Teilbereiche des Projektmanagement: Risiken, Stakeholder und Projektkommunikation
Wigbert Boell
Wigbert Boell ist ein internationaler Manager und Kommunikationsexperte, der sich auf strategische Beratung spezialisiert hat. Nach vielfältigen Erfahrungen in und um startups, kleinen und mittleren Unternehmen, sowie mit Gründern in Europa und den USA, konzentriert er sich inzwischen auf die Kreativ-Industrie und den non-profit Bereich. Durch langfristige Verträgen mit einem Deutschen Werbemittel- und Geschenkartikel Hersteller für den Marken-Aufbau in den USA und später in Nord- und Osteuropa hat er Geschäfte in über 50 Ländern durchgeführt. Ebenso hat er auch als Projektmanager und Marketingberater mit den verschiedensten Organisationen und Unternehmen gearbeitet, inklusive z.B. UNDP, GermanTV und Film Festivals. Bereits seit 1998 erforscht Wigbert Boell das Netz, schreibt Online-Beiträge, publiziert Newsletter und Blogs und ist ein früher Nutzer der sozialen Medien. Zur Zeit des ersten Internet-Booms war er Abteilungsleiter Business Development für ein US-Israelisches startup. Wigbert Boell hat ein M.A. in Kommunikationswissenschaften, sowie Kultur- und Medien-Management.
Risikomanagement
„Der Projektleiter muss das Risikomanagement als eine seiner Kernaufgaben über die gesamte Projektdauer begreifen!“ (pm-handbuch.com)
Welche einzelnen Risiken jedem Projektmanager begegnen ist natürlich von Fall zu Fall unterschiedlich – es lassen sich aber verschiedene allgemeine Gefahrenquellen in folgenden Teilbereichen identifizieren:
- Mitarbeiter
- Finanzen / Ressourcen
- organisatorisch / rechtlich
- Ausfall eines zentralen Projekt-Bestandteils
- öffentlich (Akzeptanz)
- „force majeure“ („höhere Gewalt“)
Gutes Risikomanagement hilft Probleme erst gar nicht aufkommen zu lassen und ist damit ein wichtiger Teilbereich eines guten Projektmanagements. Risiken werden erkannt und mögliche Gegenmassnahmen beschrieben. Dabei ist die Risikoanalyse nicht eine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
„Risikomanagement wird als ein fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung kontinuierlich stattfinden.“ (Wikipedia)
Eine Risikoanalyse beginnt meistens mit einer Auflistung aller möglichen Gefahren, die dann im 2. Schritt bewertet werden. Eine Einstufung nach 3 Möglichkeiten („gering, mittel, hoch“) für die Kriterien „Tragweite / Wirkung / Schwere“ und „Eintritts-Wahrscheinlichkeit“ werden auf einer Matrix eingetragen und lässt dabei relativ schnell die wichtigsten Risiken identifizieren. Mit diesen sollte sich der Projektmanager zunächst auseinandersetzen.
Eine Risikoliste sollte im Idealfall folgende Bereiche enthalten:
- Beschreibung (was? Konsequenzen?)
- Bewertung (Tragweite (am besten als konkrete Summe), Wahrscheinlichkeit (in %) und Gesamt-Faktor)
- Massnahmen (Aufgabe, Verantwortlicher, Termin...)
Nach der Identifizierung und Einschätzung der Risiken wird mit der Massnahmen-planung begonnen, die je nach Bedeutung des Risikos angepasst wird. Ein Richtwert ist dabei, das:
- geringe Risiken akzeptiert werden,
- mittleren Risiken vorbeugend begegnet wird („vermindern“, „übertragen“, „vermeiden“)
- und hohe Risiken „korrigierend“ begegnet wird.
Risikomanagement ist nicht ein abgehobenes Terrain, das ein Projektmanager alleine durchführt, sondern ein wichtiger Bestandteil der Projektdurchführung und erfordert die Aufmerksamkeit aller Beteiligten. Allgemein ist es sinnvoll, dass grundsätzlich alle Mitarbeiter die top 5 Risiken kennen.
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