Digitalisierung: Die Zukunft steht bereits vor der Tür

Ganz wichtig: Digitalisierung ist längst möglich

Jedes Unternehmen sollte sich vor Augen führen, dass die Digitalisierung nicht von Software abhängt, sondern von ganz anderen Aspekten. Weit wichtiger sind die gesetzten Ziele und die Wünsche der Entscheider. Entscheidend ist zudem der Wille dorthin zu kommen und hart daran zu arbeiten. Denn einfach ist es nicht.

Bereits vor mehr als 20 Jahren gab es Firmen, welche eine vollelektronische Buchhaltung inkl. Reporting ihr Eigen nannten. Der dafür Verantwortliche erkannte früh den Nutzen tagesaktueller Zahlen und schien den dazu notwendigen Aufwand nicht zu scheuen. Wie war das möglich? Indem er anders dachte und handelte als die Mehrheit!

Heute sprechen wir zu oft von «der Digitalisierung» und meinen eigentlich eine (Teil)Automatisierung der heutigen Arbeitswelt. Auch ist zu oft unklar, wo die eigene Firma steht im Vergleich zu Mitbewerbern. Seien Sie beruhigt. Letzteres kann getrost ignoriert werden. Jede Unternehmung ist letztlich einzigartig. Passende Strukturen und Prozesse sind wichtig, nicht was andere tun. Das schafft eine nachhaltige und zukunftsfähige Basis.

Merke: Der Verzicht auf Papier ist keine Garantie für Effizienz und Effektivität.

Falle «Produktivitäts-Apps

Die Medien behaupten gerne, dass Digitalisierung der einzig wahre Weg in die Zukunft darstellt. Sie kann wirkungsvoll sein, unbestritten. Doch ist die mehrheitliche Verwendung von Standard-Lösungen keine wirkliche Hilfe, sondern erzeugt nicht selten Mehraufwand und wenig Nutzen.

So sind besonders trendy Produktivitäts-App genau betrachtet unnötige Zeitfresser. Unsicher hinsichtlich des Datenschutzes und zu oft ein Spielzeug ohne tiefgehende Wirkung. Es existieren interessante und sichere Anwendungen. Doch sind diese direkt an das hauseigene System gebunden, keineswegs kostengünstig und brauchen einiges an Vorarbeit damit alles korrekt läuft.

Merke: Digitale Lösungen sind kein Ausgangspunkt auf dem Weg zur Digitalisierung.

Erster Schritt: Ordnung schaffen

Veränderungen sind vielschichtig, doch nicht jede Firma hat ausreichend Ressourcen, um alles zeitgleich anzugehen. Deshalb sollte die Bündelung der Kräfte zuerst auf die Ordnung im Unternehmen gerichtet werden. Dazu gehört z.B. eine saubere Datenbasis im CRM.

Das ist eine Herausforderung für sich. Es braucht Zeit, und nicht selten Nerven eine strukturierte und passende Ordnung herzustellen. Doch verändert sich dadurch nicht nur etwas optisch. Nein, es hat einen direkten Einfluss auf den Arbeitstag, den Stresspegel, die Qualität für den Kunden und den gesamten Prozess. Deshalb lohnt sich der Aufwand allemal.

Vernunft und gesunder Menschenverstand sollten Priorität haben. Drittmeinungen sind auch stets eine gute Sache. Denn, «Schöner arbeiten» ist nicht das Ziel. Ordnung besitzt viele Facetten, alle sind wichtig.

Wohin soll die Reise gehen?

Auf die Beantwortung dieser Frage sollte wirklich viel Zeit investiert werden. Je genauer es geklärt wird, desto einfacher fällt der Rest. Besteht ein selbstproduzierter Flickenteppich, wird jahrelange Korrektur nahezu frei Haus nachgeliefert.

Sollte an der Beantwortung kein Interesse bestehen. Dann sollen Sie neue Stempelfarbe und farbige Stifte einkaufen, denn hier endet die Reise vor dem Startschuss. Aber, auch das kann Sinn machen.

Konflikte und Überforderung vermeiden

Für alle anderen ist enorm wichtig sich bewusst zu werden, dass jegliche Anpassung keinerlei Konflikte mit den rechtlichen Vorgaben auslösen dürfen. So macht es beispielsweise keinen Sinn Akten zu digitalisieren, wenn das Gesetz dies zum heutigen Zeitpunkt nicht erlaubt und das Papier archiviert werden muss.

Ebenso sind die Beteiligten nicht zu überfordern. Jede Veränderung in Richtung der Digitalisierung benötigt Raum und Zeit. Das Tagesgeschäft ruht deswegen nicht. Gerade in kleineren Unternehmen muss fast jeder mit anpacken in solchen Zeiten. Fachlich top-qualifiziert zu sein ist kein Garant für die Resilienz gegenüber Belastungen.

Lichtblick: Behörden sind modern geworden

Inzwischen sind Behörden und Stellen oft gewillt auf Anfrage hin ausführlich zu klären, was erlaubt ist und welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Dies zu prüfen gehört zwingend auf die ToDo-Liste für das neue Jahr. Je mehr Wissen vorhanden ist über die erlaubten Schritte, desto genauer kann das Ziel und die dazu notwendigen Aktivitäten angegangen werden.

Nicht wenige Firmen konnten dadurch ihre Prozesse überdenken, vereinfachen und letztlich Arbeitszeit einsparen. Unser Fachwissen ist Gold wert, nutzen wir dieses zielorientiert und hören auf uns mit unnötigen Dingen zu beschäftigen. Lassen Sie sich dabei von allen Involvierten helfen.