Ordnung: Produktivität erhöhen mit der 5S-Methode

Ordnung ist das halbe Leben

Ein bekannter Spruch. Und obwohl er so bekannt ist, büsst er nichts an seinem Fünkchen Wahrheit ein. Wie oft wird etwas gesucht. Wie oft wurde vergessen, wo etwas verstaut wurde. Wie oft werden wichtige Details einer Aufgabe übersehen, weil die entsprechenden Unterlagen entweder in der Ablage oder auf dem Computer „verschollen“ sind.

So manches Chaos auf dem Schreibtisch, so manche Unordnung im Büro hat schon viele Nerven gekostet. Ihre Effizienz leidet. Ihre Effektivität nimmt ab. Ihre Produktivität schrumpft. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie beim Suchen aufwenden. Manches Mal ist diese Zeit im Grunde unnötig verschwendet. Und dies wissen Sie.

Richtig aufräumen und Ordnung schaffen mit der 5S-Methode

Reservieren Sie sich für die Umsetzung ausreichend Zeit. Vielleicht reicht ein Tag. Vielleicht benötigen Sie aber auch mehr Zeit. Überfordern Sie sich in jedem Falle nicht. Denn Sie wollen Ihre Motivation für dieses Ziel „Aufräumen“ hoch halten. Deshalb beachten Sie folgende Tipps:

• Einen Bereich wählen. Fokussieren Sie einen bestimmten Bereich in Ihrem Büro oder auf Ihrem Schreibtisch. Dies mag eine Schublade sein. Dies kann auch Ihr Ordner-System auf Ihrem Computer sein. Sie dürfen in kleinen Schritten vorgehen.
• Kurze Zeitintervalle festsetzen. Richtig und effektiv aufräumen kostet Zeit, aber auch Energie. Beachten Sie deshalb Ihren Biorhythmus. Wann liegen Ihre „produktionsarmen“ Zeiten? Wann sind Sie eher etwas schlapp und müde? Wann ist Ihre Konzentrationskurve abgesunken? All diese Zeiten sind hervorragend, um Ihr Büro aufzuräumen und/oder Büroschränke auszumisten.

Schritt 1: Das Sortieren

Jetzt dürfen Sie loslegen. Sie dürfen ausmisten und auch „entrümpeln“. Ob auf dem Schreibtisch, im Schrank, dem Regal oder auf Ihrem Computer. Damit dies mühelos gelingt, bewerten Sie Dinge und/oder Dokumente nach den folgenden Kriterien:

• Wichtig. Der Gegenstand oder das Dokument, beispielsweise eine Vorlage, benötigen Sie ständig – also mindestens einmal am Tag.
• Sekundär. Alle Dinge oder Dokumente, die Sie nur hin und wieder während Ihrer Arbeit gebrauchen. Vielleicht der Locher. Vielleicht das Formular für die Reisekostenabrechnung.
• Unwichtig. Jetzt kommt wahrscheinlich die grösste Herausforderung: Loslassen, wegwerfen und entsorgen. Gerade dieser Schritt kann schwerfallen, weil Sie unsicher sind, welche – beispielsweise - Dokumente aufgehoben werden müssen, aber auch weil schnell Gedanken aufpoppen wie „Zum Wegwerfen viel zu schade.“ Blockieren Sie sich in solchen Momenten nicht länger. Stellen Sie sich drei entscheidende Fragen:
  1. Passt dieser Gegenstand jetzt aktuell zu Ihnen und Ihrem Job und Ihrem Leben(sziel)?
  2. Benötigt jemand anders diesen Gegenstand und/oder das Dokument? An wen reichen und/oder leiten Sie es also weiter?
  3. Wie schnell könnten Sie die Fakten und/oder den Gegenstand wieder beschaffen – und zwar auf dem aktuellsten Stand des Wissens und der Funktionen?

Schritt 2: Das Systematisieren

Stoppen Sie die Endlos-Schleife des Aufräumens. Optimieren Sie Ihre Aufbewahrungs- und Ordnungssysteme. Beschriften Sie Aufbewahrungsboxen, als auch Ihre Schubladen, Fächer und Schränke. Vermerken Sie auf einem Blatt, das Sie beispielsweise in die Innenseite des Schrankes kleben, welche Gegenstände in welchem Fach aufbewahrt wird. Markieren Sie Ordner farbig, um diese so schneller bestimmten Bereichen wie „Stammkunden“ oder „Neukunden“ zuordnen zu können. Weisen Sie den Gegenständen und/oder den Dokumenten einen festen Platz zu.

Hinweis: Weitere Tipps und Tricks, wie Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und/oder Büro etablieren können, gibt Ihnen das Dossier „Office- Management“.

Schritt 3: Säubern

Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz regelmässig auf – und zwar täglich. Vielleicht räumen Sie

• morgens vor Arbeitsbeginn alle Unterlagen und/oder Gegenstände, die Sie für diesen Arbeitstag bzw. für die erste Aufgabe benötigen, auf die Seite Ihres Schreibtisches.
• nach jeder erledigten Aufgabe, erst einmal alle Unterlagen, die Sie dafür benötigt hatten, wieder weg. Hängen Sie Akten wieder in den Schrank. Schliessen Sie entsprechende Dokumente auf Ihrem Computer.
• vor Feierabend auf Ihrem Schreibtisch alles weg, was dort nichts zu suchen hat.

Schritt 4: Standardisieren

Sie haben viel geschafft. Gratulation! Gehen Sie jetzt gezielt einen Schritt weiter. Standardisieren Sie Ihr Ordnung schaffen, indem Sie

• das festgelegte System unbedingt beibehalten,
• den Standard an Ihre Kollegen kommunizieren,
• mit den Teamkollegen zusammenfestlegen, was zum Ordnungs-Standard bei Teamaufgaben oder Arbeitsprozessen werden soll.

Denn durch eine Standardisierung findet sich Ihr Kollege, bei einer Urlaubs- oder Krankheitsvertretung mühelos an Ihrem Arbeitsplatz zurecht.

Schritt 5: Selbstdisziplin

Integrieren Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf. Planen Sie für das regelmässige Aufräumen Zeit in Ihrem Zeitmanagement ein. Falls Sie gerne mit Checklisten arbeiten, erstellen Sie sich eine, die die einzelnen Posten des Aufräumens aufzeigen.

Sollten Sie bemerken, dass Sie das Aufräumen vernachlässigen, gar aufschieben, überprüfen Sie Ihre Gedanken. Oft boykottieren Sie Ihr Ordnung-Schaffen, indem Sie anderes für wichtiger erklären. Verankern Sie dann unbedingt: „Alles am richtigen Platz spart mir viel Zeit und Energie.“