Digitalisierung in Treuhandunternehmen: So gelingt die digitale Transformation
Kilian Perrin
Kilian Perrin ist seit Juli 2021 CEO bei der Accounto AG, welche mithilfe der einzigen voll automatisierten Buchhaltungsplattform sowohl KMU als auch Treuhandunternehmen vollständig von standardisierten Buchführungsarbeiten befreit. Nach seinem Studium an der Universität St. Gallen hat Kilian Perrin als Consultant in einer renommierten Unternehmensberatung gearbeitet, ehe er anschliessend als Head of Operations in einem Start-up tätig war.
Die Welt verändert sich und mit ihr auch die Treuhandbranche.
Der Branchenkenner und ehemalige Verwaltungspräsident von OBT Schweiz, Thomas Koller, beschreibt es wie folgt: «Praktisch alle Führungspersonen sind sich bewusst: ein ‹weiter wie bis anhin› dürfte zukünftig schwierig sein.»
Auch Kilian Perrin, CEO Accounto AG, beobachtet das Veränderungsbedürfnis: «Immer mehr Treuhandunternehmen suchen aktiv Wege, um neue Umsatzströme zu erschliessen, repetitive Prozesse zu automatisieren und moderne Formen der Mitarbeiterführung zu fördern.»
Laut Perrin fällt es aber den Treuhandunternehmen oftmals schwer, die dringendsten Massnahmen zu definieren und vor allem Zeit für deren Umsetzung im hektischen Treuhandalltag zu finden.
Diese zwei Fehler begehen Treuhandunternehmen bei der digitalen Transformation
Wer kennt es nicht? In Strategiesitzungen beschliessen Führungspersonen grosse und äusserst ambitionierte Vorhaben für die Zukunft, welche dann aber aufgrund von mangelnden Ressourcen in der Schublade versanden oder nur minimalistisch angegangen werden. Wenn es um Veränderungen geht, nehmen sich auch Treuhandunternehmen oft zu viel vor: «Sie wollen von null auf hundert. Nullkommaplötzlich wollen sie die Buchführung als Haupteinnahmequelle substituieren und mit einer modernen Unternehmenskultur dem Fachkräftemangel entgegenwirken », führt Perrin aus. Doch Veränderungen benötigen Zeit und setzen sich aus vielen kleinen Schritten zusammen. Der Skirennläufer Stefan Rogentin fasste diesen zentralen Grundsatz rund um Veränderungen passend zusammen: «Ich bin ein Mann der kleinen Schritte. Schritt für Schritt habe ich mir meinen Kindheitstraum erfüllt», erzählte der überglückliche Speed-Spezialist nach seinem ersten Weltcup-Podestplatz beim diesjährigen Lauberhorn Super-G. Als Software-Hersteller sieht Perrin ein weiteres Problem, wenn es um die Transformation in Treuhandunternehmen geht: «Viele Treuhandfachkräfte reduzieren die digitale Transformation noch immer auf die IT-Infrastruktur. Das teure Dokumenten- Managementsystem bringt aber herzlich wenig, wenn Treuhandunternehmen beim Jahresbeginn nach wie vor Kundenbelegen nachrennen müssen.» Nur wer die digitale Transformation ganzheitlich angeht, kann als Treuhandunternehmen unter anderem Unternehmensprozesse wie den Belegaustausch mittels moderner Technologien optimieren. Somit sollte die digitale Transformation auch in Treuhandunternehmen stets auf fünf Säulen (Vision, Geschäftsmodell, Prozesse, Personal und IT-Infrastruktur) beruhen und niemals bei der IT enden. Denn die digitale Transformation zwingt Treuhandunternehmen auch, umzudenken bzw. ganz neu zu denken und nicht einfach bestehende Prozesse digital abzubilden. Um noch mal ein Beispiel aus dem Sport herbeizuziehen: Ein Marathon erfordert z.B. mehr als ein paar moderne Laufschuhe. Von der Ernährung über den Trainingsplan bis hin zum Schlaf muss für eine optimale Leistung alles zusammenpassen.
Gross denken und im Kleinen beginnen – wie ein moderner Workshop funktioniert
Viele Unternehmen suchen Rat und Praxistipps in Workshops sowie Seminaren rund um die Transformation. Diese Art der Unterstützung kann sehr wertvoll sein. Bei vielen Veranstaltungen zum Thema digitale Transformation liegt der Schwerpunkt aber insbesondere auf der Theorievermittlung und Strategieentwicklung. Zweifelsohne braucht jedes Treuhandunternehmen eine Vision, in welche Richtung sich die Organisation zukünftig bewegen möchte. Die «Leitplanke» sollte ambitioniert sein und zeitgleich Individualität garantieren. Die häufig verwendete Floskel «wir sind ein kundenzentriertes Treuhandunternehmen für alle KMU-Anliegen» erfüllt diese Vorgaben definitiv nicht. Passend wäre z.B.: «Wir sind das erste Schweizer Treuhandunternehmen, welches 90% aller Kundenanliegen proaktiv vorwegnimmt.»
Ist die ehrgeizige Vision festgelegt, geht es an deren Realisierung. Doch speziell dieser Thematik räumen viele Workshops und Weiterbildungsveranstaltungen zu wenig Zeit ein. Die Teilnehmenden gehen mit einer Vision und Strategie nach Hause, ohne die nächsten Realisierungsschritte definiert zu haben. Um die Vision zum Leben zu erwecken, müssen Treuhandunternehmen unbedingt eine bis zwei Initiativen zur deren Umsetzung festlegen. Das Ziel besteht dabei darin, sich kleine Aufgaben für die nächsten sechs Monate zu setzen. Initiativen können unterschiedliche Themen umfassen: eine Kundenstammanalyse, ein Rebranding der Webseite oder einen Mitarbeiterentwicklungsplan. Natürlich braucht es als Motivation eine gewisse Verbindlichkeit. Oft ist man so im eigenen Business verwachsen, dass ein objektiver Blick von aussen hilfreich sein kann. Inputs und kritische Fragen von Coaches, Mentoren oder Bildungsveranstaltern können hier Gold wert sein und dabei helfen, richtig zu priorisieren oder auch Fortschritte zu überprüfen. «Wer als Treuhandunternehmen gross denkt und dabei die Tugend der kleinen, ganzheitlichen Schritte nicht vergisst, kann sich gute Chance auf einen Podestplatz innerhalb der veränderten Treuhandbranche ausrechnen», meint Kilian Perrin.
