Neue Software einführen: Die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Implementierung
Roadmap zum Erfolg: Die wichtigsten Schritte
Eine gute Planung ist Trumpf – das gilt auch für das Einführen einer neuen Software. Und diese startet weit vor der tatsächlichen Installation des neuen Programms, wie die folgende Roadmap veranschaulicht.
1.) Der richtige Zeitpunkt
Den passenden Zeitpunkt gibt es nicht, behaupten viele Firmenchefs. Denn: Irgendetwas ist immer. Egal, ob Mitarbeitermangel, knappe Ressourcen oder eine hohe Auftragslage. Zeit ist in unserer heutigen Gesellschaft ohnehin Mangelware. Doch wer zu lange wartet, riskiert, von der Konkurrenz überholt zu werden. Die Frage, die sich also zunächst stellt, ist: Wann genau sollte eine neue Software eingeführt werden? Und hierbei lohnt es sich, interne Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen und zu evaluieren. Wo könnten moderne Tools Verbesserungen schaffen, wo haben alte Systeme ausgedient und wo muss das Unternehmen bereits Nachteile aufgrund veralteter Prozesse hinnehmen? Wie viel Zeit kann durch eine Software eingespart werden? Wie viel Budget steht dafür zu Verfügung? Wann lassen es die internen Ressourcen zu, eine neue Software einzuführen?
2.) Die passende Software
Wie eingangs erwähnt, gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Lösungen für unterschiedlichste Prozesse. Je nach Unternehmensgrösse, Branche und konkreter Unternehmenssituation gibt es hier völlig unterschiedliche Anforderungen. Zwei Beispiele:
- Ein Konzern mit 1.000 Mitarbeitern benötigt ein Programm für die Buchhaltung. Diese soll ermöglichen, dass einzelne Unternehmenseinheiten differenziert abgebildet werden. Das Tagesgeschäft soll bestmöglich automatisiert werden. Die Erledigung von Bilanzen, GuV und Konzernabschlüssen muss effizient und sicher sein.
- Eine Agentur wächst über Jahre stetig und kommt mit 20 Mitarbeitern nun an einen Punkt, an dem einzelne Softwarelösungen in Teilbereichen des Unternehmens nicht mehr ausreichen. Es wird nach einer umfassenden Agentursoftware gesucht, die sämtliche internen Prozesse abbildet. Sie soll agiles Projektmanagement und reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen. Die Daten jedes einzelnen Kunden, Kontakthistorie und Leistungen sollen gesammelt als Projekt erfasst werden können. Es ist ausserdem wichtig, dass Controlling-Aktivitäten mit der Software durchführbar sind. Bestenfalls sind alle wichtigen Kennzahlen auf ersten Blick ersichtlich.
Anhand dieser beiden Beispiele wird deutlich, wie unterschiedlich die Ansprüche an Softwarelösungen sind. Eine grundlegende Entscheidung ist allerdings folgende: Software-as-a-Service oder On-Premises? Nachstehend beleuchten wir die wichtigsten Vor- und Nachteile:
- On-Premises-Software: Dabei handelt es sich um Software bzw. Programme, die fix auf dem Firmenrechner bzw. -server installiert werden. Lange Zeit war dies die gängigste Variante, denn die Daten verweilen dabei beim Unternehmen selbst, wodurch sich für dieses eine vollumfängliche Kontrolle ergibt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Firmen nur einmalig einen Beitrag für die Software bezahlen und diese dann unbegrenzt nutzen können. Die Kehrseite der Medaille: Oft bezieht sich die jeweilige Lizenz lediglich auf eine bestimmte Anzahl an Rechnern oder ist zeitlich begrenzt, wodurch es zu Mehrkosten kommen kann. Ebenso benötigen Unternehmen, die auf diese Variante setzen, fachmännisches IT-Personal, das die Software nicht nur installiert, sondern auch regelmässig wartet. Updates sind Pflicht.
- Software-as-a-Service: Daneben haben sich in den letzten Jahren Software-as-a-Service-Lösungen oder Cloud-Dienste etabliert. Das Konzept dahinter ist rasch erklärt: Es funktioniert wie ein Abo. Für die Nutzung der jeweiligen Programme zahlt das Unternehmen einen monatlichen oder jährlichen Betrag und kann nicht nur auf die Software zurückgreifen, sondern profitiert auch von einer regelmässigen und professionellen Wartung. Updates werden zeitgerecht eingespielt und die Software ist stets up to date. Einer der grossen Kritikpunkte, den Unternehmen dabei immer wieder äussern, ist jedoch die Tatsache, dass sich die Daten – und oftmals auch das Programm per se – in einer Cloud befinden.
Letztendlich bleibt es Ihnen überlassen, sich für die für Ihr Unternehmen perfekte Lösung zu entscheiden. Wichtig sind in jedem Fall eine gründliche Marktrecherche und eine Testphase. Räumen Sie ausserdem dem Thema Sicherheit genügend Platz ein, denn Cyberattacken nehmen heutzutage immer mehr zu.
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3.) Ein gutes Change-Management
Die Software implementieren und den Dingen einfach ihren Lauf lassen? Keine gute Idee! Denn dabei sind missmutige Mitarbeiter und Komplikationen vorprogrammiert. Viel besser ist es, Sie setzen auf ein gutes Change-Management. Denn Fakt ist: Eine neue Software kann bisherige Arbeitsprozesse und -gewohnheiten gravierend verändern. Zu Beginn steht dabei eine exakte Planung aller wichtigen Punkte und es sollte auch klar sein, wer wofür verantwortlich zeichnet. Splitten Sie das Projekt am besten in Bereiche auf und ernennen Sie Projektleiter. Im Wesentlichen geht es dabei um Folgendes:
- Prozesse anpassen: Alle firmeninternen Prozesse müssen beleuchtet, evaluiert und an die neue Situation angepasst werden. Damit einher geht auch die Tatsache, dass Sie genügend Zeit für Schulungen des Teams einplanen müssen. Denn nichts ist frustrierender, als mit einem neuen Programm arbeiten zu müssen, dessen Funktionsweise unzureichend bekannt ist.
- Mitarbeiter motivieren: Die Belegschaft muss nicht nur optimal auf die Veränderungen vorbereitet werden, sondern es gilt auch, sie perfekt durch die Umstellung durchzuführen und zu motivieren. Chefs übernehmen diesbezüglich übrigens eine Vorbildfunktion und sollten mit gutem Beispiel vorangehen.
- Offene Firmenkultur leben: Beherzigen Sie beide genannten Punkte, kann es dennoch immer zu Komplikationen oder Reibereien kommen. Eine offene Firmenkultur ist dabei unerlässlich. Vermitteln Sie Ihrem Team das Gefühl, Probleme offen ansprechen zu können und schaffen Sie ein wertschätzendes Ambiente.
4.) Optimales Roll-out und Datenmigration
Bei der Installierung selbst haben Sie meist die Wahl zwischen einer schrittweisen Implementierung oder Sie entscheiden sich dafür, alles auf einen Schlag zu realisieren. Beides hat seine Vor- und Nachteile:
- Alles auf einen Schlag: Diese Vorgehensweise bezeichnet man auch als „Big-Bang-Strategie“. Meist reicht ein Arbeitstag oder ein Wochenende aus, um die Software vollständig zu implementieren. Der grösste Vorteil ist daher die rasche Umsetzung. Dies führt allerdings nicht selten zu einem gewissen Zeitdruck, wodurch häufig Fehler passieren können oder aber es bleibt nicht genügend Zeit, um Prozesse oder Mitarbeiter darauf vorzubereiten. Diese Strategie wird meistens dann verfolgt, wenn sich Daten eines alten Systems nicht auf ein neues übertragen lassen. Oder aber wenn eine Synchronisation beider Programme nicht umsetzbar oder nicht gewollt ist. Somit wird die alte Software dabei einfach deaktiviert und die neue aktiviert.
- Nach und nach: Bei der sogenannten „iterativen Einführung“ kommt es hingegen zu einer schrittweisen Implementierung. Das heisst: Die alte und die neue Software laufen eine Zeit lang parallel. Meist werden die Daten abteilungs- oder bereichsweise migriert. Der grosse Vorteil liegt darin, dass genügend Spielraum und Zeit bleibt, um Anpassungen zu tätigen. Umgekehrt muss hierfür jedoch mehr Zeit eingeplant werden und nicht selten ist diese Vorgehensweise zudem mit höheren Kosten verbunden.
Planen Sie in jedem Fall genügend Zeit für die Datenmigration ein. Es folgt das Testen im laufenden Betrieb. Dabei geht es darum, alle wichtigen Programmfunktionen zu prüfen. Verläuft alles reibungslos, kann die Software schliesslich vollumfänglich genutzt werden.
5.) Kontinuierliches Analysieren
Egal, ob On-Premises-Software oder Cloud-Lösung – beides sollten Sie nicht als statisches Element betrachten, das nach der Installierung keinerlei Analyse mehr bedarf. Vielmehr können zum einen immer wieder Probleme oder Fragen auftauchen, die im Optimalfall rasch vom Softwareanbieter gelöst werden können. Zum anderen werden Programme stetig weiterentwickelt und hierbei ist der Input von Anwendern unerlässlich. Denn sie sind es, die die Software tagtäglich im Gebrauch haben und somit ein Stück weit mitbestimmen, wohin die Reise diesbezüglich künftig geht.
Bildquelle: Pexels
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