Kanban: Die Aufgabenflut im Griff behalten
Dorit Schmidt-Purrmann
Dorit Schmidt-Purrmann, Inhaberin von iAngels smart communications (iangels-pr.ch), bietet Unternehmen seit 20 Jahren Impulse für eine stimmige Resonanz in der Öffentlichkeit. Die PR- und Kommunikationsberaterin ist Expertin für wirkungsvolle Unternehmensgeschichten und lebt seit 2000 in der Schweiz.
Agil und flexibel
Der Einsatz eines Kanban-Boards unterstützt eine dynamische Arbeitsmethodik. Es ist ein «schlankes» Werkzeug für agiles Projektmanagement sowie die dynamische Aufgabenverfolgung. Dabei kommt es in erster Linie als Visualisierungstool zum Einsatz, mit dem Gruppenarbeitsprozesse optimal unterstützt werden. Es ermöglicht Ihnen, über die zahlreichen, meist parallel laufenden Arbeitsschritte den Überblick zu behalten. So wird schnell deutlich, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet. Sie sehen, wie sich der Workflow entwickelt, erkennen so frühzeitig Engpässe und können gegensteuern.
Kanban Methode? Drei Spalten – ein Ziel
Das Kanban-Board wird in mindestens drei Spalten gegliedert.
- Aufgabe (To-do): Hier erfassen Sie alle erforderlichen Aufgaben.
- Bearbeitung (Doing): Wurde mit der Aufgabe gestartet, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
- Erledigt (Done): Sobald die Aufgabe vollständig abgearbeitet wurde, gelangt die Karte in die dritte Spalte.
Zusätzliche Spalten können nach Bedarf hinzugefügt werden, wie zum Beispiel «In Abklärung» oder «In Warteschleife».
Für jede Aufgabe wird nun eine Karte bestückt, die farblich nach Mitarbeiter oder Priorität frei bestimmt werden kann. Für einen besseren Fokus empfiehlt sich, die Tätigkeiten innerhalb einer Spalte zu limitieren. Das Verschieben der Karte ermöglicht nun die zeitnahe Überwachung des Prozesses.
Alles auf einen Blick
Diese Kanban Methode ist ebenso einfach wie wirkungsvoll, da Projekte auf einen Blick erfasst werden können. Und genau das ist sehr gehirnfreundlich, denn unser Gehirn kann Bilder 60 000-mal schneller verarbeiten als Text. Auf zeitraubende Meetings kann damit verzichtet werden, weil das Kanban oder Kanban-Board für Transparenz sorgt und alle relevanten Informationen über den aktuellen Status anzeigt. Zudem zeigt es für alle Mitarbeitenden unmittelbar, was an welcher Stelle im Projekt passiert.
Mit fortschreitender Erfahrung klappt die Umsetzung zunehmend besser. Sie können das Board beispielsweise gemeinsam mit Ihrem Chef und Teamkollegen entwickeln und massgeschneidert an den für bestimmte Projekte und Prozesse bestehenden Bedarf anpassen. Das hilft zudem, schneller zu erkennen, wo Abläufe noch effizienter werden können. Der Kreativität des Teams sind hier keine Grenzen gesetzt.
Darauf sollten Sie achten
Arbeiten Sie mit einem lokalen Team zusammen, empfehlen sich der Einsatz eines physischen Kanban-Boards sowie Post-its für die Aufgaben innerhalb des Büros. Das hat den Vorteil, dass sich das Team auch persönlich trifft. Kommt hingegen ein räumlich getrenntes Team zum Einsatz, dann empfiehlt sich der Einsatz eines elektronischen Kanban-Board. Hierfür bieten sich zahlreiche software- oder internetbasierte Kanban-Boards an.
