Deadline: 5 Tricks, wie Sie Ihre Deadlines einhalten
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Schon wieder eine Deadline geplatzt
Ein Abgabetermin konnte nicht eingehalten werden. Die Deadline ist somit geplatzt. Vielleicht für „nur“ eine Stunde. Vielleicht für einen Tag. Vielleicht für eine Woche. Einfach blöd. Ärgerlich. Frustrierend.
Für Sie selbst:
- Sie geraten unter Druck. Zeitlich und auch mental.
- Versuchen zu retten, was zu retten ist.
- Verschieben andere Aufgaben – und kommen dort garantiert auch in einen zeitlichen Engpass.
- Geraten in Erklärungsnot.
- Ihre Reputation innerhalb des Teams sinkt.
- Ihre Zuverlässigkeit wird angezweifelt.
- Game Play startet.
- Innerer Kritiker wird aktiviert.
Für Ihre Teamkollegen, als auch das gesamte Team:
- Teamkollege kann eigene Aufgaben nicht fertigstellen.
- Teamkollege muss sein Zeitmanagement und Aufgabenprioritäten neu aufstellen.
- Der Aufgabenfluss oder Workflow-Prozess wird unterbrochen.
- Projekte geraten ins Wanken.
- Zusammenarbeit stockt.
- Leistungsniveau sinkt.
- Frust im Team steigt.
- Verärgerung über den Teamkollegen wird getriggert.
Eine Frage im Fokus
Eine Deadline aufzuschieben, passiert. Jedem. Auch demjenigen, der sein Zeitmanagement bestens im Griff hat. Somit auch Ihnen. Und obwohl es zum Arbeitsalltag dazugehört – leider -, poppt eine Frage garantiert auf: Wie können Sie Ihre Deadlines (besser) einhalten?
Eine Frage, die als mentales Sprungbrett genutzt werden darf. Setzen Sie erste Ideen frei. Überlegen Sie,
- wie es Ihnen bisher gelungen ist, einzelne Deadlines einzuhalten.
- welche Ressourcen und Kompetenzen Ihnen dabei geholfen haben.
- was dagegen hinderlich war.
- wann es das letzte Mal nicht geklappt hat – und was Sie daraus lernen können.
Deadline einhalten: 5 Tricks
Werten Sie Ihre Antworten auf die obigen Fragen aus. Sicherlich spricht Sie eine Idee stark an. Sie wollen diese ausprobieren. Hervorragend. Lassen Sie sich jedoch auch von den folgenden Tipps inspirieren. Denn je grösser Ihr Lösungs-Repertoire ist, umso besser und einfacher gelingt es Ihnen und dem Team, Deadlines einzuhalten.
Trick 1: Erst mal schlau machen
Eine Deadline ist eine Deadline. Mag sein, trifft jedoch nicht auf jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen, zu. Denn auf Ihrem Schreibtisch liegen so viele unterschiedliche Aufgaben:
- Routineaufgaben, die Ihnen bestens vertraut sind und die Sie vielleicht innerhalb einer Stunde oder eines Tages erledigen.
- Besondere Aufgaben, wie Beschwerden erledigen, Berichte schreiben, Meetings vorbereiten usw., die Ihnen zwar auch vertraut sind, jedoch nicht jeden Tag vorkommen und für die Sie mehr Zeit benötigen.
- Aussergewöhnliche Aufgaben, wie Präsentationen erstellen und halten oder innerhalb eines Projektes arbeiten, deren einzelne Arbeitsschritte vertraut, aber auch neu und herausfordernd sein können. Die Bewältigung dieser Aufgabe kann mehrere Tage, gar Wochen fordern.
Sie sehen: Sie sind mit unterschiedlichen Deadlines konfrontiert. Deshalb verschaffen Sie sich einen Überblick. Erstellen Sie eine Liste Ihrer aktuellen Deadlines. Gehen Sie diese Liste in Ruhe durch. Markieren Sie alle Aufgaben, deren Deadline eine Herausforderung sein kann. Vielleicht, weil innerhalb des Projektes viele Teamkollegen mitarbeiten und alles gut abgestimmt werden muss. Vielleicht, weil einzelne Arbeitsschritte neu sind und Sie sich erst einarbeiten müssen. Vielleicht, weil die Aufgabe sehr umfangreich ist. Durch diese Markierung heben Sie für sich hervor: „Achtung. Einhaltung der Deadline will gut geplant sein.“
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Trick 2: Fremd- vs. Selbstverschulden aufdecken
Wird eine Deadline nicht eingehalten, hat dies meist viele, auch unterschiedliche Ursachen. Manches Mal liegt es „nur“ an Ihnen selbst. Manches Mal jedoch ausschliesslich an dem Teamkollegen, neuen Vorgaben des Kunden und/oder des Vorgesetzten, ungenaue Prioritäten des Vorgesetzten oder ein anderer äusserer Umstand. Manches Mal kann es auch ein Mix sein.
Fokussieren Sie jetzt einmal verpasste Deadlines, ob aktuell oder einige Tage/Wochen zurückliegend. Fragen Sie sich:
- Weshalb konnten Sie die Deadline nicht einhalten?
- Wie viel „Schuld“ tragen Sie selbst daran?
- Wie viel „Schuld“ tragen andere bzw. äussere Umstände?
Trick 3: Ursachenforschung betreiben
In beiden Fällen – also ob es nun Fremd- oder Selbstverschulden war -, lohnt es sich, die Ursachen so detailliert wie möglich aufzudecken. Oft ist es nämlich gar nicht die erste vordergründige Ursache, die Ihnen einfällt, die behoben werden sollte. Vielmehr liegt es an einem ganz anderen Aspekt. Deshalb hinterfragen Sie Ihre ersten Antworten. Am besten mit der 5-Warum-Methode.
Die 5-Warum-Methode:
- Warum konnte ich die Deadline nicht einhalten? Weil Timo mir falsche Daten geliefert hat.
- Warum hat Timo mir falsche Daten geliefert? Weil er nicht wusste, dass wir den Schwerpunkt des 1. Teils des Projektes geändert hatten.
- Warum wusste Timo nichts davon? Weil er bei dieser Besprechung krank war und ihn niemand informiert hatte.
- Warum hat ihn niemand informiert? Weil Timo immer für die Up-Date-Protokolle im virtuellen Projektgruppen-Chat zuständig war.
- Warum ist Timo allein dafür zuständig? Weil wir keinen Stellvertreter benannt hatten und es auch sonst keiner sonst machen wollte.
Wenden Sie diese 5-Warum-Methode für alle Ursachen, die Sie spontan benannt hatten, an. Überlegen Sie, welcher Aspekt gelöst werden sollte, um zukünftig Deadlines besser einhalten zu können.
Trick 4: Workflow unterm Mikroskop
Sie arbeiten nach einem gewissen Muster: Ihrem Workflow. Sicherlich variiert dieser. Denn er ist abhängig davon, welche Aufgabe Sie erledigen wollen. Dennoch lohnt sich einmal – oder besser regelmässig – ein Blick auf Ihren Workflow. Sie werden viele Erkenntnisse darüber gewinnen, wo, wann, warum und wie Sie Ihre Deadline „sabotieren“.
Fokussieren Sie eine aktuelle Aufgabe mit einer wichtigen Deadline. Oder die Aufgabe, deren Deadline Sie verschieben mussten. Fragen Sie sich:
- Welche Arbeitsschritte hatten/haben Sie für diese Aufgabe geplant?
- Welcher folgt/e welchem?
- Wie sah/sieht die Durchführung aus?
- Was lief/läuft gut?
- Wie sind Sie in Ihren Workflow gekommen?
- Was hat Sie gehindert?
- Wann und wie haben Sie sich selbst blockiert, beispielsweise zu lange mit Kollegen unterhalten oder bei einer anderen Aufgabe eingesprungen?
Trick 5: Zeitlich von hinten ausarbeiten
Die Deadline steht. Sie müssen beispielsweise die Präsentation in 14 Tagen halten. Sie zücken Ihren Kalender, tragen das Datum ein und beginnen mit der Planung. Gut so. Und dennoch Stopp.
Gehen Sie nicht länger den üblichen Weg. Planen Sie nicht von Ihrem aktuellen Datum zur Deadline. Planen Sie stattdessen Rückwärts, d.h. von der Deadline zum aktuellen Datum. Sie beginnen also mit Ihrer Planung am Ende. Dies hat den Vorteil, dass Sie wichtige Einzelschritte garantiert nicht übersehen. Fragen Sie sich:
- Was müssen Sie eine Stunde vor der Deadline noch erledigen?
- Was einen Tag davor?
- Welcher Arbeitsschritt muss bis vor zwei Tage vor der Deadline fertiggestellt sein?
- Was drei Tage usw. vor der Deadline?
- Wer muss wann über was informiert werden?
- Wer hat bis wann ein „Veto“?
- Wer muss bis wann Infos beisteuern?
- Welche Aspekte müssen mit wem, beispielsweise dem Vorgesetzten, geklärt werden?
- Wann beginnen Sie mit der Ausarbeitung, beispielsweise der Präsentation?
- Wie viel Zeit planen Sie an den einzelnen Tagen für was ein?
- Welche Jour-Fixe gibt es innerhalb dieser in dieser Zeitspanne?
- Welche Meetings stehen an?
- Welche weiteren beruflichen Verpflichtungen gilt es zu berücksichtigen?
- An welchen Tagen haben Sie viel zeitlichen Freiraum? An welchen Tagen dagegen gar keine Zeit? Wann müssen Sie eventuell Ihre Planung justieren?
