Workhacks: Wie Sie eingefahrene Arbeitsabläufe hinterfragen
Rolf Rado
Viele Jahre tätig als Manager von diversen Klein- und Mittelunternehmen (KMU), bis zu Grosskonzernen, heute Mitinhaber der Firma Axios. Er ist Berater, Trainer, Coach.
Sue Rado
Sue Rado, eidg. dipl. Ausbildungsleiterin, ist Betriebsausbilderin und Performance Improvement Coach. Sie verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz aus verschiedenen Funktionen (Einkäuferin, Key Account Manager, Projektleiterin, Stv. Geschäftsleiterin, Schulungsleiterin) und ist Dozentin im Bereich Bildungs-Controlling. Als Selbstständige betreut sie viele unterschiedliche Firmen aus verschiedenen Branchen (Einführung/Umsetzung Personalentwicklung, Veränderungsprojekte, Kundenservice-Optimierungen) und gibt diverse Trainings im Bereich Führung, Verkauf/Kundendienst und Teamentwicklungen. Ihre praxisnahen Trainings sind bekannt für hohe TeilnehmerInnen-Aktivität, den Einbezug aktueller Beispiele von den Teilnehmenden und die Abgabe vieler zusätzlicher, zeitsparender Hilfsmittel für den Alltag (Checklisten, Vorlagen).
Passende Arbeitshilfen
Workhacks (die Arbeit hacken) sind «minimalinvasive» Eingriffe, um die Zusammenarbeit, die Arbeitsprozesse und Arbeitsergebnisse von Teams zu verbessern sowie eingefahrene Routinen aufzubrechen. Sie sind sehr wirkungsvoll und greifen oft rascher als ein von oben verordnetes Change-Programm.
Das Design von Workhacks beruht auf vier Prinzipien:
- Sie verändern Arbeitsabläufe, brechen eingefahrene Routinen auf, ohne dabei Schäden zu hinterlassen. Sie ermutigen Teams zu mehr Selbstverantwortung, Effektivität, Innovation und zu besserer Zusammenarbeit.
- Sie werden nicht von oben angeordnet. Jedes Team und jede Abteilung kann die Veränderung für sich entscheiden. Workhacks sollen Lust auf Veränderung machen.
- Sie werden als Experimente eingeführt und wieder abgeschafft, wenn sie nicht funktionieren. Sie werden aber konsequent weitergeführt, wenn sie hilfreich sind.
- Sie können schnell eingeführt werden – ohne langwierige Entscheide auf Geschäftsleitungsebene, ohne Soll-Ist-Analysen, ohne Strategieanpassung. Sie sind praktisch und intelligent zugleich.
(Nach L. Schültken, workhacks, Haufe)
Nachfolgend eine kleine Auswahl an effektiven Workhacks, die rasch implementiert werden können.
Fokuszeit
Fokuszeit ist eine definierte Zeit, in der die Mitarbeitenden in einem Team/einer Abteilung das machen, was sie für die Firma für am wertvollsten halten. Dies startet meistens mit einer klar definierten Stunde und kann später ausgedehnt werden. Selbstverständlich kann dies auch auf die ganze Organisation ausgeweitet werden. In der Fokuszeit wird niemand gestört, sei dies durch Telefonate, Fragen oder sonstige Gespräche.
Wichtig ist: Es herrscht Ruhe, damit jeder an seinem Thema konzentriert arbeiten kann.
Hilfreich ist dieser Hack in Situationen, in denen die Arbeit und damit die Konzentration häufig unterbrochen wird und kaum je Zeit zur Lösung konkreter Probleme und/oder Projekte vorhanden ist.
Ideal ist, wenn sich alle Teammitglieder an die gleiche Zeit halten, denn so ist es einfacher, dass sich alle daran halten. Wenn dies nicht möglich ist, dann ist zu prüfen, ob sich jeweils ein Teil des Teams an einen ruhigen Ort wie beispielsweise in ein Sitzungszimmer zurückziehen kann, um dort ungestört und in Ruhe arbeiten zu können.
Slack Time/Open Friday/20%-Time
Ähnlich zur Fokuszeit ist die Hack Slack Time. Hier wird eine bestimmte Zeit zur freien Verfügung für eigene Projekte gestellt. Auch das kann für einzelne Teams, Abteilungen oder die ganze Organisation gelten, beispielsweise bei Google ein Tag pro Woche «20% Time». Die Projekte müssen mit dem Geschäft in Zusammenhang stehen. Die Mitarbeitenden und Teams berichten periodisch über ihre Projekte.
Es gibt zwei Varianten, wie diese Zeit genutzt werden kann:
- Die Mitarbeitenden arbeiten einzeln an eigenen Projekten.
- Sie arbeiten in Form eines Open-Space, wobei ein abteilungsübergreifendes Team an einem Thema arbeitet.
Die Open-Space-Technology ist eine Methode der Grossgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen. Sie kann aber problemlos auch für kleine Gruppen adaptiert werden. In diesem Fall versammeln sich alle am entsprechenden Thema interessierten Mitarbeitenden im entsprechenden Raum, um am Thema zu arbeiten. Der Raum ist für alle Mitarbeitenden aller Abteilungen offen.
Hilfreich ist dieser Hack zur Entwicklung von Innovationen und neuer Ideen oder zur Auflösung eingefahrener Denkmuster und zum Lösen von Problemen. Auch können Teams so den Weg in die Selbstorganisation finden.
Ergebnisdruck gibt es dabei nicht. Ideen können verwirklicht werden, müssen es aber nicht, denn Druck ist bekanntlich kontraproduktiv für Kreativität.
Retrospektive/Retro
Als Retro wird ein regelmässig stattfindendes Meeting verstanden, dessen Ziel die Verbesserung der Zusammenarbeit ist. Retrospektiven eignen sich daher ideal, um Probleme im sozialen Austausch zur Sprache zu bringen und zu lösen. Es geht hier nicht um inhaltliche Fragen. Die Teammitglieder schreiben ihre Eindrücke nach der Methode «keep, drop, try» auf und werten sie gemeinsam aus (was funktioniert und wollen wir behalten, was läuft nicht gut – das machen wir nicht mehr, was wollen wir Neues ausprobieren).
Hilfreich ist dieser Hack in Teams, die ihre Zusammenarbeit reflektieren und verbessern wollen, oder in Teams, wo die Gerüchteküche brodelt, die Probleme aber nicht angesprochen werden. Ebenfalls eingesetzt werden kann die Retro im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Ein besonderes Augenmerk ist der Moderation zu widmen, die für eine offene, vertrauensvolle Atmosphäre sorgen muss.
Timeboxing
Beim Timeboxing geht es darum, Meetings effizient zu gestalten. Es sieht vor, dass für jeden Agendapunkt eine genaue Redezeit pro Person festgelegt wird. Diese «Timebox» darf nicht überschritten werden. Es zwingt die Teilnehmenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich auf das Meeting vorzubereiten. Dieses Konzept muss von allen Beteiligten ernst genommen werden, jeder hat sich daran zu halten.
Hilfreich ist dieser Hack bei endlosen Diskussionen, bei Personen oder Personengruppen, die oft vom Thema abschweifen, und zur Aktivierung von introvertierten Mitarbeitenden, die dadurch zu Wort kommen.
Wichtig bei diesem Hack ist, dass die am Timeboxing beteiligten Führungskräfte einverstanden sind und sich an die Regeln halten. Eine gewisse Disziplin ist dafür erforderlich.
Als Hilfsmittel ist eine grosse, für alle sichtbare Uhr, ein Timer oder eine Sanduhr notwendig.
