Konzentriert arbeiten: 5 Tipps steigern die Leistung
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Viel zu viele Ablenkungen
Vielleicht arbeiten Sie in einem Open-Space-Office. Vielleicht auch in einem Büro, das Sie sich mit mehreren Kollegen teilen müssen. Vielleicht arbeiten Sie ein oder zwei Tage die Woche von Zuhause im Homeoffice. Vielleicht sogar die gesamte Woche (Corona hat ja viele Arbeitsgepflogenheiten, auch die räumlichen, auf den Kopf gestellt).
Aber egal, ob im Grossraumbüro oder Zuhause, Sie werden bei Ihrer Arbeit immer wieder gestört. Mal klingelt das Telefon. Mal macht ein Kollege eine ironische Bemerkung und alle lachen. Dann wieder erläutert ein anderer Kollege einem Kunden lautstark am Telefon, dass die Reklamation bearbeitet wird. Einige im Team stehen beisammen und besprechen ein Problem. Eine permanente Geräuschkulisse rollt über Sie hinweg.
Und Zuhause im Homeoffice ist es kaum leiser. Da klingelt es nicht allein am Telefon, sondern auch an der Tür. Nebenan hält Ihr/e Lebenspartner/in ein Zoom-Meeting ab. Dann kommen immer wieder die Kinder, um bespasst zu werden oder weil sie Fragen zu den Hausaufgaben haben. Konzentriert arbeiten wird in all diesen Fällen zur Herausforderung.
Übung: Die vielen Ablenkungen
Sensibilisieren Sie sich für die Ablenkungen und Störungen in Ihrem Büro und/oder Homeoffice. Nehmen Sie wahr,
- was Sie ablenkt.
- was Sie stört.
- was Sie aus Ihrem Arbeitsflow herauszerrt.
- ob es Zeiten gibt, in denen Sie stärker oder weniger anfälliger sind für Ablenkungen und Störungen. Welche Zeiten sind dies?
- ob es Störungen gibt, die nur bei bestimmten Aufgaben Ihre Konzentration beeinträchtigen. Welche Störungen sind dies bei welchen Aufgaben?
- wie das Beachten Ihres Biorhythmus die Resilienz gegen Störungen stärkt.
- wie Ihre Zeitplanung Störungen und Ablenkungen klug berücksichtigen kann.
Störungen kosten Zeit, Leistungskraft und Motivation
Die Auswirkungen kennen Sie nur zu gut – und werden von Studien auch bestätigt. Störungen
- unterbrechen Ihren Arbeitsflow.
- reduzieren die Konzentration.
- lenken den Fokus weg von der Aufgabe hin zur Unterbrechung (was immer die Unterbrechung sein mag).
- kosten Zeit,
- weil sich um das Anliegen der Unterbrechung gekümmert werden muss – und sei es „nur“, zu entscheiden, dies später zu tun.
- weil es, abhängig von der Aufgabe, bis zu 25 Minuten dauern kann, bis der konzentrierte Arbeitsflow wieder erreicht ist.
- erzeugen Stress,
- weil Sie sich immer neu orientieren müssen.
- weil sich auch das Gefühl des Kontrollverlustes einstellen kann.
- weil das Arbeitspensum nicht geschafft wird.
- führen so letztendlich zu einem Leistungsabfall, der beispielsweise bei einer sehr störenden Geräuschkulisse 66% betragen kann.
- senken auch die Zufriedenheit und die Motivation.
Nehmen Sie deshalb Störungen an Ihrem Arbeitsplatz ernst. Finden Sie sich nicht damit einfach ab. Gehen Sie stattdessen aktiv dagegen vor.
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Übung: Auswirkung der Störungen
Sensibilisieren Sie sich, welche Folgen einmalige und /oder anhaltende Störungen auf Ihre Arbeitsleistung haben. Nehmen Sie wahr,
- wie stark Ihr Arbeitsflow unterbrochen wird.
- welche Gedanken aufpoppen, wie beispielsweise „Das kann ich jetzt wirklich nicht auch noch gebrauchen“ oder „Musste Gernot ausgerechnet jetzt mit dieser nebensächlichen Frage kommen“ oder „Können die nicht einmal leise sein?“
- welche Gefühle entstehen, wie beispielsweise Unmut, Genervt-Sein, Ärger, Angst (beispielsweise nicht mehr in das Schreiben der Präsentation hineinzufinden).
- wie sich dies auf Ihre Arbeitsmoral und Ihre Motivation auswirkt.
- welche Wünsche und Bedürfnisse Sie in dem Moment der Störung eigentlich hätten.
Konzentrierter arbeiten: 5 Tipps fürs Büro und für das Homeoffice
Auf einiges haben Sie keinen Einfluss. Weder auf die Aufteilung des Open-Space-Büros, noch mit wie vielen Kollegen Sie sich Ihr Büro teilen oder wie lange die aktuelle Homeoffice-Pflicht bestehen bleibt. Sie können somit Störungen nicht komplett verbannen, allerdings lernen damit besser umzugehen. Darauf haben Sie Einfluss: Auf Ihren Umgang mit den Störungen.
Tipp 1: Kompetenz „Ausblenden“ nutzen
Viele Störungen nehmen Sie kaum oder gar nicht mehr wahr. Den Strassenlärm, der durch das offene Fenster zu hören ist. Das Druckergeräusch. Wenn ein Kollege aufsteht, um sich eine Tasse Kaffee zu holen. Oder, wenn jemand an Ihrem Arbeitsplatz vorbeigeht. Sie haben also gelernt, bestimmte äussere Reize auszublenden. Gratulation!
Und diese Kompetenz dürfen Sie jetzt gezielter aktivieren und einsetzen. Überlegen Sie,
- wie es Ihnen gelingt, bestimmte äussere Reize kaum wahrzunehmen.
- wie es Ihnen gelingt, sich durch diese äusseren Reize nicht zu stark ablenken zu lassen.
- wie diese Kompetenz und Fähigkeit trainieren können.
Tipp 2: Störungen einplanen
Sie planen Ihre Zeit. Sie priorisieren Ihre Aufgaben. Planen Sie jetzt auch „Störungen“ mit ein:
- Pufferzeiten. Geben Sie sich ein Mehr an Zeit, um trotz äusserer Belästigungen Ihre Aufgaben gut zu bewältigen.
- Störphasen. Berücksichtigen Sie, zu welcher Zeit es im Büro wahrscheinlich die meisten Störungen gibt. Legen Sie Aufgaben, die eine hohe Konzentration benötigen, in Zeiten, in denen es weniger Ablenkungen geben wird.
Tipp 3: Headphones und rote Flagge auf dem Tisch
Signalisieren Sie Ihren Kollegen, Ihrem Team und auch Ihrem Vorgesetzten „Arbeite gerade konzentriert“. Setzen Sie dafür einfach Headphones auf. Oder Sie stellen eine rote Flagge sichtbar auf Ihren Schreibtisch.
Tipp 4: Quiet Times und Quiet Rooms festlegen
Ihren Teamkollegen geht es wie Ihnen. Jeder wünscht sich mal in Ruhe arbeiten zu können. Deshalb überlegen Sie zusammen,
- welche Zeitphasen innerhalb des Arbeitstags als „Quiet Times“ festgelegt wird. Vielleicht kann es eine „Fix-Quiet-Times“ geben. Vielleicht darf diese aber auch jeden Tag neu festgelegt werden.
- welche Räumlichkeiten als „Quiet Rooms“ dienen können. Vielleicht ein Konferenzraum. Vielleicht die Kantine am späten Nachmittag.
Tipp 5: Aufgaben aufsplitten
Zerlegen Sie Aufgaben, die eine hohe Konzentration von Ihnen fordern, in kleine Häppchen. Zum einen steigert dies die Erfolgserlebnisse. Zum anderen gelingt es, bei einer Unterbrechung leichter wieder hineinzufinden.
