Spesen-Abrechnung: Compliance bei beruflichen Auslagen
Schweizer Arbeitsrecht und rechtskonforme Entschädigungen
Was sagt das Schweizer Arbeitsrecht zum Thema Spesen-Abrechnung, welche Entschädigungen sind rechtskonform?
Im schweizerischen Arbeitsrecht (Art. 327 ff. OR) ist festgehalten, dass ein Arbeitgeber für Arbeitsgeräte und Materialien, welche für die Arbeitsausführung notwendig sind, aufkommt, sofern nichts anders verabredet wurde. Ebenso wird statuiert, dass ein Arbeitgeber die mit der eigentlichen Arbeitsausführung in einem unmittelbaren, direkten Zusammenhang stehenden und nach der Verkehrsanschauung anfallenden Auslagen zu tragen hat. Diese Regelungen können nur zugunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden gemäss Art. 327a Abs. 1 OR und 327b Abs. 1 OR. Anders verhält es sich bei persönlichen Auslagen des Arbeitnehmers wie beispielsweise Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort. Zu diesen ist ein Arbeitgeber nur angehalten, sofern und soweit er sich dazu verpflichtet hat.
Demnach wird gemäss OR unter den folgenden drei Arten von «Spesen» unterschieden:
- Auslagen für Arbeitsgeräte und Materialien (Art. 327 OR)
- notwendige Auslagen im Allgemeinen (Art. 327a OR)
- Auslagen für ein Motorfahrzeug (Art. 327b OR)
Auslagen für Arbeitsgeräte und Materialien (Art. 327 OR)
Ein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer mit Geräten und Materialien auszurüsten, welche für die Arbeitsausführung benötigt werden.
Der Arbeitgeber stellt Arbeitsgeräte und Materialien:
Für einen Bauarbeiter müsste der Arbeitgeber beispielsweise eine angemessene Schutzausrüstung zur Verfügung stellen, für einen Büroangestellten ein Laptop oder für einen Koch einen Messerblock.
Der Arbeitsnehmer stellt Arbeitsgeräte und Materialien selbst:
Falls ein Arbeitnehmer Material stellt, ist der Selbstkostenpreis als Auslagenersatz angemessen. Bei Geräten bemisst sich die Entschädigung nach den Grundsätzen für eine Miete. So ist es beispielsweise bei Orchestermusikanten üblich, dass diese ihre persönlichen Instrumente verwenden. Dementsprechend sollte die Höhe der Entschädigung der Summe, welche für die Miete eines entsprechenden Instruments verlangt wird, entsprechen. So könnte beispielsweise ein Musiker, welcher für einen dreitägigen Auftritt engagiert wird und seine eigene Geige dafür verwendet, CHF 150.– erhalten, sofern die (angenommene) Tagesmiete einer Geige CHF 50.– beträgt. Als Materialien gelten Verbrauchsgegenstände wie z.B. Druckerpatronen und Papier, wohingegen z.B. ein Laptop als Gerät einzustufen ist.
Im Allgemeinen ist festzuhalten, dass der Arbeitnehmer nicht an der Entschädigung verdienen, jedoch auch keinen Verlust erleiden soll.
Auslagen für Motorfahrzeuge (Art. 327b OR)
Unter Auslagen für Motorfahrzeuge i.S.v. Art. 327b OR fallen lediglich Ausgaben für Automobile, Motorrad, Motorfahrrad und andere Fahrzeuge mit eigenem Antrieb, durch den sie auf dem Erdboden unabhängig von Schienen fortbewegt werden. Flug- und Zugspesen können folglich nicht über Art. 327b OR abgehandelt werden. Diese gehören in die Kategorie der notwendigen Auslagen im Allgemeinen nach Art. 327a OR, welche im nächsten Abschnitt thematisiert werden.
Des Weiteren muss zwischen den folgenden zwei Arten von Motorfahrzeugen unterschieden werden:
- einem Geschäftsfahrzeug
- einem privaten Fortbewegungsmittel, welches für die Ausführung der Arbeit benötigt wird
Unabhängig davon, ob es sich um ein privates oder geschäftliches Fahrzeug handelt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Ersatz der üblichen Betriebs- und Unterhaltskosten zu leisten.
Unter Betriebs- und Unterhaltskosten fallen beispielsweise Kosten für Benzin, Öl, Service, Pneus inkl. Winterreifen, Frostschutz, Reinigung, Wartung und Reparaturen sowie Abnutzungsschäden am Auspuff oder an den Bremsbelägen u.Ä. Kosten für den Ein- oder Abstellplatz fallen ebenfalls unter die üblichen Betriebskosten.
Wird nun für geschäftliche Zwecke ein privates Fahrzeug eingesetzt, so ist der Arbeitgeber, falls nichts anderes vereinbart, zusätzlich zur Vergütung von öffentlichen Abgaben, Haftpflichtversicherungen und Amortisation verpflichtet.
Was dabei zu beachten ist, ist, dass die Benutzung eines Motorfahrzeugs zwar an sich nicht notwendig sein muss, im Gegensatz zu den allgemeinen Auslagen i.S.v. Art. 327a OR (siehe nachfolgend 1.3) jedoch dieses nur im Einverständnis mit dem Arbeitgeber verwendet werden darf.
Anstelle einer umständlichen Berechnung können Pauschalbeträge vertraglich vereinbart werden. Dafür gibt es folgende Lösungsansätze:
- Kilometerentschädigung (CHF/km)
- feste Spesenpauschale (Monatspauschale) nach Zonen gegliedert
Diese Pauschalen müssen jedoch mindestens so hoch sein, dass im Durchschnitt sämtliche effektiv erwachsenen Kosten des Arbeitnehmers gedeckt werden.
So wird beispielsweise in verschiedenen Gesamtarbeitsverträgen eine Entschädigung pro Kilometer festgelegt, wobei aktuell i.d.R. 60 bis 70 Rappen pro gefahrenen Kilometer entschädigt werden.
Bei einer festen Spesenpauschale ist die Entschädigung nach Pauschalzonen unterteilt, welche wiederum nach Entfernung vom Einsatzort zum Anstellungsort aufgegliedert werden.
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