischen Möglichkeiten, die solch eine Räumlichkeit bietet, eine wichtige Rolle.
Vielleicht hat ihr Unternehmen bereits ein Corporate Design – also eine einprägsame Farbgestaltung und ein Logo, das die Firma repräsentiert. Diese Aspekte können Sie ebenfalls in die Gestaltung der Geschäftsräume einfliessen lassen. So entsteht vor allem für Besucher ein rundum stimmiges Gesamtbild.
Fazit
Bei der Wahl und der Einrichtung der Geschäftsräume spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zunächst sollten Sie entscheiden, ob es für Ihr Unternehmen sinnvoller ist, entsprechende Räumlichkeiten anzumieten oder zu bauen bzw. zu kaufen. Die Weiteren sollten bei der Auswahl des Ortes wichtige Details wie die regionale Infrastruktur berücksichtigt werden. Schlussendlich sind bei der Einrichtung Faktoren wie die Farbgestaltung oder das Nutzen von ergonomisch sinnvollen Büromöbeln von Bedeutung.
Bildquelle: Adobe Stock, © Blue Planet Studio (#567736305)
