Projektziele: Ohne Ziel kein Projekt
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Alles dreht sich um die Projektziele
Jedes Projekt verfolgt ein Ziel. Mal soll der Internetauftritt organisiert werden. Mal soll ein Produkt entwickelt werden. Mal soll die Zusammenarbeit zwischen den Teams optimiert werden. Und aus diesem Ziel leiten sich nicht allein die Aufgaben ab, die zur Zielerreichung realisiert werden müssen, sondern auch wer mit wem ein Projektteam bildet. Dem Ziel fällt somit eine zentrale Rolle zu. Eine Rolle, die nicht unterschätzt werden sollte. Jede Zieldefinition führt ja schliesslich in eine bestimmte Richtung. Ein Fakt, der oftmals vergessen wird. Leider.
Weist die Zieldefinition des Projekts nämlich Schwächen auf, wie Widersprüche oder eine unvollständige Beschreibung, werden diese Schwächen mit ins Projekt getragen. Die Folgen sind bekannt.
Das Projekt
- gerät ins Stocken.
- verfolgt eine andere Richtung, als gewünscht.
- verliert an Fahrt, weil während der Umsetzung ständig die Richtung geändert wird.
- wird abgebrochen.
Jede dieser Folgefälle erhöht die Kosten für das geplante Projekt. Rücken Sie deshalb die Projektziele in den Fokus.
Projektziele adäquat definieren
Mit der Zieldefinition stellen Sie somit für das Projekt die entscheidenden Weichen. Damit die Zieldefinition diese Verantwortung auch tragen kann, muss diese bestimmte Kriterien erfüllen. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen auf, welche Kriterien Sie bei dem Fixieren der Projektziele beachten sollten.
Tipp 1: Im Rückblick schreiben
Fokussieren Sie das gewünschte Endergebnis des Projektes – und beschreiben Sie es. Durch diese rückblickende Beschreibung vermeiden Sie, dass das Ziel zum Weg wird. Zeigen Sie deshalb in Ihrer Zieldefinition das Ergebnis auf.
Fragen Sie sich:
- Welches Hauptergebnis soll erreicht werden?
- Welche Zusatzergebnisse schliessen sich an dieses Hauptergebnis an?
- Welche Staffelung und Priorisierung der Zusatzergebnisse soll in der rückblickenden Beschreibung gesetzt werden?
Beispiel: Projektname „Gesundheitsportal: Rundum gesund“
Der Internetauftritt Gesundheitsportal www.rundumgesund.de ist zu entwickeln, zu gestalten und online zugriffsbereit zu stellen (Das Hauptergebnis). Die Webseite soll Gesundheitsbewusste, als auch bereits Erkrankte dabei unterstützen, die eigene Gesundheit bzw. Heilung zu unterstützen, indem Informationen rund um Gesundheitsthemen, Produkte und Anbieter (Ärzte, Heilpraktiker etc.) angeboten werden… (Ein Zusatzergebnis)
Tipp 2: Lösungsneutral verfassen
In der Zielbeschreibung dürfen keine Angaben zum Wie – also zu den Lösungen – enthalten sein. Schliesslich sollen ja innerhalb des Projektes Ideen freigesetzt werden. Um die Innovationskraft der Projektmitarbeiter zu aktivieren, ist somit auf eine lösungsneutrale Formulierung der Projektziele zu achten.
Fragen Sie sich:
- Sind keinerlei Angaben zum „Wie“ enthalten?
- Wurden die Ergebnisse ohne ein Aufzeigen von Lösungen beschrieben?
Tipp 3: Auf Vollständigkeit achten
Die Zieldefinition soll keinen Raum für Spekulationen über verborgene Ziele bieten. Achten Sie deshalb darauf, dass wirklich die Gesamtheit der Projektziele erfasst wird.
Fragen Sie sich:
- Wurde das Ziel vollständig beschrieben?
- Wurden alle Zusatzergebnisse erfasst?
- Entstehen keine Einwände wie „Sollten wir nicht auch den Fakt XYZ als Ziel aufnehmen“?
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Tipp 4: Erreichbarkeit garantieren
Obwohl Projektziele stets erreichbar sein sollten, tappen viele in die beliebte Falle der „stretched targets“ – der überzogenen, unmöglichen Ziele. Doch ein Projekt soll und kann keine Wunder vollbringen, d.h. ein Projekt kann nicht etwas Möglich machen, was durch die gegebenen Fakten des Unternehmens (Ressourcen, Budgets, Hierarchien, Arbeitsstrukturen, Unternehmenskultur) gar nicht möglich ist. Prüfen Sie deshalb, ob das Ziel, das Sie definieren, überhaupt zu erreichen ist.
Fragen Sie sich:
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Kann mit den vorhandenen Ressourcen das Ziel überhaupt erreicht werden?
- Auf welche Stärken kann zurückgegriffen werden? Welche Lücken und Schwächen zeigen sich dagegen?
- Können diese Lücken behoben werden? Wie?
- Welche Fakten (Budget, Hierarchie, Arbeitsstruktur etc.) gelten?
- Unterstützen diese Fakten das Ziel? Oder offenbaren sich erste (ernste) Hindernisse, die die Zielerreichung erschweren?
- Wie kann mit diesen Hindernissen umgegangen werden?
- Was muss im Vorfeld unternommen werden, damit die Erreichbarkeit des Zieles garantiert wird?
Tipp 5: Ohne Widersprüche formulieren
Widersprüche in der Zielbeschreibung, ob verdeckt oder offenkundig, führen die Projektmitarbeiter in die Irre. Decken Sie deshalb Widersprüche auf, indem Sie eine 360°-Betrachtung der Projektziele vornehmen. Denn Unstimmigkeiten im Ziel werden ja gerade dadurch hervorgerufen, weil ein Ergebnis des Ziels mit den gegebenen Realitäten unvereinbar erscheint.
Fragen Sie sich:
- Wird das Ziel von der Unternehmenskultur getragen?
- Stimmt das Ziel mit der „Marke“ überein?
- Erfüllt es die Erwartungen der Kunden?
- Entspricht es dem Employer Branding?
- Können sich die Mitarbeiter mit diesem identifizieren?
- In welchen Unternehmensbereichen würde das Ziel zu welchen Widersprüchlichkeiten führen?
- Wie würden sich diese Widersprüche auf die Erreichbarkeit des Ziels auswirken?
- Wie können diese behoben werden? Was muss dafür getan werden?
Tipp 6: Messbarkeit und Kontrollierbarkeit gewährleisten
Das Ergebnis in seiner Gesamtheit muss sowohl für die Projektmitarbeiter, als auch für das Unternehmen Kriterien beinhalten, die gemessen, geprüft bzw. kontrolliert werden können.
Fragen Sie sich:
- Welche Kriterien müssen für das Hauptergebnis und die Zusatzergebnisse des Ziels definiert werden?
- Sind diese Kriterien für alle Beteiligten eindeutig und nachvollziehbar?
- Auf welche Weise können und sollen diese kontrolliert werden?
- Welche Kontrollregeln werden aufgestellt?
Tipp 7: Eindeutig beschreiben
Zu guter Letzt sollte noch die Eindeutigkeit der Projektziele geprüft werden. Denken Sie an das Prinzip „Sender-Empfänger“, d.h. was Sie senden (mitteilen), muss beim Empfänger nicht so ankommen. Bitten Sie deshalb unbeteiligte Dritte, Ihr Projektziel zu lesen und mit eigenen Worten wiederzugeben. Dabei wird sich schnell zeigen, ob das Ziel eindeutig formuliert wurde oder in welchen Aspekten es überarbeitet werden sollte.
Haben Sie auf diese Weise die Projektziele abgeschlossen, folgt ein weiterer wesentlicher Schritt: Die Freigabe der Zielsetzung durch den Auftraggeber (beispielsweise die Geschäftsleitung).
