Projektphasen: Projekte erfolgreich umsetzen
Dr. Daniela Haze
Dr. Daniela Haze, Projektmanagerin und Unternehmensberaterin. Seit mehr als 15 Jahren begleitet Dr. Daniela Haze grosse Unternehmen in der Schweiz im Projektmanagement. Sie leitet einerseits selber Projekte und andererseits coached sie Projektleiter in der Anwendung von verschiedenen Projektmethoden und in der konsequenten Verfolgung der gesetzten Projektziele. Sie weiss, welchen Herausforderungen Projektleitern und Projektmitarbeitern während einem Projekt begegnen und wie man mit diesen Herausforderungen auf beruflicher und persönlicher Ebene am besten umgehen kann. Dabei ist sie auch verantwortlich Change Management Prozesse über alle Ebenen erfolgreich zu planen und nachhaltig umzusetzen.
Aufgrund der Globalisierung, der Transparenz, der regulatorischen Rahmenbedingungen und der praktisch unerschöpflichen Möglichkeiten nimmt die Komplexität von Projekten kontinuierlich zu. Das Projektmanagement wird deshalb zu einer immer grösseren Herausforderung und gleichzeitig hat sich auch das Rollenbild des Projektmanagers gewandelt. Der Projektmanager von heute muss mit der stetigen Dynamik der Veränderungen umgehen können, über ein hervorragendes Stakeholder-Management verfügen und sich bestens in den verschiedenen Projektphasen auskennen. Dies stellt insbesondere Recruiting Manager vor die schwierige Aufgabe, in Abstimmung mit den Bedürfnissen der Linienmanager und der jeweiligen Unternehmenskultur den idealen Projektmanager selektieren zu können.
Die notwendigen Kompetenzen, um ein Projekt erfolgreich realisieren zu können, bleiben immer die gleichen, unabhängig vom jeweiligen Tätigkeitsbereich wie Human Resources, Logistik, Kundenberatung etc. Jedes Projekt zeichnet sich durch folgende Elemente aus:
- Neuartige Themen und komplexe Fragestellungen.
- Ein eindeutig festgelegtes Ziel/Ergebnis bei Projektstart.
- Ein genau definiertes Projektende.
- Klar geregelte Übertragung von Verantwortung.
- Arbeiten in einem interdisziplinären Team.
- Die Einteilung von begrenzten Ressourcen.
Drei entscheidende Projektphasen
Ein professionelles Projektmanagement lässt sich in drei zentrale Projektphasen gliedern: die Vor-Projektphase, die Projektdurchführung und die Nach-Projektphase.
Schritt 1: Die Vor-Projektphase
In der Vor-Projektphase wird eine Bedarfsanalyse durchgeführt. Zudem wird der entsprechende Business Case erstellt, welcher anhand einer Kosten-Nutzen-Analyse sowie einer Risikopositionierung einerseits die nötige Transparenz schaffen und andererseits die Entscheidungsgrundlage für oder gegen ein entsprechendes Projekt ermöglichen soll. In dieser Vorphase muss ein Sponsor für die Budgetsicherstellung gefunden werden. In der Regel entscheidet ein Steuerungsausschuss, welcher auch später die Meilensteine der einzelnen Phasen überprüft, über den Start eines neuen Projekts.
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Schritt 2: Die Projektdurchführung
Nachdem die Projektbeauftragung erfolgt ist, beginnt die effektive Projektdurchführung. Hierbei wird zwischen Planung, Zuweisung, Durchführung und Abnahme unterschieden. In der Planung wird das Projekt inhaltlich und organisatorisch strukturiert. Durch die Definition von Arbeitspaketen und Projektmeilensteinen sowie durch Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung können die einzelnen Aufgaben den verschiedenen Rollen der Projektmitglieder zugewiesen werden. Dadurch wird der Fortschritt bei der Durchführung des Projekts mess- und überwachbar gemacht, da Soll-Ist-Vergleiche eine frühzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen und Abweichungen ermöglichen. Lösungsorientierte Massnahmen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, können rechtzeitig eingebracht werden.
Das Projektcontrolling überwacht die Durchführung des Projekts und soll insbesondere sicherstellen, dass das zugesprochene Budget bis zum Projektabschluss ausreicht. Durch ein zeitnahes und detailliertes Projektcontrolling kann auch verhindert werden, dass projektfremde Aufwände das Budget wegschmelzen lassen.
Kommunikationskultur ist zentral. Insbesondere in der Durchführungsphase ist es von grösster Bedeutung, eine gute und konstruktive Kommunikationskultur zu pflegen. Innerhalb des Projektteams muss der Projektmanager ein Klima des Zusammenhalts und des Vertrauens schaffen, was voraussetzt, dass die dafür notwendige Sozialkompetenz vorhanden ist.
Sie können eine fliessende Kommunikation innerhalb des Projektteams über regelmässige Projektteammeetings und Statusberichte sicherstellen. Sie sollten darauf achten, dass sämtliche relevanten Teammitglieder daran teilnehmen und sich nicht etwa aufgrund von Überlastung abmelden. In dieser Phase der Durchführung müssen Sie auch besonders intensiv die Kommunikation mit dem Auftraggeber pflegen. Versuchen Sie ihn über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren, indem Sie Zwischenabnahmen von Meilensteinen einplanen und ihm die nächsten Schritte des Projektverlaufs erklären. Sie können so Missverständnisse von Beginn weg auffangen oder rechtzeitig richtigstellen.
Schritt 3: Die Nach-Projektphase
Nachdem ein Projekt erfolgreich dem Business übergeben worden ist, muss der Nach-Projektphase die entsprechende Aufmerksamkeit geschenkt werden. In dieser Phase geht es um die Nachbereitung und insbesondere um das Lernen aus Fehlern («Lessons Learned») sowie den Erfahrungsaustausch («Best Practice Sharing»). Ein erfahrener Projektmanager wird auch in dieser weniger spannenden Phase genügend Zeit investieren, um aus den Lessons Learned, dem Best Practice Sharing und der detaillierten Dokumentation das Fundament für nachfolgende Projekte zu bauen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Projektmitarbeiter zu würdigen und deren Leistungen in den jeweiligen Zielvereinbarungen festzuhalten, die gerade im Projektwesen aufgrund der Dynamik und des stetigen Zeitdrucks zu wenig berücksichtigt werden.
