Prioritätensetzung: Prioritäten setzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Durch Prioritätensetzung zu höherer Leistungsfähigkeit
Ein zentrales Erfolgsprinzip für Sie als Führungskraft ist Ihre Fähigkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen. Entscheiden zu können, was wichtig und weniger wichtig ist, ist eine notwendige Voraussetzung für Ihren Erfolg und Ihre Leistungsfähigkeit als Führungskraft, denn schon allein das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben und von anstehenden Aufgaben erdrückt zu werden, beeinträchtigt Ihre Effektivität.
«Sie können mit einem Hintern nicht gleichzeitig auf zwei Pferden sitzen.» (Woody Allen)
Beeindruckend ist immer wieder der Schreibtisch eines recht erfolgreichen Vorstandsvorsitzenden aus der Automobilbranche, den ich zu einem Executive Coaching treffe. Sein Schreibtisch ist annähernd leer. Das ist verblüffend. Es liegen zwei oder drei zu bearbeitende Vorgänge auf dem Tisch, das ist alles. Den Überblick behält er durch seinen PC, sein Telefon und die hinter ihm an der Wand angebrachten, schwenkbaren Informationstafeln, die ihm alle aktuellen und relevanten Erfolgszahlen und den Projektstatus des Gesamtunternehmens vermitteln. Man fühlt sich wie in einer Kommandozentrale, in der alle relevanten Informationen zusammenlaufen und die richtigen Prioritäten gesetzt worden sind.
Tyrannei des Dringenden entgehen
Wenn Sie als Leader dazu neigen, alle Entscheidungen selbst zu treffen, dann wird Ihr Tag kein Ende finden. Ihre Aufgabenliste wächst schneller, als Sie sie abarbeiten können. Die grösste Gefahr in einer solchen Situation für Sie ist, dass Sie wichtige jedoch nicht dringliche Aufgaben nicht im Blick haben.
Dies sind Entscheidungen mit hoher Tragweite. Aber auch Ihre zentrale Aufgabe der Mitarbeiterführung. Insbesondere in den Situationen, in denen "die Hütte brennt" heisst es für Sie Ruhe zu bewahren und mit möglichst klarem Kopf, Prioritäten zu setzen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Aufgaben tatsächlich erledigt werden. Das Wesentliche dabei ist, dass Sie sich auf Weniges beschränken. Wenn Sie an Wirkung und Erfolg interessiert sind, dann beschränken Sie sich auf eine kleine Anzahl von sorgfältig ausgesuchten Schwerpunkten. Dieser Grundsatz ist gerade in komplexen, vernetzten und interaktiven Situationen entscheidend.
Richtige Prioritätensetzung unter Druck
Der Empfehlung zur Konzentration wird in unserer heutigen Arbeitswelt häufig mit wissendem Nicken, aber mit der unwissenden Frage nach dem "Wie" begegnet. Noch dazu ist die Prioritätensetzung gerade dann schwierig, wenn jeder Ihrer Mitarbeiter Ihre Aufmerksamkeit möchte.
Agieren vs Reagieren
Angesichts der Vielzahl an Aufgaben schaffen Sie es nicht, Prioritäten zu setzen. Wenn Sie nur noch reagieren müssen, dann führen Sie nicht mehr, sondern werden geführt. Daher geht es im Folgenden um die Frage, wie Sie Prioritäten setzen können.
«Die meiste Zeit geht dadurch verloren, dass man nicht zu Ende denkt.» (Alfred Herrhausen)
Ein Teilnehmer in meinem Seminar sagte einmal über das Prioritäten-Setzen: "Das ist doch relativ einfach." Ihm fiel nicht auf, dass er alle zehn Minuten seine Mitarbeiter wegen einer anderen Sache kontaktierte, in sein Büro bat und sie bei ihrer Arbeit unterbrach. Der Eindruck, den man bei der Beobachtung eines solchen Chefs gewinnt, ist der, dass zwar hart gearbeitet wird, jedoch nur wenig erreicht wird. Die Problematik liegt auf der Hand: Nicht die Dynamik des Chefs ist hier das Problem, sondern das Erkennen der unzureichenden Fähigkeit der Fokussierung und Konzentration auf das Wesentliche.
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Das Wesentliche identifizieren
Was vielen Leadern das Setzen von Prioritäten erschwert, ist die Herausforderung eines sowohl intellektuellen als auch emotionalen Kraftaktes. Sie müssen sich entscheiden, was machen Sie zuerst: Jene Dinge, die für das Erreichen der Ziele entscheidend wären, oder die, deren Nichterledigung nur einen relativ geringen «Schaden» verursacht.
«Konzentration ist der Schlüssel zum Ergebnis.» (Fredmund Malik)
Damit heisst das für Sie, die Aufgaben zu erkennen, die für Sie erstrangig sind und Ihnen momentan den höchsten Wert erbringen. Auch wenn klar ist, dass das für jede Führungskraft unterschiedlich ist, kann Ihnen Folgendes helfen:
- Höchste Priorität hat die Sicherstellung der Vitalfunktionen Ihres Verantwortungsbereiches. Wenn davon auszugehen ist, dass diese in irgendeiner Weise nicht mehr funktionieren, dann müssen Sie dort als Erstes handeln. Fragen Sie sich, was diese Herzschlagfunktionen, diese Kernfunktionen für Sie sind. Sie müssen immer wissen, was zu tun ist und wann.
- An zweiter Stelle in der Reihenfolge steht dann die Bewältigung aller mittelbarer Bedrohungen Ihrer Viltalfunktionen. Um im Bild zu bleiben, wie sieht es mit dem Kreislauf aus. Das sind meist persönliche oder prozessbezogene Schwierigkeiten.
- An dritter Stelle liegt Ihr Fokus darauf, für die Zukunftsfähigkeit Ihres Verantwortungsbereiches zu sorgen.
- Es folgen Fragen, die mit dem Thema Optimierung und Ihrem organisatorischen Fitnessgrad zusammenhängen.
- An letzter Stelle kommen Einzelfragen, die geklärt werden müssen.
Vitalfunktionen beachten
Zu den Vitalfunktionen zählen alle Aktivitäten, die überlebensnotwendig für das weitere Bestehen des Unternehmens sind, wie zum Beispiel finanzielle Aspekte. Danach schliessen sich weitere betriebliche Prozesse zur Leistungserfüllung an, wie z. B. Logistik, HR oder IT.
Wenn Sie kurzfristig eingeschränkt in Ihrem unternehmerischen Handeln sind, weil Ihre Internetverbindung streikt, dann wird das keine grossen Auswirkungen haben. Wirklich existenzbedrohend wird es, wenn Sie über einen längeren Zeitraum vom Netz getrennt sind.
Finden Sie Ihre Top-Prioritäten
Beim Herausarbeiten Ihrer Top-Prioritäten benötigen Sie Ruhe und den Überblick zur Konzentration auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Dies wird Ihnen nur schwer möglich sein, wenn Sie operativ ein Meeting nach dem anderen abarbeiten, zwischendurch Telefonanrufe beantworten und E-Mails bearbeiten. Dieser Stress baut für Sie allenfalls den erforderlichen Leidensdruck auf und macht Ihnen deutlich, dass Sie handeln müssen.
Es muss Ihnen gelingen, aus der Fülle Ihrer Aufgaben und Themen die wirklich wichtigen herauszudestillieren. Dazu benötigen Sie Ruhe. Es eignet sich dazu, je nach Ihren persönlichen Arbeitsgewohnheiten, als Frühaufsteher, der Morgen. Sind Sie Spätbeginner, dann ist wahrscheinlich der Abend für Sie geeignet. Vielfach bietet sich auch ab und zu der Samstag an, an dem Sie nicht gestört werden. Beachten Sie, dass Sie bei Ihrer Priorisierung auch darüber eine Entscheidung treffen, was Sie mit den Aufgaben machen, die Sie selbst nicht annehmen wollen bzw. können. Sie müssen hier entscheiden, ob Sie die Aufgabe terminieren, an einen geeigneten Mitarbeiter delegieren oder gar nicht erledigen.
Liste mit Prioritäten
Wenn Ihre Liste der Prioritäten steht, dann ist es bei den wirklich wichtigen Entscheidungen sinnvoll und empfehlenswert, diese mit Ihren wichtigsten Mitarbeitern noch einmal zu prüfen, bevor Sie sie an alle Ihre Mitarbeiter kommunizieren. Damit vermeiden Sie, dass Sie mögliche wichtige und dringende Aufgaben übersehen haben. Aber seien Sie hier konsequent. Halten Sie sich an Ihre Prioritätenliste und fordern Sie das auch von Ihren Mitarbeitern ein.
«Effektive Führungskräfte tun wichtige Dinge zuerst und zweitwichtige überhaupt nicht.» (Peter F. Drucker)
Aufgabe mit der höchsten Priorität finden
Die Frage nach der wichtigsten Priorität, der wertvollsten Aufgabe, können Sie sich folgendermassen beantworten: Stellen Sie sich vor, dass Sie einen Monat auf Geschäftsreise gehen müssen und nur noch die Zeit für eine einzige Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste haben. Welchen Punkt würden Sie erledigen? Diese Aufgabe ist es, die die höchste Priorität hat. Wenn Sie für zwei Aufgaben Zeit hätten, welche wären es? So liegen Sie relativ schnell und einfach Ihre Top-Prioritäten fest. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, sich immer wieder zu fragen, was Ihre wichtigste Aufgabe ist und an dieser täglich konsequent zu arbeiten. Wenn Sie so diszipliniert vorgehen und dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter auch entsprechend arbeiten, dann wenden Sie das Erfolgsprinzip der Fokussierung und der Konzentration wirksam an.
Checkliste zur Prioritätensetzung
- Sind Sie sich absolut sicher, dass Sie immer nur an den wichtigen Aufgaben arbeiten, die ausschliesslich von Ihnen erledigt werden können?
- Wissen Sie genau, was Ihre wichtigsten Aufgaben sind, die Sie heute zu erledigen haben?
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Prioritäten vor, so dass diese an den wichtigen Aufgaben arbeiten?
- Konzentrieren Sie sich auf eine kleine Anzahl sorgfältig ausgesuchter Schwerpunkte?
- Sind Sie sich der Vitalfunktionen in Ihrem Bereich, bzw. in Ihrem Unternehmen bewusst?
- Arbeiten Sie mit der nötigen Ruhe an Ihren wirklich wichtigen Aufgaben?
- Fragen Sie sich immer wieder, was momentan Ihre wichtigste Aufgabe ist?
