Produktivität: Arbeitsmethodik für Führungskräfte
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Systematisches und methodisches Arbeiten ist die Basis für die Transformation von Fähigkeiten in Ergebnisse und in Erfolg (vgl. Malik 2003). Reflektieren Sie Ihre bisher praktizierten Gewohnheiten und Arbeitsweisen kritisch und ändern Sie sie erforderlichenfalls. Fragen Sie sich von Zeit zu Zeit, ob Ihre persönliche Vorgehens- und Arbeitsweise noch richtig ist und sie Ihren Arbeitstag effektiv erledigen lässt. Überprüfen Sie dabei kritisch, ob die angewandte Methode, die durchaus einmal richtig gewesen sein mag, noch zu Ihrer veränderten Situation passt und angepasst oder radikal verändert werden muss, auch wenn es schwer fällt. Dies gilt auch, wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter eine Arbeitsmethodik und -systematik anwenden, die Ihren Verantwortungsbereich insgesamt bremst und ineffektiv macht. Dann müssen Sie aktiv werden, um die Wirksamkeit zu erhöhen.
Ein Spaziergänger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen bereits gefällten Baumstamm in kleinere Teile zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann: «Entschuldigen Sie, aber mir ist da etwas aufgefallen: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie diese nicht einmal schärfen?» Daraufhin stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: «Dafür habe ich keine Zeit – ich muss sägen!»
Überprüfen Sie die Anforderungen in Ihrem Bereich
Grundsätzlich sollten Sie sich etwa alle drei Jahre die Frage stellen, wie sich die Anforderungen in Ihrem Tätigkeitsbereich verändert haben und ob Ihre Arbeitsmethodik noch zielführend ist. Müssen Sie eventuell Ihre Arbeitszeit anpassen oder ein neues Arbeitstool einsetzen? Was könnte Ihnen der Einsatz eines Smartphones bringen? Wie lässt sich die Effektivität in Ihrem Verantwortungsbereich und mit Ihren Mitarbeitern insgesamt steigern? Übernehmen Sie eine neue Aufgabe oder auch durch eine Beförderung eine neue Position, so müssen Sie in den meisten Fällen Ihre Arbeitsweise anpassen. Denken Sie in diesem Zusammenhang an Ihren Rollenwechsel vom Mitarbeiter zum Leader, der von Ihnen den Einsatz einer Reihe neuer Werkzeuge erfordert, wie Budget- und Personalplanungsinstrumente, ein verändertes Zeitmanagement, die Einplanung von Zeitressourcen für Mitarbeitergespräche usw.
Ihre persönliche Arbeitsmethodik zu durchdenken hat nicht das Ziel, noch härter zu arbeiten, sondern eher, mit Ihrer Arbeitslast souveräner umzugehen – so dass Sie im Ergebnis mehr leisten, grössere Aufgaben übernehmen und diese besser bewältigen können. Sie gewinnen damit das Gefühl, mehr zu agieren als zu reagieren. Sie gewinnen das gute Gefühl, dass Sie trotz einer Vielzahl von Aufgaben Ihren Arbeitstag im Griff haben.
Das wichtigste Hilfsmittel ist Ihr Kalender oder Zeitplaner. Diesen sollten Sie frühzeitig mit den Ihnen bekannten Regelterminen füllen einschliesslich Dienstreisen und Seminarbesuchen. Fixieren Sie auch schon festgelegte Termine zu Projekt- und Budget- sowie Strategiebesprechungen.
Kommandozentrale Schreibtisch
Ihr Schreibtisch ist Ihre «Kommandozentrale» in der ständig anschwellenden Informationsflut. Volltischler haben Aktenstapel auf ihrem Schreibtisch, die zügiges, konzentriertes Arbeiten verhindern und die Übersicht erschweren. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Papierstau, der dadurch entsteht, dass der Zufluss grösser ist als der Abfluss. Abhilfe lässt sich schaffen, indem man den Zufluss stoppt oder reduziert, ganz oder teilweise umleitet, den Engpass beseitigt oder den Abfluss verstärkt. Ein aufgeräumter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart vor allem eine Menge Zeit. Werden Sie zum Leertischler und schaffen Sie sich Freiraum auf Ihrem Schreibtisch, im Kopf und damit für Kreativität und Produktivität. Wenn Sie eine Ablage mit System haben, müssen Sie nicht lange suchen.
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Verschiedene Farben für unterschiedliche Prioritäten
Verschaffen Sie sich einen Überblick, was alles auf Ihrem Schreibtisch landet, und sortieren Sie nach den Prioritäten in Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ihre Prioritäten sollten auf den ersten Blick für Sie erkennbar sein. Eine einfache, aber wirksame Methode dafür ist das Arbeiten mit farbigen Klarsichthüllen. Wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlage für den Tag sichten, sehen Sie Ihre To-dos nach Prioritäten sortiert: Rot steht für A-Aufgaben, die Sie noch am selben Tag zu erledigen haben, Gelb für B-Aufgaben, die terminierbar sind, Grün für C-Aufgaben, die Sie delegieren. Sie können die unterschiedlichen Farben auch für Ihre verschiedenen Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter verwenden.
«Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen.» (Lee Iacocca)
Ist der Zufluss an Informationen und Aufgaben auf Dauer zu gross, müssen Sie diesen reduzieren, indem Sie sich auf wenig Wichtige konzentrieren oder Arbeit an Ihre Mitarbeiter umverteilen. Ihr Engpass wird meist schon von selbst deutlich kleiner, wenn Sie diszipliniert Ihren nach Prioritäten festgelegten Aufgabenplan abarbeiten. Dann beschäftigen Sie sich mit dem wirklich Wichtigen, sind produktiv und Ihre Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches.
Um Ihren Engpass zu beseitigen und den Abfluss auf Ihrem Schreibtisch zu verstärken, müssen Sie sich ein Bild, eine Bestandsaufnahme der täglich einflutenden Informationsmassen machen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer und bestimmen Sie, welche Vorgänge überhaupt auf Ihren Schreibtisch gehören. Auf Ihrem Tisch sollten sich nur diejenigen Dinge befinden, die Sie ständig in Gebrauch haben, damit Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe, die Sie gerade ausführen, konzentrieren können. Alles andere wandert aus Ihrem unmittelbaren Blickfeld. Auf dem Platz direkt vor Ihnen liegt nur der Vorgang, an dem Sie gerade arbeiten.
Sie sollten es sich zur Regel machen, jedes Stück Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden, was damit zu tun ist: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben.
Lassen Sie es nicht zu, dass Arbeitsaufträge einfach auf Ihrem Schreibtisch landen, und dann auch noch ohne weitere Angaben, was genau zu tun ist. Solche Unterlagen gehören in Ihren eigens dafür bestimmten Eingangskorb. Dieser enthält alles, was neu zu Ihnen kommt und was Sie noch nicht gesichtet haben, also auch Ihre Eingangspost. Kommunizieren Sie deutlich, dass jeder dort seine Informationen für Sie hinterlegt und dass Ihr Schreibtisch dafür absolut tabu ist. Sorgen Sie dafür, dass der Eingangskorb nach oben offen und einfach zu bestücken ist. Dazu gibt es noch einen Ausgangskorb, in den Sie alles legen, was Ihr Büro verlassen soll, wie Postausgang und Dokumente, die Sie intern verteilen wollen, Ihre Ablage und Informationen an Mitarbeiter und Kollegen.
Die LOP-Liste
Besonders wichtig auf Ihrem Schreibtisch ist ausserdem Ihre Liste für die Einhaltung von Terminen und die LOP-Liste, die «Liste mit den noch offenen Punkten». Als professioneller Leader brauchen Sie ein wasserdichtes Wiedervorlagesystem. Dieses Werkzeug verschafft Ihnen Respekt und Glaubwürdigkeit, denn dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und professionell nachfassen. Verwenden Sie dafür zwei Wiedervorlagemappen (vgl. Roth 2005): Die eine umfasst eine Einteilung von 1 bis 31 für den laufenden Monat und die andere eine Einteilung von 1 bis 12 für die Monate. Tragen Sie in der Wiedervorlage ein, wann ein Vorgang einer Rücksprache bedarf bzw. eine Information zum Sachstand oder für einen Fertigstellungs- oder Zwischentermin nötig ist. Am Monatsende nehmen Sie sich die folgende Monatsmappe vor und verteilen den Inhalt auf die entsprechenden Tagesmappen. Dabei hilft es Ihnen, wenn Sie auf den Dokumenten schon vorher in der rechten oberen Ecke das exakte Wiedervorlagedatum notieren. Verwenden Sie für die Wiedervorlage Kopien; die Originale legen Sie an ihren eigentlichen Ablageplatz. Die Wiedervorlagemappe hilft Ihnen auch, die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter und Kollegen im Blick zu haben.
Werden Sie zum Leertischler
Ein Leertischler hat einen möglichst leeren und aufgeräumten Schreibtisch. In Griffweite sollten Sie das haben, was Sie täglich brauchen, ohne Schubladen oder Schränke öffnen zu müssen. In Armweite gehört dann alles, was Sie wöchentlich mehrmals einsetzen. Armweite kann auch bedeuten, dass Sie etwas in einer Schublade oder in einem Rollcontainer aufbewahren oder in dem Schrank hinter Ihnen. Sie sollten für den Zugriff jedoch nicht aufstehen müssen. Wenn Sie etwas seltener als wöchentlich benötigen, entfernen Sie es konsequent aus der Armweite, damit Ihr Schreibtisch frei und nicht überladen ist. Brauchen Sie etwas nur ein- oder zweimal im Monat, können Sie auch aufstehen, um darauf zuzugreifen. Wenn Sie Dinge seltener als monatlich brauchen, gehören sie nicht in Ihr Büro. Bewahren Sie sie in einem anderen Raum auf.
