Fehlervermeidung: Klären Sie das Wie der Aufgabenbewältigung
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Der Frust der Aufgabenbewältigung
Wieder so ein wunderbarer Arbeitstag. Die Aufgaben türmen sich auf dem Schreibtisch, hhmm, besser gesagt, in der Cloud und auf dem PC. Doch egal, wo sich Ihre Aufgaben befinden, Sie beginnen mit der Sichtung. Und zweifelsfrei auch mit der Priorisierung. Ganz zu schweigen von dem Aufpoppen eines dicken Fragenzeichens bei der einen oder anderen Aufgabe:
- Wieder eine Änderung. Was soll ich jetzt eigentlich machen?
- Solch eine Aufgabe habe ich noch nie gemacht. Wie geht die jetzt?
- Die Realisierung ist mir nur bis zu diesem Punkt klar. Und danach? Keine Ahnung!
Und mit jedem Fragezeichen verstärkt sich auch der eigene Frust. Sie wollen die Aufgaben bewältigen, nur fehlt Ihnen das eine oder andere Mal das Know-how.
Der Frust führt oft zum (Ver-)Schweigen
Nicht zu wissen, sollte eigentlich keinen Frust auslösen. Definitiv keinen langanhaltenden. Denn solch ein Nicht-Wissen lässt sich ja klären. Nachfragen. Um Unterstützung bitten. Klare Anweisungen fordern. Eigentlich keine grosse Sache. Eigentlich.
Doch die Erfahrungen, die gesammelt wurden, sind meist andere. Auf beiden Seiten: Auf der Seite der Mitarbeiter und auf der Seite der Führungskraft. Erfahrungen, die sich in typischen Aussagen zeigen und die entstandene Blockade offenbaren.
| Das Wie der Fehlervermeidung klären | |
| Sicht des Mitarbeiters | Sicht der Führungskraft |
| Nachfragen? Bringt doch gar nichts. Wenn der Chef was erklärt, redet er so schnell und so wirr, dass ich hinterher keinen Deut schlauer bin. | Wenn ich jetzt, nochmal alles erklären muss, kann ich es auch gleich selbst machen. |
| Der hat doch selbst keinen Plan. Ganz zu schweigen davon, dass er die Materie nicht besser kennt. Der müsste mich fragen, wie es geht. | Für was habe ich den Mitarbeiter mit seinen Fähigkeiten und Kompetenzen eigentlich eingestellt? Ich muss hier nichts wissen. Ich muss hier nichts erklären. |
| Es ist mir schon klar, dass ich diese Aufgabe nicht korrekt durchführe, ich habe nur keine Ahnung, wie ich es eigentlich machen soll. | Ich verlange von einem Mitarbeiter, dass er selbstständig arbeitet und Dinge klärt. |
| Sobald ich um Unterstützung bitte, erhalte ich nur einen Vortrag über Innovationskraft und Entscheidungsfreudigkeit. Das hilft mir null weiter. | Die Lösungskompetenz ankurbeln. Dem Mitarbeiter Vertrauen entgegenbringen. Nur so wird er befähigt, zukünftig eigenständiger zu arbeiten. |
| Als wir gefragt wurden, ob wir wüssten, was wir zu tun haben, habe ich wie alle anderen im Team, nur zugestimmt. Wollte nicht vor den anderen als Dummkopf dastehen. | Ich habe mir versichern lassen, dass die Aufgabenstellung klar ist. Wieso kommen Sie jetzt mit dieser Frage? |
| Jetzt im agilen Team bestimmen wir selbst. Dennoch gibt es oft Fragen zum „Wie“, die dann keiner so richtig beantworten kann. | Dafür haben wir keine agilen Teams eingeführt, wenn ich mich jetzt weiterhin um solche Fragen kümmern muss. |
| Im Homeoffice bräuchte ich mehr denn je Kriterien, wie die Aufgabe zu bewältigen ist. Es fehlen so viele Aspekte für die Bearbeitung. | Wer im Homeoffice arbeiten will, sollte über ausreichend Know-how verfügen, um die Aufgabe erledigen zu können. Niemand zwingt zum Arbeiten im Homeoffice. |
Schluss mit Frust und Fehlern: Das „Wie“ entscheidet
Beide Seiten teilen sich ein Ziel: Die Aufgaben effizient, fehlerfrei und in guter Qualität zu bewältigen. Ob es sich nun um die Aufgaben der MitarbeiterIn handelt oder der der Führungskraft. Und beide Seiten teilen zweifelsfrei auch das Narrativ „Das Wie entscheidet über die Aufgabenbewältigung“. Doch wie das Wie zustande kommt, darin sind sich beide Seiten oftmals uneins. Leider. Denn ohne klare Abstimmung bleibt Frust bestehen, und die Fehlervermeidung wird erschwert. Das Ergebnis: Frust und Fehler bleiben erhalten. Also keine Lösung.
So sollte und darf das eigene Narrativ ein wenig umgeschrieben werden:
- Wir sind beide in der Hol-und Bringschuld.
- Nachfragen ist erwünscht.
- Erstellen von klaren Kriterien gefordert.
- Das Wie darf und wird sich wandeln, weil sich oft die Umstände ändern.
- Das Wie muss somit öfters mal angepasst werden.
- Das Wie betrifft nicht allein die Methode der Aufgabenrealisierung, sondern auch die Methode der Vermittlung.
- Das Wie ist ein Prozess, den beiden Seiten zusammen gestalten und durchlaufen.
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Vielleicht stellen Sie mit Ihrem Team und/oder das (agile) Team eigene Narrativ-Regeln auf, die die Blockade durchbrechen und eine Klärung des „Wie“ ermöglichen. Dabei bietet es sich auch an, weitere Ideen freizusetzen, wie das „Wie“ geklärt werden darf und kann. Erste Impulse geben die folgenden Tipps.
Aufgaben gut bewältigen: 7 Tipps für die Fehlervermeidung
Geht es um die Klärung des „Wie“ fällt der Blick zuerst auf die Führungskraft. Verständlich. Die Vorgaben durchlaufen nun einmal weiterhin das Gefälle: Von oben nach unten. Mehr und mehr werden jedoch die Ebenen abgebaut. Jede/r erhält mehr Verantwortung – auch im Hinblick des „Wie“ der Aufgabenbewältigung. Dennoch gibt es immer wieder Unklarheiten. Und diese sollten gelöst werden. Am besten gemeinsam, um für eine gute Zusammenarbeit sorgen zu können.
Tipp 1: Den Mut das fehlende Wie-Know-how aufbringen
Haben Sie den Mut, sich die eigene Lücke einzugestehen. Dies ist ein entscheidender erster Schritt. Nur so können Sie ins Handeln kommen. Und erkennen: Mir fehlt das Wissen,
- wie ich diesen Teilaspekt der Aufgabe erledige,
- wie ich die Daten auswerte,
- wie ich die Excel-Tabelle so gestalte, dass alle die Zahlen verstehen,
- wie der Arbeitsablauf effizient gestaltet wird,
- wie die Mitarbeiter am besten geschult werden,
- wie ich als Führungskraft den Arbeitsablauf so erkläre, dass dieser verstanden wird,
- wie ich als Führungskraft sicherstellen kann, dass das „Wie“ allen deutlich ist.
Tipp 2: Die Wie-Betroffenen wahrnehmen
Das „Wie“ der Aufgabenbewältigung betrifft eigentlich nie nur einen Mitarbeiter. Meist sind es mindestens zwei, drei, vier oder mehrere MitarbeiterInnen, ob allein im Team oder auch in anderen Abteilungen, die die Auswirkungen der „Wie“-Lücke zu spüren bekommen. Denn kein Mitarbeiter arbeitet für sich alleine. Es wird zusammengearbeitet: Die mangelhafte Arbeit
- wird wieder zurückgeschickt,
- muss vom nachfolgenden Mitarbeiter korrigiert werden,
- wird so übernommen – und löst weitere Fehler aus,
- führt zu Verzögerungen,
- sorgt für Frust, Verärgerung und Stress im Team.
Deshalb ist es ratsam, sich einmal für die KollegInnen zu sensibilisieren, die auf die eigene gute Aufgabenbewältigung angewiesen sind. Zum einen kann so nachgefragt werden: Wisst ihr, wie dies gemacht wird? Zum anderen kann zusammen ein Standard der Aufgabenbewältigung entwickelt werden.
Tipp 3: Einarbeiten und schulen
Die Arbeitswelt unterliegt einem so starken und schnellen Wandel, dass lebenslanges Lernen gefordert ist. So wird sich immer wieder in neue Software, Techniken, Maschinen und/oder Wertstoffe eingearbeitet werden müssen. Schulungen sind gefordert, ob nun extern und/oder intern. Sich einarbeiten wird zum Standard. Bestimmen Sie als Vorgesetzter und/oder das agile Team einen Peer, der dem jeweiligen Mitarbeiter zur Seite steht.
Tipp 4: Üben, üben, üben
Geben Sie den MitarbeiterInnen stets die Möglichkeit ihre Arbeit, als auch Arbeitsabläufe zu üben. Bedenken Sie, jeder Fehler, der gemacht mit, kostet Zeit und Geld, manches Mal sogar Schadensansprüche.
Schaffen Sie einen Übungsraum, in dem
- ob virtuell oder real, der jeweilige Vorgang in Ruhe durchlaufen wird,
- Sie oder ein Peer, die Arbeit zeigt, vormacht und zur Seite steht, wenn der Kollege diese nachmacht,
- Fragen gestellt werden dürfen,
- Unsicherheiten ernst genommen und gelöst werden,
- es die Möglichkeit gibt, erneut und zu einem weiteren Zeitpunkt den Arbeitsverlauf und die Aufgabe zu üben.
Tipp 5: Testen und prüfen
Nicht allein Updates benötigen eine Einarbeitung. Sie benötigen auch eine Überprüfung. Entwickeln Sie Tests, um den Lerneffekt und das erworbene Wissen zu prüfen. Stellen Sie in diesen Tests sicher, dass das „Wie“ der Aufgabenbewältigung verinnerlicht wurde und angewandt werden kann.
Tipp 6: Abläufe standardisieren
Wiederkehrende Arbeitsabläufe profitieren von einer Standardisierung. So wissen alle MitarbeiterInnen,
- welche Arbeitsschritte dieser Arbeitsablauf beinhaltet,
- wie der einzelne Arbeitsschritt durchgeführt wird,
- wann der einzelne Arbeitsschritt durchgeführt wird,
- welcher Arbeitsschritt welchem folgt,
- was zu tun ist, falls es Probleme gibt.
Erstellen Sie eine übersichtliche Grafik, die schnell und mühelos eingesehen wird. Und die jeder Mitarbeiter erhält, der in diesem Arbeitsablauf involviert ist.
Tipp 7: Kriterien festlegen
Selbstständiges Handeln und Arbeiten ist erwünscht, nicht nur in agilen Teams. Dennoch sollte niemand das „Rad neu erfinden“. Bestimmen Sie Kriterien für die Aufgabenbewältigung, die kontrollierbar, messbar, realisierbar und nachvollziehbar sind.
