Sitzungskultur: So optimieren Sie Ihre Sitzungen
Claudia Scherrer
Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.
Sitzungen, Meetings, Workshops - Lohnt sich der Zeitaufwand?
Haben Sie oft das Gefühl, Sie rennen Ihren Terminen hinterher? Macht es Sie auch wütend, wenn Sie Ihre Arbeitszeit an Sitzungen vertrödeln, die zäh, langweilig und ziellos sind? Finden Sie manchmal auch, dass Sie den ganzen Tag mit Sitzungsterminen vergeudet haben, anstatt den wachsenden Arbeitsberg auf Ihrem Schreibtisch abzubauen? Wenn ja, dann sollten Sie sofort etwas unternehmen, um die Sitzungskultur in Ihrem Unternehmen konstruktiv auf Vordermann zu bringen oder zumindest sanft zu revolutionieren.
Wie soll das gehen?
Ganz einfach – in drei Schritten:
- Analysieren Sie das Sitzungsverhalten in Ihrem Unternehmen mit dem beiliegenden Fragebogen und werten Sie es aus.
- Ergreifen Sie die ersten Massnahmen zur Verbesserung des Sitzungsklimas mit den einfach umsetzbaren Tipps.
- Setzen Sie Ihre Ideen zur Verbesserung klug und konsequent um und überzeugen Sie positiv Ihre Partner und Kollegen.
Analysieren Sie die Qualität Ihrer Sitzungskultur
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit. Es lohnt sich. Schon kleine Verbesserungen bringen mehr Zufriedenheit und Effizienz. Wenn Sie wissen, wo der Hund begraben liegt, können Sie die Tipps gezielt ein- und umsetzen.
Tipps für eine erfolgreiche Sitzungskultur
An Sitzungen nehmen verschiedene Charakteren und Persönlichkeiten teil. Jeder hat andere Vorstellungen davon, wie eine Sitzung verlaufen soll. Wenn bei Ihnen Sitzungen auch hin und wieder mühsam sind, dann sind Sie nicht allein! Hier kommen Tipps, wie sich diese Situation ändern lässt. Denn Zeit ist Geld. Wer unnütz Zeit verschwendet, schadet dem Unternehmen. Effizienz bedeutet, eine Aufgabe erfolgreich und ohne grosse Zeit- und Energieverschwendung zu erledigen. Nach wie vor gilt: Vorbereitung ist alles! Eine optimal vorbereitete Traktandenliste mit Zeitplan und Verantwortlichen hilft bei der Vorbereitung, dann bei der Sitzungsgestaltung und zuletzt beim Schreiben des Protokolls. Nutzen Sie die folgenden Tipps für eine erfolgreiche Sitzungskultur:
- Setzen Sie die Prioritäten richtig
- Treten Sie sicher, positiv und mit einem Lächeln auf
- Bestrafen Sie niemanden für Fehler
- Verzichten Sie auf Kritik vor Publikum
- Vermeiden Sie individuelle Belohnungen
- Achten Sie Ordnung und Rechte anderer
- Motivieren Sie die Teilnehmer
- Lassen Sie sich nicht auf Machtkämpfe ein
- Handeln Sie aktiv, statt nur zu reden
- Haben Sie auch den Mut, NEIN zu sagen
- Stellen Sie Ihre Forderungen vernünftigBleiben Sie immer konsequent
- Nehmen Sie es nicht so schwer, wenn es mal nicht nach Ihrem Kopf geht
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Tipps für konkrete und erfolgreiche Massnahmen
Massnahmen für kurze Sitzungen
- Stellen Sie eine Sanduhr auf. Jeder Redner hat pro Votum eine Sanduhrlänge Zeit.
- Führen Sie die Sitzung im Stehen durch.
- «Die Sitzung vom Montag dauert zwei Stunden und endet um 10 Uhr.»
Massnahmen für mehr Effizienz
- Jeder muss so viele Antworten geben, wie er selber Fragen stellt.
- Jeder muss fünf Sekunden überlegen, bevor er zu sprechen beginnt.
- Nach dem Schachuhrprinzip ist für jeden Teilnehmer die Redezeit pro Sitzung beschränkt.
Massnahmen für die Zielerreichung
- Der Sitzungsleiter hat vor sich einen Kompass, weil er der Kapitän des Sitzungsschiffs ist. Sobald ein Redner vom Weg abweicht, verstellt er den Kompass und versucht das Schiff wieder auf Kurs zu bringen.
- Zu Beginn der Sitzung werden die Ziele visualisiert.
- Einige Steine liegen auf dem Sitzungstisch. Jetzt können alle gemeinsam die Steine als Hürden definieren und aus dem Weg räumen - wortwörtlich.
Neue Sitzungskultur klug und positiv umsetzen
Wichtig ist, dass Sie diese Schritte nicht alleine verfolgen. Motivieren Sie alle Beteiligten, diese Massnahmen auch zu ihrem Besten zu verfolgen. Bleiben Sie offen, aber konsequent, dann ist Ihnen der Erfolg sicher. Sitzungen sind dann erfolgreich, wenn ein konstruktives Klima herrscht. Deshalb: Freuen Sie sich auf Ihre Sitzungen. Nehmen Sie motiviert und positiv daran teil.
